Vzory pracovních postupů jsou v podstatě šablony jednotlivých druhů pracovních postupů, na jejichž základě se generují konkrétní pracovní postupy. Vzory pracovních postupů vycházejí z typů pracovních postupů a jsou dvou druhů – systémové a uživatelské. Systémové vzorové postupy jsou navrženy a naprogramovány autory a jsou využívány v jednotlivých podsystémech Orsoftu. To, že je vzor systémový, je prakticky určeno typem postupu. Systémový je ve skutečnosti typ. Vzor pracovního postupu se stává systémovým, pokud je použit systémový typ.

Systémové vzory pracovních postupů jsou dodávány ve vzorovém adresáři. Tyto „dodávané“ systémové vzory mají v čísle pracovního postupu text VZOR a nelze je editovat. Lze z nich pouze opisem vytvářen nové pracovní postupy, a ty upravit podle pokynů v nápovědě pro daný typ. Uživatelské vzory pracovních postupů si vytváří každý uživatel sám podle svých potřeb (a k tomu si nejprve musí vytvořit uživatelský typ).

V praxi se při vytváření vzorů pracovních postupů vychází z firemních požadavků na jednotlivé pracovní postupy. Využití workflow ve firmě by měla vždy předcházet analýza konkrétní oblasti, jejíž součástí bude zmapování současných postupů, vyhodnocení jejich nedostatků a návrh nových postupů.

Vzory pracovních postupů jsou uloženy ve dvou na sobě závislých tabulkách – jde o tabulku vzorů pracovních postupů a tabulku kroků vzorů pracovních postupů. Ve vzoru pracovního postupu jsou shromážděny společné informace pro celý vzor pracovního postupu. V krocích jsou informace vztahující se pouze ke konkrétnímu kroku vzoru pracovního postupu. Ke každému postupu může být definován libovolný počet za sebou jdoucích kroků.

Vytváření vzoru pracovního postupu většinou trvá nějakou dobu, a tak teprve když je vzor kompletně dokončen, lze jej označit jako „Připravený“ k použití. Ve vzoru pracovního postupu je také možné určit „Správce“ - jde o osobu, která provádí jakýsi dozor nad průběhem pracovních postupů a řeší případné nestandardní situace. V položce „Podmínka“ lze přiřadit podmínku, při jejímž splnění se příslušný vzor pracovního postupu použije. Například jedná-li se o odsouhlasení faktury, je možné v podmínce specifikovat rozmezí obnosu faktury. Vzory e-mailu pro případ schválení, zamítnutí - možný výběr šablony e-mailu pro konkrétní situaci.

Jakmile jsou společné vlastnosti vzoru pracovního postupu definovány, je možné se pustit do definice jednotlivých kroků (úkolů) pracovního postupu. To je možné po kliknutí na ikonu s otisky chodidel. Kroky mohou být definovány pouze v řadě za sebou, v rámci pracovního postupu není možné definovat větvení nebo podmiňování kroků. V každém kroku musí být uveden „Účastník“, „Aktivita (systémová nebo uživatelská) a „Způsob upozornění“. Definováním jednotlivých kroků se vytváří jakási šablona, podle které bude probíhat konkrétní pracovní postup. Každý krok vlastně definuje jeden úkol, který má splnit konkrétní účastník. Účastník je na nutnost splnit určitý úkol upozorněn v okamžiku, kdy je „na řadě“. Upozornění účastníka je možné buď e-mailem, zprávou při vstupu do Orsoftu či stavem ikony pro WF v horní liště Orsoftu.