Export dat do Excelu

Většina uživatelů alespoň občas pracuje s Excelem, a tak jistě uvítá jednoduchou funkci na export dat z Orsoftu Open do Excelu.

Tuto funkci najdeme všude tam, kde je k dispozici typická ikona pro Excel - velké zelené X. Nabídka exportu dat do Excelu je k dispozici prakticky u každého pořizovacího formuláře v řadě základních ikon - viz následující obrázek.

Tato funkce umožňuje export dat z příslušné tabulky do Excelu. Po kliknutí na nabídku „Vlastní export“ si můžeme změnit název exportu a případně provést úpravu standardního exportu.

Na dalším obrázku je příklad exportu dat z podsystému Personalistika, z adresáře zaměstnanců. Neprovádíme-li žádné změny v nastavení exportu, standardně se do Excelu přenesou všechna data, která se zobrazují v režimu „seznam“. Nepřenášejí se tedy všechny položky příslušné tabulky, ale jen ty sloupce tabulky, které vidíme.

Potřebujeme-li exportovat do Excelu jiné položky, než jsou nabízeny ve standardu, můžeme si požadavky na export upravit a uložit si je pod určitým názvem. Pokud například chceme, aby se adresy zaměstnanců exportovaly i s poštovními směrovacími čísly, je třeba si tuto položku přidat do exportu a umístit ji na vhodné pořadí. Postupujeme tak, že stisknete tlačítko „Výběr sloupců“, na levé straně obrazovky vybereme příslušnou položku - v tomto případě „PSČ“ a stiskneme tlačítko „Přidat vybrané“. Nová položka se umístí automaticky na poslední pořadí. Pomocí tlačítka „Nahoru“ ji můžeme posunout na libovolnou pozici.

To, co jsme si nastavili, si samozřejmě uložíme pod vypovídajícím názvem. Ostatně bude to export, který jsme si „ušili na míru“ pouze pro sebe.

Obdobně postupujeme v situaci, kdy potřebujeme adresy zaměstnanců rozšířit nejen o PSČ, ale také o kontakt a zároveň chceme přejmenovat název nového sloupce v Excelové tabulce. V tomto případě se v pravé části tabulky postavíme na sloupec, který chceme přejmenovat, v položce „Hlavička sloupce“ změníme text a potvrdíme OK. Celé nastavení exportu opět uložíme pod vhodným názvem.

Výsledkem těchto změn v nastavení jsou dva nové sloupce v Excelové tabulce:

Povedené nastavení exportu máme samozřejmě uložené pro opakované použití.

Až dosud jsme prováděli uživatelské nastavení exportu z tabulky adres zaměstnanců do Excelu sami pro sebe. Pokud vznikne požadavek na takové úpravy exportu, které mají platit pro skupinu uživatelů, musí zasáhnout již administrátor. Přesuneme se v nabídce do jeho výsostných vod a v Nástrojích administrátora se nastavíme na Správu exportů do Excelu. Na obrázku jsou označeny dva exporty, které jsme si upravili podle svých požadavků a uložili.

Opisem záznamu získáme nový záznam, který můžeme přiřadit jinému uživateli. Pokud si vybereme druh Skupinové (exporty), můžeme nastavení konkrétního exportu do Excelu přiřadit i skupině uživatelů.