Poštovní deník

Poštovní deník je primárně určen pro záznam o elektronicky odesílaných dokumentech z firmy. Zápisy do poštovního deníku se v těchto případech provádějí automaticky a poštovní deník tak slouží pro kontrolu odeslaných dokumentů - elektronický dokument je možné si zobrazit přímo z poštovního deníku.

Nejsou však vyloučeny ani další způsoby plnění poštovního deníku. Záznamy do něj mohou provádět i programy, které odesílají například e-maily - v tomto případě není přiložen elektronický dokument.

Záznamy lze provádět i ručním pořízením, např. o odeslané a došlé papírové poště.

Záznam obsahuje tyto položky:

• Datum a čas - datum a čas odeslání nebo přijetí dokumentu (pošty). Při založení nového záznamu se nabízí aktuální datum a čas. Údaj je povinný.
• Odesílatel - vyplnění položky je povinné. V případě elektronického dokumentu je zde e-mail či datová schránka. U ostatních dokumentů je zde adresa odesílatele, kde jsou jednotlivé části adresy oddělené čárkami.
• Příjemce - vyplnění položky je povinné. V případě elektronického dokumentu je zde e-mail či datová schránka. U ostatních dokumentů je zde adresa odesílatele, jejíž jednotlivé části jsou oddělené čárkami.
• Předmět - předmět pošty, vyplnění položky je povinné, slovně musí být popsán předmět komunikace.
• Číslo zásilky - číslo poštovní zásilky (využito např. pro papírovou poštu)
• Uživatel - osobní číslo osoby, která odeslala/přijala dokument. Údaj je povinný, lze vybrat z číselníku osob. Při ručním pořízení se nabízí číslo aktuálně přihlášeného uživatele.
• Forma - je důležitá u elektronického dokumentu a u papírové pošty, je třeba ji vybrat z nabídky (např. E-mail, ISDS, Dopis, Balík). U dalších druhů dokumentů není údaj povinný.
• Směr - směr pohybu dokumentu (Odchozí pošta, Příchozí pošta, Interní pošta, K odeslání, Storno). Údaj není striktně povinný, ale doporučujeme jej využívat pro lepší orientaci v poštovním deníku. Pro papírovou poštu je údaj povinný.
• Druh zásilky - pro papírové poštovní zásilky (Obyčejná, Doporučená, Doručenka apod.), dle číselníku ODRUHZAS.
• Způsob doručení - kanál, kterým byla odeslána nebo doručena papírová pošta (Česká pošta, Zásilková služba apod.), dle číselníku OZPUSDOR.
• Firma - obsahuje číslo firmy odesílatele nebo příjemce, lze dotáhnout z adresáře dodavatelů/odběratelů. Údaj není povinný, ale pokud jde o firmu (nikoliv osobu), měl by být vyplněn. Po vyplnění čísla firmy se dotáhne adresa do následujících polí Adresa, pokud není žádná část adresy dosud vyplněna.
• Adresa - adresa odesílatele nebo příjemce (Název firmy, Jméno osoby, Ulice, PSČ, Obec, Země). Pokud se nejdříve vyplní předcházející položka Firma, dotáhne se adresa z adresáře. Poté ji lze editovat. Adresa se nedotahuje v případě, že je některá část adresy již vyplněna. Pokud není firma vyplněna, lze adresu pořídit ručně.
• Předáno osobě - obsahuje číslo osoby z tabulky osob, které je dokument zasílán. Slouží pro došlou poštu nebo interní dokumenty.
• Druh dokumentu - údaj je třeba vyplnit/vybrat z číselníku druhů elektronických dokumentů, pokud jde o elektronický dokument, který by se měl zobrazovat. Při ručním vyplňování záznamu není nutné vyplňovat.
• IKO - identifikační kód dokumentu, je generován programem (nezobrazuje se, nelze měnit).
• Popis - popis pošty, lze vyplnit stručný text doplňující položku Předmět.
• Poznámka - libovolná poznámka i většího rozsahu, pořizuje se ve víceřádkovém poli. Přes tlačítko Více ji lze zobrazit a editovat v samostatném okně.

Další nabídka

• Druhy elektronických dokumentů - zobrazí se seznam druhů elektronických dokumentů (tabulka ODRUH)
• Osoby - zobrazí se seznam osob (tabulka OSOBY)
• Přidat novou aktivitu - k aktuálnímu záznamu v poštovním deníku se založí nová aktivita. Zobrazí se předvyplněný formulář pro záznam aktivity, který si může uživatel upravit a uložit. Pokud jsou k záznamu poštovního deníku připojeny nějaké elektronické dokumenty, tak se převezmou i do založené aktivity. Jedná se o vazbu přes asociační tabulku OhaktObj. Volba se nezobrazuje pro poštu vyfiltrovanou pro objekt.
• Přidat existující aktivitu - k aktuálnímu záznamu v poštovním deníku se připojí již existující aktivita. Zobrazí se seznam existujících aktivit, uživatel si vybere tu, kterou chce připojit. Jedná se o vazbu přes asociační tabulku OhaktObj. Volba se nezobrazuje pro poštu vyfiltrovanou pro objekt.
• Procházet aktivity - zobrazí seznam aktivit připojených k záznamu poštovního deníku. Jedná se o vazbu přes asociační tabulku OhaktObj. Volba se nezobrazuje pro poštu vyfiltrovanou pro objekt.

Propojení k obecnému objektu - touto volbou (ikona ) lze zobrazit propojený záznam obecného objektu. Propojení je přes asociační tabulku O0postObj. Existuje-li jediné propojení, zobrazí se přímo příslušný záznam propojeného objektu. Existuje-li k záznamu více propojení, nabídne se možnost výběru.

Filtry v horní liště (podle data a času pořízení)

• Období
  • Všechny záznamy
  • Aktuální rok
  • Aktuální měsíc
• Směr
  • Vše
  • Odchozí
  • Příchozí
  • Interní
  • K odeslání

Storno - stornování e-mailu k odeslání. Tímto tlačítkem lze u záznamu s formou E-mail a směrem K odeslání změnit směr na Storno. Tlačítko funguje jako přepínač, tzn. u E-mailu se směrem Storno nastaví zpět hodnotu K odeslání.

-

Vazba pošty na obecný objekt Přes asociační tabulku O0postObj mohou být k záznamu poštovního deníku navázány libovolné objekty (entity). Např. při odeslání mailu z aktivity se zapíše do poštovního deníku informace o odeslání mailu a zároveň se vytvoří vazba pošty na aktivitu (záznamem do asociační tabulky o0postObj). V editačním programu příslušné entity lze do pohledu přidat záložku s poštovním deníkem, ve kterém budou vyfiltrovány pouze ty záznamy, které mají vazbu (přes O0postObj) na aktuální záznam entity. V tomto případě je potřeba vloženému browse v pohledu nastavit tyto parametry:

• Wrapper: cz.ortex.gui.o0.kmendata.O0postWrapper
• Úloha: orsoft.o.kmendata.O0post.postaKZaznamuObjektu
• Spojeno s: this

Navázanou poštu lze zobrazit též v další nabídce (např. takto pro Aktivity):

  <pgm znak="g" class="cz.ortex.gui.o0.kmendata.O0postWrapper">
      <text>Poštovní deník k aktivitě</text>
      <hint>Poštovní deník - zobrazí záznamy navázané k aktuální aktivitě</hint>
      <callpar>orsoft.o.kmendata.O0post.postaKZaznamuObjektu</callpar>
      <icon>o0post16</icon>
  </pgm>