Volba slouží pro pořízení, opravy a prohlížení vystavených předpisů v členění podle druhu dokladu - faktury tuzemské, zahraniční, zálohové faktury, opravné doklady, atd. Vystavené faktury je možné pořídit ručně nebo je importovat z jiných podsystémů nebo systémů. Předpisy jsou řazeny podle interního čísla faktury, které je automaticky přiděleno dle masky uvedené u dokladové řady.

Při platbě faktur v cizí měně vznikají kurzové rozdíly viz: Kurzové rozdíly

V levé části jsou umístěny ikony, které se používají standardně v celém Orsoft Open. V pravé části jsou ikony určené pro podsystém.
Čtyřlístky umožňují filtrovat deník faktur podle různých hledisek:
Všechny faktury
Pouze nezaplacené
Pouze zaplacené
Pouze aktuální rok
Pouze aktuální období
Saldo - Ikona saldo zobrazí stav pohledávek a závazků za firmu s možností pohledů na detail
Přehled- Ikona zobrazí přehled o faktuře a návazných dokladech
Storno - provede storno dokladu
Zaúčtovat - provede zaúčtování dokladu (zápis do účetního deníku)
Importy - umožní importovat faktury z jiných systémů v předem domluvených strukturách

Typ dokladu jako první pořizovaný údaj, který určuje jaký typ dokladu se bude pořizovat - typ dokladu se nabízí z číselníku. Typ dokladu také určuje, které související doklady se mají nabídnout, tzn. pokud pořizujete Daňový doklad - nabízí se nepřiřazené zálohové listy za firmu, pokud nebyl daňový doklad, tak se seznam zálohových listů zobrazí ke konečné faktuře.
◾ Faktura
◾ Zálohový list
◾ Daňový doklad
◾ Konečná faktura
◾ Dobropis
◾ Vrubopis
◾ Nedaňový doklad
◾ Doklad-mzdy
◾ Neurčeno

Údaje doplněné v závislosti na pořízení základních údajů nebo na zpracování faktury a jsou podbarvené růžově.
Číslo dokladu - automaticky přidělené dle nastavené masky v číselníku dokladových řad
Variabilní symbol - variabilní symbol faktury
Odběratel - zkrácený název dodavatele
Měna - kód měny faktury, pokud není uveden, automaticky se doplní kód měny dle konfigurace Kmenová data - Parametry - Ekonomické podmínky
Údaje o platbách - podbarvené modře
Zaplaceno - součet uskutečněných plateb (prošlo bankou) a odeslaných příkazů k úhradě
Zbývá - zbývá k úhradě
Obnos - fakturovaná částka

Řádky jsou barevně rozlišeny - zelená označuje zaplacené faktury - modrá označuje nezaplacené faktury

IČ, číslo firmy, Název odběratele, Adresa Bankovní spojení
Variabilní symbol - číslo faktury
Specifický symbol - specifický symbol
Pro výběr do příkazů k úhradě/inkasu je třeba, aby byl uveden konstantní symbol nebo forma úhrady.
Konstantní symbol - konstantní symbol
Forma úhrady - forma úhrady je navázaná na číselník (příkaz k úhradě, příkaz k inkasu, SIPO, atd.

Datum vystavení - datum vystavení faktury
Datum splatnosti - datum splatnosti - doplní se automaticky dle konfigurace s možností přepisu
DUZP - datum uskutečněného zdanitelného plnění
DUUP(účetní) - datum zaúčtování
Datum doručení - datum doručení faktury do firmy
Splatnost upravená - upravené datum splatnosti v případě, že datum splatnosti vyjde na sobotu, neděli nebo svátek
Datum DPH - datum DPH

Číslo objednávky - číslo objednávky
Číslo zakázky - číslo zakázky

Obnos fakturovaný - fakturovaný obnos
Měna - měna
Kurz - kurz
Obnos v tuzemské měně - obnos v tuzemské měně

