Oznámení záměru uplatňovat slevu na SP

Tabulka D1sle slouží k oznamování/ukončení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance. Tato sleva na SP organizace je poskytována na základě zákona č. 216/2022 Sb. (tzv. zákon o podpoře částečných úvazků), který nabývá své účinnosti od 1.2.2023. Záměr zadaný v tabulce D1sle se následně odesílá pomocí exportu informací na portál VREP (jde o rozhraní OZUSPOJ). Potvrzený záměr je signálem pro výpočet slevy na pojistném zaměstnavatele. Sleva je poté počítána v průběhu výpočtu mezd a příslušná částka se uloží na kódu 878.

• Sleva náleží zaměstnavateli jen za zaměstnance v pracovním nebo služebním poměru (nelze tedy uplatnit slevu např. za dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr).
• Okruh zaměstnanců, za které zaměstnavatel může uplatnit slevu, je stanoven tak, aby se jednalo o osoby, jež z důvodu různých životních situací často nemohou pracovat po celou pracovní dobu (např. rodiče, kteří pečují o dítě mladší 10 let, nebo osoby se zdravotním postižením či osoby starší 55 let). Proto je další podmínkou (až na jednu výjimku) sjednání kratší pracovní doby, a to v rozsahu nejméně 8 a nejvíce 30 hodin týdne.
• Slevu na pojistném za téhož zaměstnance může uplatnit pouze jeden zaměstnavatel.
• Pokud zaměstnanec vykonává u téhož zaměstnavatele více zaměstnání, sleva náleží pouze z jednoho zaměstnání.
• Je-li splněno více důvodů u jednoho zaměstnance, lze slevu uplatnit jen jednou za příslušný kalendářní měsíc.
• Výše slevy na pojistném činí 5% z úhrnu vyměřovacích základů zaměstnanců, na které je sleva uplatňována.
• Sleva na pojistném se za firmu zaokrouhluje na celé koruny nahoru.
• Slevu na pojistném uplatňuje zaměstnavatel v Přehledu o výši pojistného za příslušný kalendářní měsíc.

Tabulka má dvě záložky. V Základních údajích jsou informace o zaměstnanci, na záložce Zaměstnavatel jsou uvedeny údaje o zaměstnavateli. Tabulku lze v krajním případě vyplňovat ručně, k dispozici jsou ale i nabídky, které usnadní vyhledání zaměstnanců, na které může být uplatňována sleva. Tato tabulka slouží primárně k Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance, ale zároveň je využívána i při výpočtu slevy. Z tohoto důvodu obsahuje i některé další informace, které nejsou pro vlastní oznámení potřebné (např. důvod uplatnění slevy).

Pro výběr zaměstnanců, na které by se mohla od příslušného měsíce začít uplatňovat sleva, je k dispozici nabídka Hromadná tvorba vět OZUSPOJ. Po stisknutí této nabídky je třeba zadat období, za které se mají zaměstnanci vybírat (předvyplní se podle datumu zadaného pro Orsoft, ale k prvnímu dni měsíce). A také vybrat ze seznamu jeden z důvodů pro poskytnutí slevy. Více důvodů najednou vybírat nelze, každý z důvodů má svá specifika, svůj vlastní algoritmus výběru a následuje i jiné následné zpracování pro výběru.

• A - je starší 55 let - vyberou se zaměstnanci ve stavu, kteří jsou starší než 55 let
• B - pečuje o dítě mladší 10 let - vyberou se zaměstnanci ve stavu, kteří mají zadané dítě mladší 10 let (nutno dopřesnit, zda o dítě také pečují)
• C - pečuje o osobu blízkou, závislou na pomoci - výběr se automaticky neprovádí
• D - připravuje se na budoucí povolání studiem - výběr se automaticky neprovádí
• E - v průběhu předcházejících 12 měsíců absolvoval rekvalifikaci - výběr se automaticky neprovádí
• F - je osobou se zdravotním postižením - vyberou se zaměstnanci, kteří mají změněnou pracovní schopnost
• G - je mladší 21 let - vyberou se zaměstnanci mladší 21 let, kteří ani nemusí splňovat podmínku kratší pracovní doby

