Workflow

Worflow je součástí tzv. ORCore (technologického jádra Orsoftu Open), aby bylo jeho nastavení a funkcionalita přístupná z celého systému. V této dokumentaci jsou popsány společné principy a vlastnosti workflow, nápovědy k jednotlivým prvkům workflow jsou k dispozici v místech, kde je workflow definováno či používáno. V rámci jednotlivých podsystémů jsou pak popsána případná specifika systémových workflow (připravených autory programu).

Na úvod dokumentace k workflow je nezbytné vysvětlit několik pojmů a zabřednout trochu do filosofie workflow v Orsoftu Open. Pokud hned neporozumíte, nezoufejte. Následují popisy konkrétních systémových workflow s mnoha obrázky! A v závěru kapitoly najdete pár důležitých věcí, které se nepodařilo jinam zařadit.

Workflow umožňuje definovat, navrhnout, sledovat a vyhodnocovat průběh pracovních postupů či procesů ve firmě. Pracovní postupy jsou složeny z dílčích částí - kroků. Kroky nadefinované v pracovním postupu se postupně aktivují, přidělují se k vyřízení konkrétním osobám, ty k nim případně přidávají konkrétní informace či poznámky a „krok“ neboli svůj úkol nějak uzavírají (potvrdí, odsouhlasí, zamítnou, vrátí apod.).

Důležitou roli ve workflow mají i dokumenty v elektronické podobě. Funkcionalita pro práci s elektronickými dokumenty je také součástí ORCore a ve workflow je plně využívána.

Osoby, které se účastní pracovních postupů, lze rozdělit podle rolí. Správce pracovního postupu je jakýsi dohlížitel nad průběhem pracovního postupu a má některé speciální pravomoci. Zakladatel pracovního postupu může „založit“ nový pracovní postup (ale jen na základě existujícího vzoru pracovního postupu). Účastník pracovního postupu vykonává příslušnou aktivitu v rámci jednoho kroku pracovního postupu. Všechny osoby, které se účastní pracovních postupů, musí být zadány v souboru Osob a musí mít minimálně přístup k úloze workflow. Týká se to i osob, které přistupují k WF prostřednictvím Orsoftu web.

Účastníci pracovních postupů jsou ve správném okamžiku a přehledným způsobem informováni o svých úkolech v pracovních postupech. K tomuto účelu slouží různě zabarvená ikona workflow při vstupu do Orsoftu Open, případně e-mail vygenerovaný a zaslaný účastníkovi příslušného pracovního postupu. V souboru vytvořených konkrétních pracovních postupů jsou jednotlivé postupy rozlišeny barevně podle priorit (nové, probíhající, ukončené). Nad tímto souborem je také možné (a efektivní) využívat různé druhy filtrů.

Uzavřené pracovní postupy je možné (a vhodné) odkládat do archivu pracovních postupů – zvýší se tím přehlednost souboru pracovních postupů. Lze využít jak připravených nabídek pro automatickou archivaci, tak provádět ruční uložení ukončených pracovních postupů do archivu.

Pokud chce firma workflow používat, je dobré si nejdříve uvědomit, kde by to bylo vhodné a zda to bude přinášet nějaký efekt. Vzhledem k tomu, že konkrétní firemní podmínky a potřeby jsou velmi rozmanité, obecně se doporučuje předem provést analýzu vytipovaných oblastí vhodných pro workflow za účasti konzultantů Orsoftu Open.

Před prvním používáním workflow v organizaci je nutné nastavit/zkontrolovat konfiguraci pro potřeby workflow. Nastavení ke k dispozici na Základní část - Administrace - Parametry - Konfigurace - Konfigurace workflow.

První položku - používání workflow zaškrtneme až v okamžiku, kdy začínáme nastavovat první workflow - tedy před zahájením aktivního používání workflow. Pokud není v organizaci workflow používáno, nemělo by to být zaškrtnuto, protože jinak by se na mnoha místech prováděly operace a testy související s workflow a zbytečně by zdržovaly chod programů. Význam dalších položek v konfiguraci je zřejmý z jejich názvu.

Pokud nebyly v organizaci zatím používány elektronické dokumenty, je třeba také nastavit konfiguraci a další parametry pro elektronickou komunikaci.

Po analýze je dalším logickým krokem definování workflow, jehož součástí je i nastavení všech číselníků používaných ve workflow. Část číselníku pro workflow na dodávána ve vzorové podobě - tyto číselníky je třeba hned na počátku naimportovat. Import se provádí v nabídce Základní část - Administrace - Mimořádné akce - Import + vybere se skupina číselníků pro workflow. Přístup k aktualizaci těchto číselníků je v nabídce Základní část - Administrace - Workflow - Definice workflow. Podrobné nápovědy jsou k dispozici u jednotlivých číselníků.