Kontace - uvádí se kód z číselníku kontací, kde jsou volitelně přednastavené tyto údaje: kód dokladové řady, saldokontní účet a útvar a kód kontace pro platbu. Ke kontaci mohou být volitelně připojené účetní souvztažnosti, které udávají rozpad faktury na DZ a DPH. Dalším údajem je „Automatické zaúčtování“, kterým se říká, zda se má rozúčtování automaticky uložit do účetního deníku v případě, že je bezchybné.
Pokud nejsou údaje uvedeny v číselníku kontací, je možné je pořídit ručně, jinak z doplní z číselníku.
Analytický účet - analytické číslo účtu banky, ze kterého má být provedena úhrada
Dokladová řada - číslo dokladové řady s maskou pro přidělení čísla dokladu
INFO - stav dokladu
„Zaúčtováno“ - doklad je zaúčtován - všechny kontroly proběhly, doklad byl zapsán do účetního deníku
„Připraveno“ - doklad je připraven k zápisu do účetního deníku, v browse je informace, že může dojít k zaúčtování - v tomto případě je třeba provést ručně pomocí ikony „Zaúčtovat“
Nepřipraveno - doklad nemá kompletní účetní informace, je třeba doplnit/opravit a pak provést zaúčtování
Neúčtuje se - takto označený doklad je považován za „evidenční“ - nezapisuje se do účetního deníku. Používá se např. pro záznam Zálohové faktury.
Tyto informativní údaje jsou podbarvené modře

Popis faktury - text uživatele
Poznámka - text uživatele

Penalizační sazba - penalizační sazba
Skonto % - % skonta - sjednané snížení platby při dodržení včasné úhrady
Dny skonta - dny skonta - počet dnů, o které má přijít platba dřív, aby byl nárok na výpočet skonta
Číslo referenta - číslo referenta
Datum zápočtu - datum zápočtu
Obnos přepočtený - přepočtený obnos na jednotnou měnu
Stav zpracování - P-předáno do schvalovacího řízení, O-odsouhlaseno, V-vráceno
Způsob vzniku - určuje, jak doklad vznikl - ručním pořízením, generováním, importem, ISDOC, ze šablony
IKO - technické údaje
Kontrolní číslo - technické údaje

Daňová rekapitulace obsahuje daňové řádky rozúčtování (základ a DPH)

Záložka „Platby“ zobrazí platby přiřazené k faktuře. Na této záložce je možné provést odebrání chybně přiřazené platby, popř. přiřadit platbu novou. Dále je možné provést Rozpad sloučené platby.

Splátkový kalendář - dohoda o uznání dluhu - je možné pořídit k jedné faktuře nebo více fakturám za firmu.
Splátky k jedné faktuře se zadávají z deníku faktur pomocí ikony splátky.
Splátky pro více faktur se zadají z volby „Saldo“ - ikona splátky
Faktury za firmu, které chceme poslat do splátkového kalendáře se označí a pak je potřeba vyplnit parametry pro splátkový kalendář.
Poplatek za oznámení - uvádí se výše pokuty - konstantní částka, pokud se nevyžaduje, zůstává 0,00 % za sjednání kalendáře - pohyblivá výše pokuty za sjednání splátkového kalendáře - uvádí se %, které bude vypočteno z celkové pohledávky
Na Obrazovce se ukáže:
Poplatek za sjednání vč. DPH
Poplatky celkem
Dlužná částka celkem- součet dlužné částky pohledávek + poplatky
Uživatel dále zadá:
Počet splátek + periodicitu - měsíční, čtvrtletní, pololetní, roční
z toho se vypočítá Výše jedné splátky a uživatel zadá variabilní symbol, se kterým budou splátky hrazeny, dále zadává datum první splátky a údaje pro plátky poplatků - splátka a splatnost poplatku a variabilní symbol pro poplatek
Po zadání parametrů je vytvořen návrh splátkového kalendáře, který je možné vytisknout a po odsouhlasení uložit. Splátkový kalendář je možné prohlížet pomocí ikony Zobrazit SPK nebo jej smazat pomocí ikony Zrušit SPK.

Účetní odpisy pohledávek lze provést ve volbě Finanční účetnictví - Pohledávky - Vydané faktury - Ikona další. K dispozici jsou tři volby:

• Nastavení/rušení příznaku „odpis“.
  
• Generování návrhů účetních odpisů.
  
• Prohlížení.
  

Ve vystavených fakturách označíte v levé části faktury, které jsou určené k odpisu a použijete volbu Nastavení příznaku odpisu. V této volbě také můžete příznak zmazat, pokud došlo k chybě. Volba provede hromadné nastavení/zrušení příznaku „odpis“.

Nastavit příznak je rovněž možné jednotlivě na druhé obrazovce vydaných faktur (na záložce Doplněk).

