Hromadné změny trvalých složek pomocí CSV souboru

V trvalých složkách je někdy potřeba udělat hromadné změny. Jde o případy, kdy je třeba najednou všem či vybraným zaměstnancům zvýšit plat, nebo přidat nějaký příplatek apod. Jedna z možností je toto provést pomocí CSV souboru.

Akce probíhá ve 3 krocích:

• Export požadovaných trvalých složek do CSV souboru
• Úprava CSV souboru v Excelu, tedy změna částek na nové hodnoty
• Import upraveného CSV souboru zpět do trvalých složek

Před exportem je třeba správně nastavit filtr v browse trvalých složek. Je třeba vybrat správné zaměstnance, správný kód a správnou platnost.

Například pokud chceme upravit plat, tak ve žlutém filtrovacím řádku pod polem „Kód“ zadáme hodnotu 107. Správná platnost je důležitá proto, aby v CSV souboru byl pro každého zaměstnance pouze jeden řádek požadovaného příplatku, nikoliv celá historie. Toto se nejlépe provede pomocí „čtyřlístkového“ filtru, kde použijeme „Jen aktuální ve stavu“.

Po nastavení filtru browse můžeme jako kontrolu použít klávesovou zkratku CTRL-I, tím zjistíme počet vybraných vět. Pokud tento počet odpovídá našim představám (například počtu zaměstnanců, kterým chceme příplatek změnit), tak je možné použít volbu Další - Hromadná změna pomocí CSV - Export do CSV. Tím vznikne CSV soubor, který se bude v dalším kroku upravovat.

Existují dvě varianty exportu do CSV. V první variantě se exportují pouze základní informace o příplatku, ve většině případů tato varianta bude stačit. Pokud ale potřebujeme měnit i jiné příznaky, tak můžeme zvolit rozšířenou variantu CSV exportu.

Vytvořený CSV soubor se nejčastěji edituje v Excelu (ale je možné použít i jiné editory). Otevřeme tedy CSV soubor v Excelu a ve sloupci „castka“ upravíme hodnotu požadovaným způsobem. Na toto je možné používat i vzorce, viz následující příklad.

Mějme jednoduchý požadavek - všem vybraným zaměstnancům povýšit plat o 1000 Kč. Původní částka je ve sloupci H. Tento sloupec je třeba přejmenovat, aby se při importu nepoužil, takže v buňce H1 opravíme text na „_castka_puv“. Do prvního volného sloupce I budeme vytvářet upravenou částku, takže do buňky I1 napíšeme text „castka“. Pod tento nadpis do buňky I2 vytvoříme vzorec „=H2 + 1000“. Tento vzorec tažením myši rozkopírujeme dolů na všechny řádky. Zkontrolujeme, že nová částka odpovídá požadavkům a CSV soubor uložíme.

Upravený CSV soubor je třeba naimportovat zpět do tabulky trvalých složek. Při importu se zakládají nové věty do zvoleného období, věty z předchozího období se nepřepisují (takže zůstane historie).

Při importu se zadávají tyto hodnoty:

• Importovaný CSV soubor - pro zadání vstupního souboru lze pomocí tlačítka „…“ soubor vybrat.
• Importovat do období - určuje období, do kterého se budou importovat nové věty. Ve větě se toto období uloží do hodnoty „Platnost od“.
• Přepsat větu, pokud už v daném cílovém období existuje - v požadovaném období už může být ručně pořízena nějaká věta (pro příslušného zaměstnance a kód příplatku), která se nyní bude importovat z CSV. Toto nastavení určí, zda se má taková věta přepsat z CSV, nebo nechat původní hodnota.
• Převzít ostatní hodnoty z předchozí věty - předchozí větou se rozumí věta příslušného příplatku z předchozího období. Pokud v CSV souboru nejsou uvedeny všechny příznaky (viz export do CSV - rozšířený), tak toto nastavení určí, zda se nespecifikované příznaky převezmou z předchozí věty, nebo zda se použijí výchozí hodnoty (většinou prázdné).