Automaticky prováděný výběr zároveň ověřuje splnění následujících podmínek:

• zaměstnanec nemá aktivní potvrzený záměr na uplatnění slevy z předcházejícího období
• zaměstnanec je ve stavu (při výběru se testuje datum nástupu a datum výstupu)
• zaměstnanec má týdenní úvazek v rozsahu od 8 do 30 hodin

Tlačítko Zobrazit data - zobrazí se pracovní seznam zaměstnanců, kteří připadají v úvahu pro výběr a následující export na ČSSZ.

Tlačítko Vybrat data - slouží k případnému zúžení automaticky provedeného výběru. Zatržítkem potvrdíme zaměstnance, které chceme definitivně vybrat a založit do tabulky D1sle.

Všechny výše podané postupy slouží jako pomůcka pro provedení výběru zaměstnanců. Automaticky provedený „předvýběr“ je třeba vždy zkontrolovat, potvrdit, doplnit! Možné je i přímé založení nového záznamu do tabulky D1sle, aniž bychom předem prováděli nějaký automatický výběr. Teprve poté, co je záznam v tabulce zkontrolován, je možné ho označit Připraveno k odeslání a exportovat ve formátu OZUSPOJ na portál ČSSZ.

V okamžiku, kdy zaměstnanec přestane splňovat podmínky pro poskytování slevy na SP, je zaměstnavatel povinen ho k příslušnému datu odhlásit, tj. provést tzv. skončení záměru. K tomuto účelu slouží nabídka Hromadná tvorba - skončení záměru (odhlášky). Po spuštění nabídky se zadá období, ke kterému se bude provádět skončení záměru. Dojde k vyhledání příslušných zaměstnanců a vytvoření záznamů v tabulce D1sle (záznamy jsou označeny typem 2). Tyto záznamy je možno obvyklým způsobem vyexportovat.

Máme-li některé věty označeny Připraveno k odeslání, tak v nabídce Další použijeme Export OZUSPOJ na VREP. V případě, že se vrátí chyba, provedeme opravu a export opakujeme. Záznam je v etapě „A“ i v okamžiku, kdy je vrácena chyba. Vyčkáme na potvrzení přijetí záznamu. Etapa záznamu se při odsouhlasení záměru ze strany ČSSZ změní na „E“. Pouze takto označený záznam se bere v úvahu při výpočtu případné slevy na SP.

Na straně ČSSZ je omezení, že v rámci jednoho podání lze odeslat pouze jednoho zaměstnance. Při odesílání je třeba s tímto počítat. Takže i když budete mít označeno více vět jako Připraveno k odeslání, při vlastním odeslání tlačítkem Export VREP dojde vždy k odeslání pouze jednoho zaměstnance. Pak je třeba počkat na potvrzující mail a tlačítkem Dotaz stáhnout odpověď. Až potom, co se stáhne odpověď, tak je možné tlačítkem Export VREP odeslat dalšího zaměstnance.

Jde pouze o jinou formu odeslání záměru na ČSSZ. Postupujeme analogicky jako v předcházející volbě, pouze výsledný datový soubor ve formátu XML zasíláme na ČSSZ prostřednictvím datové schránky. Zde je nutné si uvědomit, že za každého zaměstnance vzniká jeden samostatný XML soubor, analogicky jako při odeslání na VREP.

Zákon 216/2022 Sb. ukládá zaměstnavateli povinnost informovat zaměstnance o uplatnění nároku na slevu: Pokud zaměstnavatel oznámil záměr uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance, je povinen o tom písemně informovat zaměstnance před prvním uplatněním této slevy, a to včetně důvodu pro uplatnění slevy na pojistném. Zaměstnavatel v této informaci uvede skutečnost, která zakládá nárok uplatnění slevy na pojistném za tohoto zaměstnance, upozorní zaměstnance na jeho povinnosti související s dokládáním této skutečnosti a poučí ho o následcích neplnění povinností uvedených v § 23c odst. 2 a 3.