Volba Generování návrhu odpisů zobrazí všechny označené pohledávky k odpisu. Dále je třeba zaškrtnout všechny pohledávky, které chcete v danou chvíli odepsat a následně zvolíte záložku „Generování účetních odpisů“. Program Vás vyzve k zadání kódu kontace pro odpis.

Následně se vytvoří návrh k odpisu, který je třeba odkontrolovat a zaúčtovat. Pro zaúčtování je k dispozici záložka „Zaúčtovat návrh“. Nejprve je třeba položky návrhu označit – příznakem v levé části obrazovky. Pro správné vygenerování účetního odpisu, je třeba založit v číselníku účetních kontací kód kontace a k němu připojit souvztažnost s účtováním odpisu.

Prohlížení zobrazí všechny vygenerované odpisy do interních dokladů, tzn. Zaúčtované i Nezaúčtované. Zaúčtovat odpis je možné i z prohlížení. Nezaúčtované jsou označeny červeně, zaúčtované jsou zelené. V interních dokladech je pak zápis odpisu propojen s fakturou.

Definice factoringu říká, že je to jedna z forem krátkodobého financování, založená na odkupu krátkodobých pohledávek z obchodního styku před dobou jejich splatnosti. Factoringová společnost financuje pohledávky vznikající z dodávek zboží nebo služeb na obchodní úvěr, bez jakéhokoliv dalšího jištění, a to na základě posouzení kvality obchodního vztahu a bonity odběratele, popř. dodavatele.
Předností factoringu je jeho pružnost bez složitých schvalovacích procedur a nutnosti běžného bankovního jištění.
Z právního a účetního hlediska je factoring služba postavená na postoupení pohledávek. Ve factoringové smlouvě se klient zavazuje, že všechny pohledávky za specifikovanými odběrateli bude postupovat factoringové společnosti, čímž dochází k zásadní změně věřitele. Factoringová společnost se tak stává novým a výhradním majitelem pohledávky včetně jejího příslušenství s cílem zajistit řádné a včasné inkaso a tím zabránit vzniku problémových pohledávek. V případě nedodržení termínů splatnosti zajišťuje upomínkové řízení a právní vymáhaní.

1) Nejprve je zapotřebí mít nastavenou konfiguraci pro factoringovou společnost v Adresáři firem na záložce klasifikace.

2) Dále se musí nastavit konfigurace pro Factoring v FÚ. Kde se zadá kontace s vyplněnou souvztažností.

2) Ve vydaných fakturách klikneme na ikonu další - Factoring - Generování Factoring.
3) Objeví se tabulka, kde si musíme vybrat příslušné parametry.

4) Po potvrzení se zobrazí browse s vybranými fakturami pro factoring.
5) Faktury, které chceme postupovat factoringové společnosti zatrhneme a klikneme na ikonu export.
6) Podle šablony vyjede návrh na postoupení pohledávky, který se předává factoringové společnosti. která na základě tohoto návrhu provede úhrady a vymáhání plateb.
7) Při generování návrhu na postoupení pohledávky se automaticky vygenerují záznamy do deníku vydaných faktur a budou mít typ dokladu „postoupená pohledávka“.

K původní faktuře je připojen interní doklad, který fakturu vyrovnává, Postoupená pohledávka pak čeká na úhrady factoringové společnosti.

1) Najedeme si faktury, které chceme převádět na jiného odběratele.
2) Zaškrtneme a využijeme volbu další - převod pohledávek na jiného odběratele - generování převodu pohledávek.
3) Zobrazí se tabulka, kde si zadáme parametry, podle kterých chceme výběr uskutečnit.

4) Zobrazí se browse s vybranými fakturami k převodu.
5) Zaškrtneme si faktury, které chceme opravdu převést a klikneme na ikonu převod pohledávek na jiného odběratele.
6) Zobrazí se tabulka, kde si vybereme příslušné kontace a nové číslo firmy.

7) Vygenerují se nové doklady s novým číslem firmy.

Přeúčtování pohledávek se používá v případě, že chceme vytvářet opravné položky.

1) Nejprve se musí nastavit typ řízení. Typy řízení:

• konkurz
• soud
• inslovence

2) Typ řízení se nastaví volbou další - přeúčtování pohledávek - nastavení typu řízení.

