Kalendář zastupování je určen především pro potřeby workflow. Zastupování nepřítomných osob bývá v praxi řešeno nejrůznějšími způsoby, ne vždy zastupuje nadřízená osoba podle organizační struktury. Tento kalendář umožňuje zadat kdo a kdy bude zastupovat konkrétní osobu nebo zda bude řešeno zastupování podle schvalovací struktury. Takto zadaná informace se automaticky vyhodnocuje v průběhu pracovních postupů a pokud má konkrétní osoba zadané zastupování na konkrétní datum, je automaticky nahrazena zastupující osobou.

Obsah kalendáře zastupování je zřejmý z následujícího obrázku: