Volba slouží pro pořízení, opravy a prohlížení došlých předpisů v členění podle druhu dokladu - faktury tuzemské, zahraniční, zálohové faktury, opravné doklady, atd. Odsouhlasené faktury jsou předávány k likvidaci a vybírány do příkazů k úhradě k zaplacení. Předpisy jsou řazeny podle interního čísla faktury, které je automaticky přiděleno dle masky uvedené u dokladové řady.

Při platbě faktur v cizí měně vznikají kurzové rozdíly viz: Kurzové rozdíly

V levé části jsou umístěny ikony, které se používají standardně v celém Orsoft Open. V pravé části jsou ikony určené pro podsystém.
Čtyřlístky - umožňují filtrovat deník faktur podle různých hledisek:
Všechny faktury
Pouze nezaplacené
Pouze zaplacené
Pouze zálohové listy
Pouze vyúčtovací faktury
Předat k odsouhlasení - pomocí této ikony je faktura předaná k odsouhlasení a na fakturu je doplněna informace, kdo předal a kdy předal.
Odsouhlasit daj je naplněn po odsouhlasení faktury. Odsouhlasená faktura může být po té vybírána do příkazů k úhradě.
Oba údaje najdete v pravé spodní části obrazovky v oddíle nazvaném Workflow.
Saldo - Ikona saldo zobrazí stav pohledávek a závazků za firmu s možností pohledů na detail
Přehled- Ikona zobrazí přehled o faktuře a návazných dokladech
Zaplatit - umožní vybrat fakturu do příkazů k úhradě
Storno - provede storno dokladu
Zaúčtovat - provede zaúčtování dokladu (zápis do účetního deníku)
Příkazy - Zobrazí připravené příkazy k úhradě
Importy - umožní importovat faktury z jiných systémů v předem domluvených strukturách

Typ dokladu jako první pořizovaný údaj, který určuje jaký typ dokladu se bude pořizovat - typ dokladu se nabízí z číselníku. Typ dokladu také určuje, které související doklady se mají nabídnout, tzn. pokud pořizujete Daňový doklad - nabízí se nepřiřazené zálohové listy za firmu, pokud nebyl daňový doklad, tak se seznam zálohových listů zobrazí ke konečné faktuře.
◾ Faktura
◾ Zálohový list
◾ Daňový doklad
◾ Konečná faktura
◾ Dobropis
◾ Vrubopis
◾ Nedaňový doklad
◾ Doklad-mzdy
◾ Neurčeno

údaje doplněné v závislosti na pořízení základních údajů nebo na zpracování faktury a jsou podbarvené růžově.
Číslo dokladu - automaticky přidělené dle nastavené masky v číselníku dokladových řad
Variabilní symbol - variabilní symbol faktury
Dodavatel - zkrácený název dodavatele
Měna - kód měny faktury, pokud není uveden, automaticky se doplní kód měny dle konfigurace Kmenová data - Parametry - Ekonomické podmínky
daje o platbách - podbarvené modře
Zaplaceno - součet uskutečněných plateb (prošlo bankou) a odeslaných příkazů k úhradě
Zbývá - zbývá k úhradě Obnos - fakturovaná částka

IČ, číslo firmy Název dodavatele Adresa Bankovní spojení
Variabilní symbol - číslo faktury dodavatele
Specifický symbol - specifický symbol
Pro výběr do příkazů k úhradě je třeba, aby byl uveden konstantní symbol nebo forma úhrady.
Konstantní symbol - konstantní symbol
Forma úhrady - forma úhrady je navázaná na číselník (příkaz k úhradě, příkaz k inkasu, SIPO, atd.

Datum vystavení - datum vystavení faktury
Datum splatnosti - datum splatnosti - doplní se automaticky dle konfigurace s možností přepisu
DUZP - datum uskutečněného zdanitelného plnění
DUUP(účetní) - datum zaúčtování
Datum doručení - datum doručení faktury do firmy
Splatnost upravená - upravené datum splatnosti v případě, že datum splatnosti vyjde na sobotu, neděli nebo svátek
Datum DPH - datum DPH

Číslo objednávky - číslo objednávky
Číslo zakázky - číslo zakázky

Obnos fakturovaný - fakturovaný obnos
Měna - měna
Kurz - kurz
Obnos v tuzemské měně - obnos v tuzemské měně

Kontace - uvádí se kód z číselníku kontací, kde jsou volitelně přednastavené tyto údaje: kód dokladové řady, saldokontní účet a útvar a kód kontace pro platbu. Ke kontaci mohou být volitelně připojené účetní souvztažnosti, které udávají rozpad faktury na DZ a DPH. Dalším údajem je „Automatické zaúčtování“, kterým se říká, zda se má rozúčtování automaticky uložit do účetního deníku v případě, že je bezchybné.
Pokud nejsou údaje uvedeny v číselníku kontací, je možné je pořídit ručně, jinak z doplní z číselníku.
Analytický účet - analytické číslo účtu banky, ze kterého má být provedena úhrada
Dokladová řada - číslo dokladové řady s maskou pro přidělení čísla dokladu
INFO - stav dokladu
„Zaúčtováno“ - doklad je zaúčtován - všechny kontroly proběhly, doklad byl zapsán do účetního deníku
„Připraveno“ - doklad je připraven k zápisu do účetního deníku, v browse je informace, že může dojít k zaúčtování - v tomto případě je třeba provést ručně pomocí ikony „Zaúčtovat“
Nepřipraveno - doklad nemá kompletní účetní informace, je třeba doplnit/opravit a pak provést zaúčtování
Neúčtuje se - takto označený doklad je považován za „evidenční“ - nezapisuje se do účetního deníku. Používá se např. pro záznam Zálohové faktury.
Tyto informativní údaje jsou podbarvené modře

Popis faktury - text uživatele
Poznámka - text uživatele

Předáno - datum a číslo uživatele, který předal fakturu k odsouhlasení
Odsouhlaseno - datum a číslo uživatele, který fakturu odsouhlasil

Penalizační sazba - penalizační sazba
Skonto % - % skonta - sjednané snížení platby při dodržení včasné úhrady
Dny skonta - dny skonta - počet dnů, o které má přijít platba dřív, aby byl nárok na výpočet skonta
Číslo referenta - číslo referenta
Datum zápočtu - datum zápočtu
Obnos přepočtený - přepočtený obnos na jednotnou měnu
Stav zpracování - P-předáno do schvalovacího řízení, O-odsouhlaseno, V-vráceno
Způsob vzniku - určuje, jak doklad vznikl - ručním pořízením, generováním, importem,ISDOC, ze šablony
IKO - technické údaje
Kontrolní číslo - technické údaje

Daňová rekapitulace obsahuje daňové řádky rozúčtování (základ a DPH)

Záložka „Platby“ zobrazí platby přiřazené k faktuře. Na této záložce je možné provést odebrání chybně přiřazené platby, popř. přiřadit platbu novou. Dále je možné provést Rozpad sloučené platby.

Splátkový kalendář - dohoda o uznání dluhu - je možné pořídit k jedné faktuře nebo více fakturám za firmu.
Splátky k jedné faktuře se zadávají z deníku faktur pomocí ikony splátky.
Splátky pro více faktur se zadají z volby „Saldo“ - ikona splátky
Faktury za firmu, které chceme poslat do splátkového kalendáře se označí a pak je potřeba vyplnit parametry pro splátkový kalendář. Poplatek za oznámení - uvádí se výše pokuty - konstantní částka, pokud se nevyžaduje, zůstává 0,00
% za sjednání kalendáře - pohyblivá výše pokuty za sjednání splátkového kalendáře - uvádí se %, které bude vypočteno z celkové pohledávky
Na Obrazovce se ukáže:
Poplatek za sjednání vč. DPH
Poplatky celkem
Dlužná částka celkem- součet dlužné částky pohledávek + poplatky
Uživatel dále zadá:
Počet splátek + periodicitu - měsíční, čtvrtletní, pololetní, roční
z toho se vypočítá Výše jedné splátky a uživatel zadá variabilní symbol, se kterým budou splátky hrazeny, dále zadává datum první splátky a údaje pro plátky poplatků - splátka a splatnost poplatku a variabilní symbol pro poplatek
Po zadání parametrů je vytvořen návrh splátkového kalendáře, který je možné vytisknout a po odsouhlasení uložit. Splátkový kalendář je možné prohlížet pomocí ikony Zobrazit SPK nebo jej smazat pomocí ikony Zrušit SPK.

1) Začneme kliknutím na ikonu založit nový záznam.

2) Vybereme typ dokladu (pokud se jedná o typ dokladu faktura, tak nic neděláme – tento typ dokladu se nabízí automaticky). 3) Zadáme dodavatele podle IČO, čísla firmy nebo názvu dodavatele. Záleží, podle kterého údaje se Vám bude dodavatel na hlavičku faktury pořizovat nejlépe.

4) Pokud je v Adresáři firem vyplněno i bankovní spojení u daného dodavatele, tak se dotáhne automaticky. Pokud tam vyplněno není, tak se zadává ručně.

5) Pokračuje se s vyplněním variabilního symbolu.

6) Dále jsou na řadě časové údaje. Ty jsou stejné jako na předpisu faktury.

7) Oblast logistika se vyplňuje v případě, že se jedná o fakturu, která spadá do likvidace faktur. V takovém případě se vyplňuje číslo zakázky nebo číslo dodacího listu. 8) Do fakturovaného obnosu se vyplňuje celá částka faktury, pokud je měnou CZK, tak stačí použít klávesu Enter a měna se dotáhne.

9) V účetní specifikaci se vyplňuje účetní kontace, kde je předvyplněn saldokontní účet, útvar, dokladová řada a informace, zda má být doklad po rozúčtování ihned zaúčtován.

10) Nakonec se vyplní popis faktury nebo poznámka a klikne se na ikonu uložit nebo se stiskne klávesa F9. Jeden z těchto údajů lze nastavit, aby se propisoval k účetním řádkům v rozúčtování.

11) Po uložení hlavičky faktury se nám program přepne na další záložku do rozúčtování. V rozúčtování je vygenerován jeden řádek, který se musí doupravit. Tento řádek vznikl na základě vyplněné účetní kontace na hlavičce faktury.

12) Musí se vyplnit účet MD, pokud je nastavena povinnost útvaru, tak útvar, obnos základu a daňová skupina. Tyto údaje je možné mít nastaveny v účetní souvztažnosti a byly by vyplněny automaticky. Pak se klikne na ikonu uložit nebo klávesu F9.

13) Poté si jen kliknete na ikonu Generuj DPH a vygeneruje se řádek s DPH.

14) Faktura je rozúčtovaná do nuly, dostala příznak zaúčtováno a tím pádem se promítla i do hlavní knihy.

1) Založí se nový doklad s typem dokladu Dobropis.
2) Pokračuje se se standardním pořízením jako u klasické faktury, jen obnos bude mít mínusovou částku.

3) Doúčtujeme doklad do nuly a provede se jeho úhrada.
4) Úhrada může být dvěma způsoby:

• Klasická platba bankou/pokladnou, kde bude použit typ dokladu Dobropis k DF (příjem na účet).
  

• Částečná úhrada faktury.
  

5) Jedná-li se o částečnou úhradu faktury, tak si na dobropisu klikneme na záložku související doklady a klikneme na ikonu přiřadit doklad.

6) Nabídnou se všechny doklady od stejné firmy a zde se musí jen vybrat příslušný související doklad.

7) Takto je dobropis uhrazen v plné výši a faktura jen částečně.

1) Nejprve se musí založit nový doklad s typem dokladu Zálohový list. O tomto dokladu se neúčtuje, je jen evidenční pro propojení s platbou.

Na hlavičce tohoto dokladu je použit saldokontní účet 314000. Tento účet musí být v účtové osnově označen, že slouží k odpočtu zálohy.

2) Dále přijde platba na tento doklad.

3) Jakmile je Zálohový list zaplacen, tak se může pořídit daňový doklad. K Daňovému dokladu můžeme připojit pouze zaplacené zálohové listy. Pořizujeme nový doklad s typem dokladu Daňový doklad, po vyplnění firmy se nám nabídnou zaplacené zálohové listy, které k tomuto daňovému dokladu můžeme připojit.