Toto oznámení je možné zajistit použitím nabídky Oznámení zaměstnancům. Po spuštění této nabídky dojde k prohledání záznamů v tabulce D1sle a k výběru nových zaměstnanců s nárokem na slevu. Těmto zaměstnancům je následně odeslán mail, obsahující v textu příslušné informace ke slevě a k povinnostem zaměstnance. Záznam o odeslání mailu se automaticky provede do Poštovního deníku. V případě potřeby je možné si obsah mailového sdělení upravit v nabídce Administrace - Nástroje administrátora - Správa vlastních zdrojů aplikace - Šablony mailů - vyhledat šablonu pro tabulku D1sle, opsat ji jako uživatelskou a upravit. Předpokladem pro doručení mailu zaměstnanci je samozřejmě zadaná e-mailová adresa v adresáři zaměstnanců. Používá se stejná adresa jako pro zasílání výplatního lístku.

Vlastní výpočet slevy na sociálním pojištění probíhá v rámci výpočtu mezd. Primárně se u každého zaměstnance zjišťuje, zda má pro aktuální období platný záznam v tabulce D1sle. Pokud ano, ověří se u tohoto zaměstnance navíc další podmínky pro aktuální kalendářní měsíc.

Sleva na sociálním pojištění nenáleží v těchto případech:

• úhrn vyměřovacích základů zaměstnance ze všech zaměstnání vykonávaných v pracovním nebo služebním poměru u téhož zaměstnavatele za kalendářní měsíc je vyšší než 1,5násobek průměrné mzdy,
• úhrn vyměřovacích základů zaměstnance ze všech zaměstnání vykonávaných v pracovním nebo služebním poměru u téhož zaměstnavatele připadající na jednu odpracovanou hodinu z úhrnu odpracovaných hodin ve všech těchto zaměstnáních je větší než 1,15 % průměrné mzdy,
• odpracovaná doba v pracovním nebo služebním poměru zaměstnance ze všech zaměstnání k témuž zaměstnavateli, včetně dob, které se považují za výkon práce nebo služby, překročí u téhož zaměstnavatele v kalendářním měsíci 138 hodin; pokud zaměstnanec nastoupil do zaměstnání v průběhu měsíce, upraví se tento limit v poměru počtu kalendářních dnů trvání zaměstnání v daném měsíci a počtu kalendářních dnů daného měsíce s tím, že se výsledek zaokrouhluje na celé hodiny směrem nahoru.

V případě, že má zaměstnanec platný záznam v tabulce D1sle a zároveň je při výpočtu mezd při kontrole podmínek zjištěno, že mu tento měsíc sleva nenáleží, najdete tuto informaci ve zprávách z výpočtu mezd.

V situaci, kdy je sleva na sociálním pojištění vypočtena, uloží se příslušná částka pod kód 878 – Sleva na SP organizace.

Na rozdíl od jiných podání posílaných na ČSSZ, podání OZUSPOJ je možné editovat i po úspěšném odeslání. Ve větě je totiž Důvod uplatnění slevy a ten se může v průběhu času měnit. Při změně důvodu se neposílá nové oznámení na ČSSZ, pouze se změní hodnota v dříve odeslané větě OZUSPOJ. Tato hodnota je totiž důležitá pro kontroly v rámci výpočtu, navíc je součástí měsíčního přehledu PVPOJ.

Příklad - zaměstnanec pracuje na zkrácenku, je mladší 21 let, ale zatím nemá dítě. Za tohoto zaměstnance odešleme oznámení s Důvodem uplatnění slevy = G (je mladší 21 let). Za pár měsíců se zaměstnanci narodí dítě. Protože zaměstnanec pracuje na zkrácenku, tak je vhodné ve správnou chvíli změnit Důvod uplatnění slevy na B (pečuje o dítě mladší 10 let), protože tento důvod bude platit déle.