Aktivity

Aktivity (OHAKTI) jsou seznamem událostí v CRM. Obsahují podrobné informace o každé uskutečněné či plánované aktivitě (události). Aktivita se většinou váže na konkrétní obchodní vztah (firmu), může se však vázat i na jiné entity.

Lze pořizovat tyto údaje:

Aktivita

Zdroj - zdroj, z jakého aktivita pochází (komunikační kanál), např. Dopis odeslaný, Telefonát příchozí apod. (dle číselníku OHAKTZDR)
Druh - druh aktivity, např. Informace, Pozvánka, Schůzka (dle číselníku OHAKTDRUH)
Uživ. klas - uživatelská klasifikace aktivity (dle číselníku OHAKTUZIV). Obsah číselníku určuje uživatel. Umožňuje vlastní kategorizaci aktivit.
Uživ. klas. 2 - uživatelská klasifikace aktivity 2 (dle číselníku OHAKTUZI2). Obsah číselníku určuje uživatel. Umožňuje vlastní kategorizaci aktivit.
Uživ. klas. 3 - uživatelská klasifikace aktivity 3 (dle číselníku OHAKTUZI3). Obsah číselníku určuje uživatel. Umožňuje vlastní kategorizaci aktivit.
Priorita - priorita aktivity, např. Malá, Střední, Velka (dle číselníku OHAKTPRIO)
Stav - stav aktivity, např. Evidovaná, Naplánovaná, Ukončená (dle číselníku OHAKTSTAV)
Předmět - předmět aktivity, tj. stručný popis, čeho se aktivita týká (zde pouze zobrazení, pořizuje se níže viz Předmět)
Vztah - název obchodního vztahu, kterého se aktivita týká (lze vybrat z tabulky vztahů, OHCRM). Aktivita by měla být standardně přiřazena ke konkrétnímu obchodnímu vztahu, lze ji však uložit i bez něho. Možnost prokliknutí do detailu obchodního vztahu.
Číslo firmy - číslo firmy, které se aktivita týká. Možnost prokliknutí do detailu adresáře.
OM - číslo odběrného místa (zobrazuje se pouze uživatelům provozujícím skupinu úloh ZIS). Možnost prokliknutí do detailu odběrného místa.
Kontakt - hlavní kontaktní osoba pro aktivitu (lze vybrat z tabulky kontaktů, OHKONT). Možnost prokliknutí do detailu kontaktu.
Zodpovídá - zodpovědná osoba z firmy uživatele (lze vybrat z tabulky osob, OSOBY). Možnost prokliknutí do detailu osoby.
Vyřizuje - osoba z firmy uživatele pověřená k vyřízení aktivity, může být shodná se zodpovědnou osobou.
Nadřízená - nadřízená aktivita, umožňuje řadit aktivity hierarchicky. Možnost prokliknutí do detailu nadřízeného obchodního vztahu.
Vyřízení - příznak vyřízení aktivity odvozený od datumů Plánováno od do a Uskutečněno od do (V procesu, Vyřízená, V termínu, Po ternímu, …). Jednorázové aktivity (např. Informace), které mají pouze datum Uskutečněno do, jsou označeny jako Vyřízené.
Zbývá dní - počet dní, které zbývají do plánovaného vyřízení aktivity. Zobrazuje se pouze u aktivit, které mají vyplněné datum Plánováno do (např. Reklamace, Schůzky, Služební cesty).
Doba vyřízení - skutečná doba spotřebovaná pro vyřízení aktivity. Zobrazuje se pouze u aktivit, které mají vyplněné datumy Uskutečněno od a Uskutečněno do.
Předmět - předmět aktivity, tj. stručný popis události, které se aktivita týká (zde vyplněné se zobrazuje též výše)
Pořízeno - datum a čas pořízení záznamu o aktivitě (needituje se, generuje se automaticky při uložení záznamu)
Změněno - datum a čas poslední změny záznamu o aktivitě (needituje se, generuje se automaticky při uložení záznamu)
Popis - detailní popis aktivity. Sem lze např. zkopírovat obsah mailu nebo zapsat obsah telefonátu apod. Kromě prohlížení nebo editace popisu v textovém poli lze delší popisy prohlížet či editovat v samostatném okně, které se vyvolá tlačítkem Více.

