Soubor investičních faktur a výdejek (kam lze provést též ruční vstupy) je definovaným způsobem zpracováván - jednotlivé doklady (jejich řádky) jsou likvidovány na investiční případy a náklady, tímto jsou vytvářeny účetní doklady, které zlikvidované (případně až zaktivované) věci umožňují zaúčtovávat. Zcela zlikvidované faktury a výdejky jsou označeny jako tzv. spárované. Investiční případ znamená přiřazení určité částky (celé faktury nebo její části) konkrétní investiční akci (akcím) nedokončené (viz soubor investičních akcí), anebo již dokončené, tj. dlouhodobému majetku (zvýšení pořizovací ceny nebo technické zhodnocení).
Evidují se probíhající investiční akce, na něž průběžně nabíhají náklady, uložené v souboru investičních případů, případně se přičítají počáteční stavy uvedené u dané investiční akce. Pokud dojde k dokončení akce, tato se zde aktivuje do Majetku a dále je v souboru vedena jako ukončená a nelze na ni psát další investiční případy - ty pak musí nabíhat již na aktivovaný dlouhodobý majetek - inventární číslo v Majetku. Investiční akce lze členit na nadřízené a podřízené, podle toho probíhá případná aktivace a práce s těmito akcemi.
Součástí této evidence je sledování investičních nákladů na akci podle zdrojů krytí investice za pomoci souboru obnosů akcí.
Před tím, než je možné zlikvidované faktury zaúčtovat, je nutné (a podsystém to hlídá) spustit tento kontrolní chod, který hlídá příznakování spárovaných faktur, existenci investiční akce v daném souboru atd. Případné chyby lze vytisknout v protokolu o kontrolním chodu.
Obsahuje akce, které zpracovávají všechny činnosti týkající se zaúčtování zlikvidovaných faktur. Jde o zaúčtování neinvestičních nákladů a zlikvidovaných investičních případů, tj. tvorbu účtovacích vět (dávkově či interaktivně) do Finančního účetnictví a akce s tímto spojené – tisk výstupu do F, případně protokol o chybných větách nákladů a případů, nepřijatých pro výstup do Finančního účetnictví.
V této volbě se jedná o interaktivní zápis účtovacích vět do Finančního účetnictví z těch vět investičních případů a neinvestičních nákladů, které se vážou na dosud nezaúčtované, spárované faktury za aktuální období zpracování dle konfigurace. Tyto faktury nesmí být označeny jako zrušené (v příznaku zanik = „z“).
Předpokladem spuštění této volby je předchozí kontrolní chod.
Program probíhá všechny dosud v aktuálním období zpracování nezaúčtované, ale již spárované investiční faktury. U každé takové faktury prohlíží všechny k ní příslušející doposud nezaúčtované náklady a investiční případy a vytváří z nich účtovací věty.
Podle rozlišného nastavení parametrů konfigurace podsystému Investice u následujících akcí účtování probíhá následovně:
čtovací věty samozřejmě procházejí kontrolou správnosti účetní kontace a pokud není tato v pořádku, je takový náklad respektive případ zapsán do chybového protokolu a následně si jej lze vytisknout. Pokud byla z daného nákladu respektive případu úspěšně vytvořena účtovací věta, období zpracování z konfigurace Investic se zapíše do období zaúčtování věty nákladu resp. případu a zároveň se do této věty zapíše kompletní číslo dokladu, vygenerované na základě vyplněné dokladové řady pro Investice, pod kterým se doklady zapsaly do Finančního účetnictví v následujícím tvaru: Když jsou u dané faktury zaúčtovány všechny k ní příslušející náklady a případy, i tato faktura získává výše uvedeným způsobem období zaúčtování.
Na závěr se vypíše hlášení o počtech vět zpracovaných, zaúčtovaných a případně o počtu chyb vzniklých při zpracování. Pokud se nevyskytnou žádné chyby, provede se záznam o provedené volbě do parametru „poslední prováděná činnost“ v konfiguraci Investic.
V této volbě se jedná o tvorbu dávky účtovacích vět pro Finanční účetnictví. Tato volba slouží pro ta zpracování Investic, kdy ještě uživatel neprovozuje nové Finanční účetnictví Open anebo kdy trvá na dávkovém přenosu do Finančního účetnictví Open. Vlastní zpracování je obdobné jako u interaktivního účtování, do dávky se zapisují věty investičních případů a neinvestičních nákladů, které se vážou na dosud nezaúčtované, spárované faktury za aktuální období zpracování dle konfigurace. Tyto faktury nesmí být označeny jako zrušené (v příznaku zanik = „z“).
Předpokladem spuštění této volby je předchozí kontrolní chod.
Program probíhá všechny dosud v aktuálním období zpracování nezaúčtované, ale již spárované investiční faktury. U každé takové faktury prohlíží všechny k ní příslušející doposud nezaúčtované náklady a investiční případy a vytváří z nich účtovací věty.
Tuto volbu lze spustit pouze v případě, kdy je v Konfiguraci Majetku nastaven parametr „Typ souboru“ = d, tj. Dávka.
čtovací dávka je ve formátu csv, ve struktuře „OPL“, tak, jak ji znáte z původního Orsoftu.
Pokud parametr konfigurace Vazba na účetnictví není zaškrtnutý, při volbě zaúčtování nevznikají žádné zápisy do účetnictví.
Vzhledem k možnosti volby způsobu účtování (interaktivně nebo dávkově - OPOL věty) je i tisk účtovacích vět možný dvojí, podle uživatelem zvoleného způsobu účtování.
Tato nabídka zahrnuje akce, které se postupně zpracovávají a jsou nezbytné pro správné uzavření roku v Investicích, jako např. vytvoření archivních kopií, čištění souborů, nastavení k 1.lednu.
Tato volba vytváří roční archivní kopie souboru investičních akcí a s nimi souvisejícími obnosy akcí k 31.12. aktuálního roku. Pokud vše proběhne v pořádku, do parametru konfigurace Investic „Poslední provedená akce ročního zpracování“ se doplní příznak „k“ = roční kopie akcí s obnosy.
Tato volba vytváří roční archivní kopie souboru investičních faktur a s nimi souvisejícími investičními případy a neinvestičními náklady k 31.12. aktuálního roku. Pokud vše proběhne v pořádku, do parametru konfigurace Investic „Poslední provedená akce ročního zpracování“ se doplní příznak „l“ = roční kopie faktur s případy/náklady.
Tato volba provádí čištění souboru investičních akcí a to volitelně podle vlastního zadání uživatele - provádí se rušení již zaktivovaných akcí. Dále zde máte možnost zvolit jeden ze dvou způsobů práce se soubory:
- čištění vět souborů investičních faktur, investičních případů a neinvestičních nákladů souvisejících s již aktivovanými akcemi
- aktualizace počátečního stavu investičních akcí a následné kompletní zrušení souborů investičních faktur, investičních případů a neinvestičních nákladů
Pokud vše proběhne v pořádku, do parametru konfigurace Investic „Poslední provedená akce ročníku zpracování“ je uložen příznak „c“ = čištění souborů (ad 1.) nebo příznak „r“ = rušení souborů (ad 2.).
V této volbě dochází k nastavení období na leden následujícího roku v případě, že není nastavena interaktivní vazba na Majetek. Pokud vše proběhne v pořádku, do parametru konfigurace Investic „Poslední provedená akce ročního zpracování“ je zapsán příznak „g“ = roční zpracování.
Konfigurace obsahuje základní nastavení parametrů podsystému, kterými se podsystém při své práci řídí. Součástí je rovněž obsluha potřebných interních číselníků pro Investice.