Obsah

Cestovní příkazy tuzemské

Soubor cestovních příkazů slouží k zadávání, vyúčtování a evidenci jednotlivých pracovních cest zaměstnanců po České republice.

Části cestovního příkazu

Celý cestovní příkaz se skládá z několika částí, které jsou vyplňovány na samostatných záložkách:

Cestovní příkaz

Před nástupem na pracovní cestu je potřeba vyplnit Cestovní příkaz (hlavičku) a zajistit si jeho schválení nadřízeným. Cestovní příkaz obsahuje tyto údaje:

. Pokud se nejedná o hromadný, je třeba pole odznačit.

Při vyplňování údajů platí některá omezení.

Pokud je nastaveno v konfiguraci, že pro potřeby Cestovních příkazů bude používán Registr územní identifikace, adres a nemovitostí RUIAN, pak v případě použití RUIAN jsou údaje o místech (odjezd, jednání, příjezd) kontrolovány na existenci v tomto registru a pro jednoznačnost údajů je dotahován i okres.

Registrační značku vozidel lze zadávat pouze v případě, že zaměstnanci je přikázán jako dopravní prostředek vlastní automobil.

Přerušení pracovní cesty:

Jde o případ, kdy zaměstnance chce odjet ze soukromých důvodů do určeného (nebo blízkého) místa výkonu práce dříve než určil zaměstnavatel nástup v podmínkách pracovní cesty a nebo naopak po skončení pracovní cesty chce v tomto místě ještě nějakou dobu zůstat. S takovým přerušením může a nebo nemusí zaměstnavatel souhlasit. Pokud souhlasí, je vhnodné podmínky přerušení určit společně s podmínkami pracovní cesty, především počátek a konec přerušení. Po dobu přerušení nenáleží zaměstnanci cestovní náhrady jako stravné, ubytování a další.

Zálohy

Pokud zaměstnanec požaduje na tuzemskou pracovní cestu zálohu, je před nástupem potřeba si ji zadat ještě před žádostí o povolení. Záloha se eviduje v samostatné tabulce c0zalohy. Pokud není využíván systém Workflow pro schvalování cestovních příkazů, pak se jedná o evidenci záloh pro správný výpočet cestovních náhrad. Pokud je Workflow (dále jen WF) využíváno, lze propojit podsystém Cestovní příkazy s podsystémem Finanční účetnictví, kde si zaměstnanec po povolení pracovní cesty dojde do pokladny pro zálohu, pokladní si najde cestovní příkaz, kterého se to týká, zálohu vyplatí a zpětně jsou do tabulky záloh zapsány údaje o datumu vyplacení, výši částky a čísle pokladního dokladu. Pro vazbu mezi pokladnou v Fú a Cestovními příkazy je v konfiguraci samostatný parametr, který nezávisí na nastavení parametrů pro Workflow.

Vyplňují se tyto údaje:

Průběh cesty

Vyplňuje se po návratu z pracovní cesty a popïsuje podrobný průběh cesty. Nestačí tedy zadat jen jednu průběhovou větu, ale podrobnější popis cesty. Zde zadané údaje slouží pro automatické výpočty výše stravného a případných náhrad při použití vlastního vozidla.

V dotahovaných položkách Stravné celkem a Náhrady celkem si také hned může každý zkontrolovat, jestli už si tyto automatické výpočty provedl a jestli jsou provedeny správně.

Přerušení cesty

Pokud si zaměstnanec se zaměstnavatelem předem dohodl možnost přerušit pracovní cestu, je potřeba toto zohlednit i v popisu cesty. Zde se vyplní datum a čas začátku a konce přerušení a zaškrtne se, že se jedná o přerušení cesty. Tato doba nebude potom brána v úvahu při automatických výpočtech, protože za dobu přerušení pracovní cesty zaměstnanci nepřísluší žádné náhrady.

Výměna

Tento button umožňuje jedním kliknutím vyměnit místo odjezdu za místo příjezdu a naopak.

Výpočet náhrad

Po kliknutí na tento button se automaticky spočítají náhrady za použití vlastního vozidla na pracovní cestě. Tyto náhrady jsou evidovány v samostatné tabulce c0auv.

Výpočet stravného

Kliknutím na button „výpočet stravného“ se automaticky spočítá stravné za všechny dny pracovní cesty a je zapsáno do samostatné tabulky c0diety. Případné krácení stravného za bezplatně poskytnuté jídlo se po základním výpočtu upraví v editaci této tabulky.

Stravné

Stravné je automaticky dopočítáváno po zadání všech údajů v Průběhu cesty. V záložce Stravné, která pracuje s tabulkou c0diety, jsou jednotlivé výpočty zapsány a některé údaje se dají aktualizovat.

Poznámka:

V případě krácení stravného se částky přepočítávají automaticky, není nutné znovu pouštět automatický dopočet.

Pokud je přesto z nějakého důvodu potřeba vypočítané částky stravného přepočítat (např. chybné neaktualizované částky stravného v číselníku, chybně vyplněná doba odjezdu nebo příjezdu apod.), je nutné opravit vstupní údaje (aktualizovat číselník, opravit v Průběhu cesty datum a hodinu odjezdu nebo příjezdu apod.). A po jejich opravení spustit v Průběhu cesty znovu automatický výpočet. Nelze aktualizovat ručně. Vždy doporučujeme výsledné částky překontrolovat.