Připojené dokumenty

na tomto panelu se zobrazují elektronické dokumenty přiřazené k aktivitě. Zobrazuje se druh dokumentu, popis nebo umístění a u obrázků také náhled. Pokud je dokumentů více, lze v nich listovat pomocí ikon Předchozí(<) a Další(>), vybraný dokument je identifikován údajem pořadí/celkový počet (např. 2/3). Zobrazení detailu dokumentu lze vyvolat přes ikonu Zobrazit dokument. Přes modře zobrazený popis dokumentu se lze prokliknout (Ctrl+levé tlačítko myši) do detailu elektronického dokumentu.
Pozn.: Tento panel slouží pro rychlou orientaci a zobrazení dokumentu. Pro kompletní obsluhu a přiřazování dokumentů lze použít standardní možnost browse, tj. ikonu Elektronické dokumenty.

Místo a termíny

Místo - místo konání aktivity, např. schůzky
Plánováno od, do - plánovaný začátek a konec aktivity
Uskutečněno od, do - skutečný začátek a konec aktivity

Účastníci

- zadání více účastníků pro jednu aktivitu v případech, kdy nestačí pole Kontakt a Zodpovídá. Zobrazuje se pouze pro vybrané druhy aktivit. Ovládá se přes pravé tlačítko myši a dvojklik (přidání účastníka, odebrání účastníka a proklik na detail).

Strana partnera - seznam účastníků aktivity za cizí stranu
Naše strana - seznam účastníků aktivity za naši stranu

Reklamace ZIS (Pouze je-li zakoupena úloha ZIS)

- pokud je zvolen druh aktivity „Reklamace ZIS“ (v číselníku zkratka „REZ“), zobrazí se variantní pořizovací obrazovka s panelem Detaily reklamace ZIS. Umožňuje vést jednoduchou agendu reklamací pro vodovody a kanalizace.

Barevné odlišení záznamů

záznamy se stavem Ukončená se v řádkovém seznamu zobrazují zašedlé

Filtry

dle zodpovídající osoby:

Vše
Zodpovídám - záznamy, kde aktuální přihlášený je uveden v poli Zodpovídá
Vyřizuji - záznamy, kde aktuální přihlášený je uveden v poli Vyřizuje
Zodpovídám/Vyřizuji - záznamy, kde aktuální přihlášený je uveden v polích Zodpovídá i Vyřizuje

dle stavu:

Ukončené i neukončené - všechny události
Ukončené - pouze ukončené události (dle položky Stav)
Neukončené - pouze neukončené události (dle položky Stav)

Další funkce jsou k dispozici pod klávesou „Další nabídka“.

Jedná se zejména o zasílání e-mailů osobám podílejícím se nějakým způsobem na aktivitě, případně informativních e-mailů nadřízeným. Pokud se jedná o schůzku nebo služební cestu, je součástí mailu i položka do kalendáře pro aplikaci Outlook. Tato kalendářová položka se do Outlooku automaticky naimportuje po příchodu mailu do Outlooku.

Odeslat e-maily osobám na vědomí - nejdříve je možné ze seznamu osob vybrat ty osoby, kterým se e-mail s informací o příslušné aktivitě má poslat. Poté proběhne automatické odeslání e-mailů vybraným osobám. E-mail se vytváří na základě dat z příslušné aktivity podle šablony s názvem CRM-Aktivity-Inf, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je existence e-mailové adresy u vybrané osoby v tabulce osob.

Odeslat e-mail na kontakt - zasílá se e-mail hlavní kontaktní osobě, která je uvedena v příslušné aktivitě. Předpokladem odeslání je existence e-mailové adresy u této kontaktní osoby v tabulce Kontakty. E-mail se vytváří na základě dat z příslušné aktivity podle šablony s názvem CRM-Aktivity-Kontakt, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů.

Odeslat e-mail účastníkům - automaticky se zasílají e-maily všem účastníkům příslušné aktivity, tj. účastníkům ze strany partnera i z naší domácí strany. Použije se šablona s názvem CRM-Aktivity-Účastníci. Předpokladem je opět existence e-mailových adres u příslušných osob i kontaktních osob.

Poštovní deník - záznamy o automaticky zaslaných e-mailech se zapisují do poštovního deníku, kde je možné je dohledat a zkontrolovat/dokladovat tak, že došlo k odeslání.