Cestovní příkazy

Podsystém Cestovní příkazy umožňuje vyplňování cestovních příkazů, jejich kontrolu, vyúčtování a evidenci. Využívá informace o zaměstnancích z Personalistiky a předává informace o stravném a cestovném do Mezd . jednotlivé položky výdajů z cestovního příkazu lze také zaúčtovat do podsystému Finanční účetnictví.

Pro provoz podsystému Cestovní příkazy je nezbytně nutný provoz podsystému Základní část . Pokud jsou provozovány podsystémy Mzdy nebo Finanční účetnictví, je možné realizovat i automatické vazby s těmito podsystémy.

Jedním ze způsobů, jak používat podsystém Cestovní příkazy je ten, že si cestovní příkazy pořizují jednotliví zaměstnanci sami. Takto pořízený cestovní příkaz předávají ke kontrole odpovědnému nadřízenému pracovníkovi, který údaje překontroluje a dá pokyn k úhradě cestovních náhrad. V tom případě je nezbytné upravit a nastavit přístupový strom, který umožňuje přístup jednotlivých zaměstnancům jen k těm cestovním příkazům, které má právo vidět a spravovat (jeho vlastní a nebo jeho vlastní + podřízených zaměstnanců).

Programové vybavení respektuje Zákoník práce účinný od 1.1.2007 včetně následných úprav (jedná se o Část sedmou - Náhrada výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, Hlava II a Hlava III).

Předpokladem pro používání Cestovních příkazů je znalost základních pojmů a základních funkcí.

číslo cestovního příkazu - slouží k jednoznačnému rozlišení v rámci systému, je základním identifikačním údajem. Je automaticky generováno pomocí dokladové řady a masky v ní nastavené.

číslo zaměstnance - vazba na tabulku Pracovněprávní vztahy v Personalistice, slouží k jednoznačné identifikaci cestovatele

útvar - organizační celek, v jehož rámci je uskutečněna pracovní cesta

komplex tabulek c0cesty- tabulky s trvalými údaji o tuzemských pracovních cestách

komplex tabulek c1zahr - tabulky s trvalými údaji o zahraničních pracovních cestách

parametry - trvalé tabulky sloužící k automatickým dopočtům různých nároků a náhrad

konfigurace - nastavení parametrů platných pro zpracování Cestovních příkazů

Cestovní příkazy je možné také možné filtrovat

Další možností vytřídění je podle přístupového stromu, kdy podle přihlášeného zaměstnance se mu zobrazují buď všechny cestovní příkazy nebo jen ty, které má sám na starosti (jeho vlastní a nebo jeho vlastní + podřízených zaměstnanců).

V rámci podsystému Cestovní příkazy lze využít ke schvalování pracovních cest Workflow . To probíhá ve dvou fázích. Před odjezdem na pracovní cestu je pořízena hlavička cestovního příkazu (povolení), tato hlavička je odeslána ke schválení. Pokud je cesta schválena a je na ní požadována záloha, lze si tuto zálohu poté vyzvednout v pokladně. V případě programového provázání s pokladnou se automaticky doplní datum vyplacení zálohy a číslo pokladního dokladu. Tuto funkci automatické vazby na pokladnu lze využít pouze souběžně s používáním Workflow a tato možnost musí být nastavena v konfiguraci pro Cestovní příkazy.

Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec doplní její průběh, zadá všechny vynaložené a prokázané výdaje a provede automatické dopočty (stravné a případně při použití vlastního vozidla náhrady za jeho použití).Takto zpracovaný cestovní příkaz musí schválit nadřízený, který zaměstnance na cestu vyslal. K tomu lze opět využít Workflow, které odešle vyúčtování ke schválení nadřízenému. Po schválení nadřízeným poté proběhne kontrola k tomu určenou osobou, zpravidla účetní a posléze lze cestovní příkazy exportovat do Finančního účetnictví k zaúčtování a do Mezd (to v případě, že jsou náhrady vypláceny současně se mzdou).

Rozhodnutí, komu při odesílání úkolu Workflow z Cestovních příkazů bude tento úkol doručen, probíhá na základě nastavení Organizační struktury pro workflow v Základní části ve volbě Administrace.

V podsystému Cestovní příkazy se také používá několik druhů číselníků. Jsou to jednak číselníky, jejichž pořízení i aktualizace je v Základní části a číselníky, které jsou v nabídce podsystému Cestovní příkazy ve volbě Parametry. Některé číselníky se dodávají s podsystémem již naplněné.

Struktura podsystému