3) Zaškrtneme příslušné faktury a použijeme volbu další - přeúčtování pohledávek - přeúčtování pohledávek v konkurzu/insolvenci a u soudu.
4) Vyskočí tabulka, kde si vybereme kontaci, účet na přeúčtování a spojovací účet.

5) Vygeneruje se storno doklad a nový doklad s typem dokladu odpis pohledávek v insolvenci (konkurzu nebo soudu).

Zádržné neboli pozastávka se používají především ve stavebnictví a představují předem sjednanou část z fakturované částky (vyjádřenou nejčastěji v procentech), která má pozdější datum splatnosti oproti standardnímu sjednanému datu splatnosti faktur za zhotovení díla. Pozastávka je tedy důsledkem smluvních platebních podmínek (tzn. pozastavení platby za stavební dílo) a představuje určité jištění investora (odběratele) pro případ, kdy vzniknou vady díla nebo se zjistí nedodělky a bude nutné je odstranit odpovědným zhotovitelem stavebního díla (dodavatelem). Z tohoto důvodu je pozastávka sjednávána zpravidla na období do odstranění vad a nedodělků nebo celou záruční dobu. V některých případech se aplikuje více pozastávek s odlišnou dobou splatnosti. Splatnost pozastávek může být dána smlouvou o dílo nebo čí jinou dohodou, ale v praxi se stává, že termín splatnosti nelze stanovit v době vystavení faktury za dílo. Účetně však pozastávka neovlivňuje uplatnění nákladů či výnosů, pouze daná výše závazku či pohledávky může být uhrazena později. Vzhledem k tomu, že pozastávky budou mít zřejmě dlouhodobý charakter, je třeba evidovat pozastávky na vlastních analytických účtech a ty vykazovat ve výkazu Rozvaha jako dlouhodobé pohledávky (závazky). Krátkodobou část fakturovaného obnosu (zbytek fakturované částky) evidujeme i nadále na obvyklých účtech pro pohledávky (závazky) z odběratelských vztahů.

Pro pozastávky je nutné nastavit tyto údaje:

• Dokladová řada
• Účty
• Položky v ceníku
• Souvztažnost pro Prodej
• Kontace pro automatické generování v FÚ
• Konfigurace v FÚ
• Vystavení faktury s pozastávkou

1) Vyplnění konfigurace.

2) Nastavení kontace a souvztažnosti.

3) Nastavení účtů s parametrem pozastávka.
Protože o pozastávkách se bude samostatně účtovat je zapotřebí nastavit v účtovém rozvrhu dva účty - jeden spojovací a druhý saldokontní, na který se bude pozastávka automaticky generovat. V mém případě jsem si nastavil Spojovací účet 395103 – důležitý je parametr „pozastávka“!

4) Nastavení dokladové řady pro pozastávky.

1) Nastavení ekonomického členění.

2) Pro pořízení pozastávek v položkách faktury jsem si nastavil položku pojmenovanou POZASTAVKA (možno jakkoliv) – důležitý je ale parametr SPECIFIKACE 1 = #POZASTAVKA, který zařídí pořízení datumu splatnosti pozastávky a správné zaúčtování.

3) Pro rozúčtování faktury, na které bude pozastávka, je nutné připravit SOUVZTAŽNOST. V mém případě jsem si nastavil FVTPOZA0 s parametry EČ=91, Dan=0, účet DAL= 395103, útvar DAL=1999.

1) Fakturu v modulu Prodej připravíme obvyklým způsobem. Přidáme řádky pozastávek se záporným množstvím a vyplníme datum splatnosti pozastávky. Pokud datum neznáme, nevyplňuje se a doklad bude mít nastavenou nejvyšší možnou splatnost.
Text pozastávky a další požadované údaje (útvar, zakázka) se přenesu do rozúčtování vydané faktury i pozastávkového dokladu.
Pozastávka je smluvní platební podmínka a nemá vliv na základ daně a povinnost uplatnit daň ve výstupu z fakturované ceny díla. Daňovou skupinu proto není potřeba vyplňovat. Pozastávka se odečte z celkového obnosu včetně DPH a ovlivní tak pouze obnos k úhradě. Odpočet zaplacené zálohy, resp. dílčího daňového dokladu není pozastávkou ovlivněný.