Náhrady za vozidlo

Náhrady za vozidlo jsou automaticky dopočítávány po zadání všech údajů v Průběhu cesty. V záložce Náhrady za vozidlo, která pracuje s tabulkou c0auv, jsou jednotlivé výpočty zapsány a některé údaje se dají aktualizovat.

Poznámka:

Částka za čerpané pohonné hmoty se vypočítá podle vzorce: (průměrná spotřeba podle TP / 100) násobená cenou paliva a počtem ujetých km.

Průměrnou cenu paliva dostaneme tak, že sečteme všechny ceny za tankované palivo podle doložených účtenek (souvisejících s pracovní cestou) a podělíme počtem těchto cen.

Cenu čerpaného paliva je nutné doložit dokladem za nákup pohonných hmot, z kterého musí být znát souvislost s uskutečněnou pracovní cestou (ze stejného dne, z dne před nástupem na pracovní cestu apod.). Pokud nemá zaměstnanec doklad, kterým by dokázal nákup pohonné hmoty za požadovanou cenu, je pro výpočet částky za spotřebovanou pohonnou hmotu použita průměrná cena pohonných hmot vyhlašovaná Vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí na příslušný rok.

Průměrné ceny pohonných hmot jsou v našem systému evidovány v Číselníku průměrných cen pohonných hmot c0palivo.

Ostatní výdaje

Tabulka Ostatní výdaje - c0cesty3 slouží k evidenci veškerých výdajů vzniklých v souvislosti s pracovní cestou zaměstnance mimo stravné a náhrady za použití vlastního vozidla. Tyto výdaje se (spolu se stravným a náhradami za vozidlo) stávají součástí vyúčtování pracovní cesty. Typickými výdaji patřícími do této tabulky je např. jízdné ve veřejné dopravě, ubytování, parkovné, poplatek za školení apod.

Typ výdaje

Pro typ výdaje jsou používány číselné kódy podle číselníku CVYDAJ , který je součástí komplexu číselníků v Základní části. Platí zde některá pravidla.

Typy výdajů do 100 (maximálně 99) jsou dané programově a nelze je měnit, přidávat ani rušit.

Kódy od 100 do 199 jsou určeny pro kategorii jízdné, např. jízdné bez DPH, jízdné s DPH nebo třeba zvláštní kód pro MHD apod. Záleží na potřebách a zvyklostech konkrétního zákazníka.

Podobně jako pro jízdné jsou vyčleněny kódy 200 - 299 pro výdaje za ubytování - lze uživatelsky modifikovat, ale musí se v tomto intervalu jednat o výdaje za ubytování.

Kódy 300 - 999 jsou určeny pro evidencí ostatních výdajů za různé další platby (telefon, parkovné, poplatek za školení, občerstvení, zavazadlo apod.). Tyto kódy jsou libovolně uživatelsky modifikovatelné.

Typ zadání

udává se některá z níže uvedených hodnot (číselník CZADANI ), pro aktualizaci jsou zpřístupněny jen ty položky, které ten který typ vyžaduje, ostatní jsou pro aktualizaci nepřístupné a dopočítávají se automaticky

Vyúčtování

Tato záložka je pouze informativní, nelze aktualizovat, jsou zde přehledně spočítány všechny nároky a výdaje zaměstnance ve výši, v jaké jsou zadány v tabulkách. Zaměstnanec si tak sám může překontrolovat své zadání, zda je vše v pořádku zadané, jestli mu něco nechybí nebo nezapomněl třeba zkrátit stravné.

Zaměstnanec tedy uvidí výši poskytnuté zálohy, souhrn všech náhrad, které mu náleží v souvislosti s pracovní cestou, vypočítaný rozdíl mezi zálohou a náhradami, zaokrouhlení tohoto rozdílu a částku, která zaměstnanci náleží k vyplacení nebo kterou musí doplatit v případě vyšší zálohy, nežli kolik činí nárokované náhrady.

V druhé tabulce jsou podrobněji rozepsány nárokované náhrady podle typu:

Všechny tyto náhrady a nároky jsou kromě celkových částek rozepsány i na část, kterou platil zaměstnanec a bude mu v rámci vyúčtování cesty uhrazena, a na část hrazenou zaměstnavatelem (tam, kde byla zaměstnanci poskytnuta platební karta zaměstnavatele nebo poskytnuta třeba předem uhrazená jízdenka apod.).

Hromadné cestovní příkazy

V některých případech stále se opakujících pracovních cest lze využít z tzv. Hromadný cestovní příkaz. Tato možnost musí být předem nastavena v konfiguraci Cestovních příkazů, bez toho nelze hromadný cestovní příkaz zadat. Od běžného cestovního příkazu se hromadný při pořizování liší v některých částech.

V ostatních fázích zpracování cestovních příkazů se s hromadným cestovním příkazem pracuje jako s běžným cestovním příkazem. Ať už se jedná o tisky nebo třeba exporty do ostatních podsystémů.

Další požadované akce

Další nabídka - tento button nám umožní vstoupit i do jiných částí systému, jejich popis je uveden níže.

Tisk- zobrazí nabídku dostupných tiskových sestav včetně formuláře Cestovní příkaz