Modul Signi slouží k elektronickému podepisování dokumentů prostřednictvím služby SIGNI. Umožňuje odesílat dokumenty k podpisu jednotlivým i více podepisujícím osobám a sledovat průběh jejich podepisování.
Jeden odeslaný dokument určený k podpisu se označuje jako kontrakt.
Každému podepisujícímu je přiřazena role podpisu, která určuje způsob zpracování dokumentu. Podporovány jsou například role:
Přehled všech vytvořených kontraktů je k dispozici v nabídce:
Aplikační jádro – Parametry – Konfigurace – Signi kontrakty
Z této agendy je možné sledovat stav jednotlivých kontraktů a provádět jejich správu.
Před prvním použitím je nutné provést konfiguraci komunikace se službou SIGNI.
Konfigurace se nachází v agendě Signi kontrakty v nabídce Další.
Je třeba vyplnit:
<blockquote>
Doporučení
Po uložení konfigurace doporučujeme spustit funkci Test spojení se Signi, která ověří správnost nastavení a funkčnost komunikace mezi systémem Orsoft Open a službou SIGNI.
</blockquote>
Nejjednodušší způsob vytvoření kontraktu je dostupný v agendě:
Lidské zdroje – Personalistika – Zaměstnanci – Modelování pracovní smlouvy
V nabídce Další zvolte funkci Podepsání dokumentu pomocí Signi.
Pro standardní scénář Navrhovatel → Zaměstnanec vyberte možnost Podepsat dokument.
Program automaticky předvyplní:
Údaje o podepisující protistraně lze před odesláním podle potřeby upravit.
Pro složitější proces podepisování, kdy dokument podepisuje více osob nebo je vyžadováno pořadí podpisů, slouží podpisová schémata.
Konfiguraci schémat otevřete z agendy Signi kontrakty pomocí nabídky:
Další – Konfigurace schémat Signi
Nejprve je třeba vytvořit hlavičku schématu.
Při založení schématu se vyplňují zejména následující údaje:
Každé schéma následně obsahuje seznam jednotlivých podepisujících.
Pro každého podepisujícího se nastavují následující údaje:
Kotva podpisu určuje místo v dokumentu, kam bude elektronický podpis umístěn.
Stejným způsobem lze vytvořit libovolný počet podepisujících.
Poslední podepisující bývá zpravidla určen zaměstnanci, pro kterého je dokument vytvářen. U tohoto záznamu se nevyplňuje konkrétní osoba, ale pouze:
Podepisující osoba je při vytváření kontraktu automaticky doplněna podle vybraného zaměstnance.
Po vytvoření schématu je možné ověřit jeho správnost pomocí validační funkce dostupné v nabídce Další.
Kontrola ověřuje základní chyby konfigurace podpisového schématu.
Odeslání dokumentu pomocí podpisového schématu se provádí v agendě:
Lidské zdroje – Personalistika – Zaměstnanci – Modelování pracovní smlouvy
Vyberte zaměstnance a z nabídky Další zvolte funkci Podepsat dokument pomocí Signi V2.
Následně vyberte:
Vybraný dokument musí obsahovat všechny kotvy definované v použitém podpisovém schématu.
Před odesláním lze podle potřeby změnit podepisující protistranu.
Podpisová schémata podporují také hromadné odesílání dokumentů.
Postup je následující:
<blockquote>
Poznámka
Použitá šablona dokumentu musí obsahovat všechny kotvy definované ve vybraném podpisovém schématu.
</blockquote>
Po dokončení se vytvoří fronta kontraktů, která postupně odešle dokument všem vybraným zaměstnancům.
Ke každému kontraktu budou automaticky doplněni:
Po dokončení zpracování se zobrazí protokol o odeslání obsahující informaci, zda byl kontrakt úspěšně vytvořen a odeslán, případně důvod neúspěšného zpracování.
Při odesílání kontraktů prostřednictvím služby SIGNI platí následující pravidla.
E-mailová adresa podepisující osoby se vyhledává v následujícím pořadí:
<blockquote>
Upozornění
Pokud není nalezena žádná e-mailová adresa, nelze kontrakt odeslat.
</blockquote>
V jednom kontraktu nesmí vystupovat více podepisujících se stejnou e-mailovou adresou.
<blockquote>
Upozornění
V případě výskytu duplicitní e-mailové adresy nebude možné kontrakt úspěšně vytvořit.
</blockquote>