2) Účtování pozastávek.
Prvním dokladem je vždy faktura se splatností uvedenou na hlavičce faktury.
V závislosti na počtu položek pozastávek vystavené faktury bude automaticky založené stejné množství dokladů typu Pozastávka v FÚ.

Aby obnos faktury (k úhradě) souhlasil s rozúčtováním, musí být od fakturovaného základu (případně i DPH) odečten obnos pozastávek.

3) Generování pozastávkového dokladu je podmíněno příznakem Pozastávka u účtu vnitřního rozúčtování (395xxx) v rozúčtování. Saldokontní účet pozastávkového dokladu určí kontace pro pozastávky, ve které je definován analytický účet pro pozastávky. Text položky pozastávky se přenáší do rozúčtování všech dokladů a jako hlavičková poznámka pozastávkového dokladu.

4) Vzhledem k odlišení pozastávkových dokladů typem dokladu, analytickým účtem a dokladovou řadou, lze aplikovat filtry v pohledech i sestavách. Typicky u sestav pohledávek a závazků, kde lze tisknou faktury včetně pozastávek, bez pozastávek a nebo jenom pozastávky. Podobně lze sledovat saldo dle analytického účtu pozastávek. Pro přehled faktur s pozastávkou je s IS Orsoft Open dodávána sestava Přehled pozastávek odběratelských (dodavatelských), která zobrazí souvislost faktury a pozasávky a současně zobrazí celý fakturovaný obnos za daný variabilní symbol (fakturu).

Zpracování zálohových faktur je totožné jako zpracování u došlých faktur. Tyto faktury evidujeme na účtech 324xxx.
Skupinu zálohových listů, daňových dokladů a vyúčtovacích faktur je možné pořizovat ručně nebo importovat z modulu Fakturace Orsoft Open nebo IS Orfert.

Podle ustanovení § 81 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zaměstnanosti“), mohou dodavatelé, tj. zaměstnavatelé s více než 50 % osob se zdravotním postižením, dodat tzv. náhradní plnění pouze v případě, že nejpozději do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení vloží údaje uvedené níže do elektronické evidence vedené Ministerstvem práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“), která slouží k odběru a zpracování údajů o dodávkách výrobků, služeb nebo zakázek s odběrem osob se zdravotním postižením.
Finanční účetnictví Open umožňuje sestavit potřebné podklady pro MPSV.

1) Pro vydané faktury je potřeba založit kódy kontací pro faktury s náhradním plněním bez vazby na přijatou fakturu, s vazbou na přijatou fakturu a označit kód kontace došlé faktury typem s vazbou.

• Bez vazby

• S vazbou

• Došlá faktura s vazbou

1) Vydané faktury lze pořídit ručně s příslušnou kontací nebo je importovat z modulu Prodej.
2) Při ukládání došlé faktury s vazbou se nabídnou k výběru vydané faktury, které mají kontaci označenou s vazbou. Vybrané faktury se automaticky propojí s došlou fakturou.
Pokud se nevybere žádná vydaná faktura nastaví se u došlé faktury forma úhrady bez příkazu.
3) Na vydaných fakturách lze odfiltrovat všechny faktury s náhradním plněním podle typu vazby.

4) V došlých fakturách klikneme na související doklady a po stisknutí tlačítka „Vydané faktury“ se buď:

• zobrazí již připojené související vydané faktury
• nebo se nabídnou (pokud ještě došlá faktura není propojena s žádnou vydanou fakturou) existující vydané faktury obsahující kontaci s vazbou s možností označení pro výběr a následným vytvořením vazeb.

5) Propojení došlých a vydaných faktur lze provést recipročně i z vydaných faktur, u kterých se na záložce „Související doklady“ zobrazí tlačítko „Došlé faktury“.

6) Pomocí tlačítek popsaných v bodech 4 až 5 lze vytvořit nebo zrušit libovolný počet vazeb m:n. Po zrušení poslední vazby od došlé faktury se na došlé faktuře nastaví forma úhrady „bez příkazu“.

7) Na konci měsíce se provádí export faktur do pro MPSV ve formátu csv. Tento export nalezneme při prokliku na ikonu Náhradní plnění ve vydaných fakturách a dále pod ikonou další.

8) Při prokliku popsaném v bodu 7 lze použít i tiskové sestavy do souborů PDF a Excel.

V sestavách v Excelu je i vyčíslena ziskovost.