Úkoly (CRM)

Úkoly (CUKOL) evidují požadavky na zadanou činnost a jejich řešení. Mohou být vázány na nadřízený objekt (zakázka, projekt) nebo i jako samostatné entity.

Úkol prochází životním cyklem:

• Příprava zadání
• Zadání odesláno
• V řešení
• Dokončen
• Schváleno
• Ukončen předčasně

Zadavatelem úkolu je vždy aktuálně přihlášený uživatel. V případě generování úkolů ze systému je jím systémový uživatel.

V úkolu lze pořizovat tyto údaje:

• Kategorie - Lze specifikovat do jaké oblasti úkol patří. Např. Nakupování, Osobní, Práce, Přání. Kategorie se načítají z číselníku Kategorie úkolů.
• Číslo úkolu - unikátní 10 znakový identifikátor. Uživatel zadává dle svého uvážení. Např. 2016-02-02/001
• Předmět - Krátký popis úkolu. Generuje se buď z nadřízeného objektu nebo lze zapsat ručně např. odeslat nabídku do společnosti XY.
• Priorita - priorita aktivity, např. Nízká, Střední, Vysoká (dle poptextu DTcuk_pri)
• četní zakázka -

Editovatelné, nepovinné vyplnění . Možnost hledání v číselníku účetních zakázek „O8a“ . Při vyplnění tvrdá kontrola na číselník „O8a“ .

• Řešitel - zodpovědná osoba.(lze vybrat z tabulky osob, OSOBY). Možnost prokliknutí do detailu osoby. Vyhledání je podpořeno našeptávačem. Zadáním počátečních písmen příjmení nebo zadáním osobního čísla se nabídnou relevantní osoby řešitele.
• častníci - pomocí pravého kliku myši lze doplňovat další účastníky úkolu. Těm přijde při rozeslání zadání mail. Lze se prokliknout do detailu. Dvojklikem lze provést též přidání účastníka.
• Plánované ukončení - datum, do kdy by měl být úkol hotov. Určuje zadavatel. Řešitel může zažádat o změnu pomocí funkce odeslat mail zadavateli. Pokud bylo datum plánovaného ukončeni dosaženo, zobrazují se úkoly červeně podbarvené a jsou jako nesplněné. Aktualizovat může jen zadavatel.
• Plánovaný počet hodin - Určuje zadavatel. Slouží pro možné propočty kapacit. A pro porovnání plánovaného a skutečného stavu.
• Skutečný počet hodin - zadává řešitel při ukončování úkolu.
• Zadání - Celý text zadání úkolu se vkládá v záložce Zadání. Lze vložit pouze textovou informaci. Pokud se vloží ze schránky např. celý blok textu s obrázky, tak se přebere jen text. Text se současně odesílá mailem řešiteli i účastníkům při rozeslání úkolu.
• Řešení - Celý text řešení úkolu vkládá řešitel. Text se současně odesílá mailem zadavateli i účastníkům při ukončení úkolu.
• Pořízeno - datum a čas pořízení záznamu úkolu (needituje se, generuje se automaticky při uložení záznamu)
• Změněno - datum a čas poslední změny záznamu úkolu (needituje se, generuje se automaticky při uložení záznamu)

Připojené dokumenty

• na tomto panelu se zobrazují elektronické dokumenty přiřazené k aktivitě. Zobrazuje se druh dokumentu, popis nebo umístění a u obrázků také náhled. Pokud je dokumentů více, lze v nich listovat pomocí ikon Předchozí (<) a Další (>), vybraný dokument je identifikován údajem pořadí/celkový počet (např. 2/3). Zobrazení detailu dokumentu lze vyvolat přes ikonu Zobrazit dokument. Přes modře zobrazený popis dokumentu se lze prokliknout (Ctrl+levé tlačítko myši) do detailu elektronického dokumentu.
• Pozn.: Tento panel slouží pro rychlou orientaci a zobrazení dokumentu. Pro kompletní obsluhu a přiřazování dokumentů lze použít standardní možnost browse, tj. ikonu Elektronické dokumenty.

Barevné odlišení záznamů

• záznamy se stavem Schváleno se v řádkovém seznamu zobrazují zeleně.
• záznamy se stavem V řešení, jejich termín řešení již uplynul, se zobrazují červeně.

Filtry

• pomocí ikon v horní liště lze vyfiltrovat:
  • Vše - zobrazují se všechny úkoly, tedy i zadané a řešené jinými osobami.
  • Mnou zadané - úkoly, které zadal aktuálně přihlášený uživatel.
  • Mnou řešené - úkoly, u kterých je jako řešitel stanoven aktuálně přihlášený uživatel.
  • Vše - zobrazují se všechny stavy úkolů. Tedy i Schválené či Zadání odesláno.
  • V řešení - úkoly, které mají stav V řešení.
  • Nesplněné v termínu - úkoly, které mají stav V řešení a současně vypršel termín řešení (červené).

Tlačítkové funkce jsou k dispozici ve formuláři a zobrazují se podle aktuálního stavu úkolu a osoby řešitele či zadavatele.

• Rozeslat zadání - Odesílá zadání úkolu řešiteli. Stav úkolu se mění na „Zadání odesláno“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolRESITEL, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby řešitele v tabulce osob.
• Přijmout úkol - Odesílá informaci o přijetí úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „V řešení“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolPRIJETI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.
• Odmítnout úkol - Odesílá informaci o nepřijetí úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „Příprava zadání“. Řešitel vyplňuje důvod odmítnutí. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolODMITNUTI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.
• Ukončit úkol - Odesílá informaci o dokončení úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „Dokončen“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolUKONCENI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.
• Schválit řešení - Odesílá informaci o schválení řešení úkolu řešiteli. Stav úkolu se mění na „Schválen“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolSCHVALENI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je existence e-mailové adresy u osoby řešitele v tabulce osob.
• Odmítnout řešení - Odesílá informaci o neschválení řešení úkolu řešiteli. Stav úkolu se mění na „V řešení“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolODMITNUTI_RESENI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů.
• Ukončit předčasně - Zadavatel může v jakémkoliv stavu úkolu, tento ukončit předčasně. Zadavatel uvede důvod předčasného ukončení. Odesílá se informace řešiteli. Stav úkolu se mění na „Ukončen předčasně“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolUKONCENI_PREDCASNE, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů.

Další funkce jsou k dispozici pod klávesou „Další nabídka “.

• Odeslat e-mail zadavateli - U jakéhokoliv úkolu lze odeslat mail zadavateli. Odeslané maily se evidují v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu aktivity podle šablony s kódem cukolMAIL_ZADAVATELI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů.
• Odeslat e-mail řešiteli - U jakéhokoliv úkolu lze odeslat mail řešiteli. Odeslané maily se evidují v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu aktivity podle šablony s kódem cukolMAIL_RESITELI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů.
• Poštovní deník - záznamy o automaticky zaslaných e-mailech se zapisují do poštovního deníku, kde je možné je dohledat a zkontrolovat/dokladovat tak, že došlo k odeslání.