Vybereme zaškrtnutím a „fajfkou“. Po vyplnění všech náležitostí na hlavičce dokladu můžeme doklad uložit. Po uložení vyskočí tabulka s potvrzením, že se tato platba vztahuje k tomuto daňovému dokladu. Potvrdíme „fajfkou“. Důležité je, aby saldokontní účet na hlavičce dokladu byl stejný jako saldokontní účet u zálohového listu.

V tento moment máme připravený Daňový doklad k rozúčtování.

4) Daňový doklad se bude účtovat jako zálohový účet proti jinému zálohovému účtu.

5) Účet 314000 nám vyrovnává platbu zálohového listu s daňovým dokladem. Účet 314001 nám otevírá nový párovací případ. V účtové osnově musí být účet 314001 také označen jako zálohový (jako účet 314000), to samé platí pro účet DPH. Bez tohoto nastavení by se na vyúčtovací faktuře negeneroval odpočtový řádek s DPH.

6) Následuje pořízení vyúčtovací faktury. Použijeme typ dokladu Faktura nebo Faktura konečná. Rozdíl v těchto typech dokladů není, ale slouží nám jako parametr pro možné odfiltrování všech konečných faktur. Po vyplnění dodavatele vyskočí tabulka pro propojení daňového dokladu.

7) Zaškrtneme a potvrdíme „fajfkou“. Pokračujeme se standardním pořízením faktury.

8) V ideálním případě na vyúčtovací faktuře nebude doplatek nebo nedoplatek a doklad bude tedy na nulu.

9) Jako saldokontní účet už použijeme účet 321000.
10) Po uložení se dostaneme do rozúčtování, kde máme vygenerovány tři řádky. První dva řádky jsou řádky s odpočtem zálohy (jsou převzaty z daňového dokladu). Je na nich vyplněn variabilní symbol zálohy a doklad zálohy s příslušnou částkou k odpočtu.

11) Posledním řádkem musíme začít s doúčtováním dokladu do nuly. Můžeme tedy použít nákladový účet 518000 a k němu si necháme poté vygenerovat DPH.

12) Doklad máme tedy rozúčtován do nuly.
13) Můžeme se podívat na záložku související doklady, zde uvidíme všechny doklady související s tímto případem.

V určitých případech je možné pracovat s variantou bez daňového dokladu nebo bez zálohového listu.

1) Pořízení zálohového listu.
2) Platba zálohového listu.
3) Vyúčtovací faktura.
Odpočet je uveden v celkové výši z platby zálohového listu. Daňový základ a DPH je z celkové realizace.

1) Pořízení daňového dokladu s typem dokladu Daňový doklad bez zálohového listu (např. Platební kalendář). 2) Pořízení platby daňového dokladu. 3) Pořízení vyúčtovací faktury.

1) Pořídí se došlá faktura.

2) V rozúčtování bude použit účet na straně MD, který bude v účtové osnově označen, že je likvidační.

3) Po zaúčtování faktury vzniká likvidační případ. Na tento případ se můžeme podívat dvěma způsoby:

• Přes záložku likvidace.

• Skrze volbu v menu.

4) V likvidaci faktur poté vidíme tento případ. V levé části jsou údaje o faktuře a jak je faktura zaúčtována.

5) V pravé části jsou údaje o příjemkách a dalších nákladech. Pokud je na příjemce vyplněna dokladová řada faktury a číslo dokladu faktury, tak se při importu tohoto dokladu ze Skladů do Finančního účetnictví automaticky propojí v likvidaci faktur s příslušnou fakturou do jednoho případu. Dalšími možnými parametry na párování faktury a příjemky je číslo dodacího listu nebo číslo objednávky.

6) Po přiřazení příjemky do likvidačního případu je téměř hotovo. Zbývá jen pořídit náklad/cenovou odchylku na zbývající částku.

7) Do určitého limitu lze tuto odchylku generovat automaticky. Limit se nastavuje v konfiguraci likvidace faktur jako daná částka nebo procentuální hodnota.

8) Tuto odchylku můžeme generovat dvěma způsoby:

• Kliknutím na ikonu zlikvidovat.

• Kliknutím na ikonu generovat cenovou odchylku.

9) Pokud by odchylka přesáhla limit, tak se musí použít ikona pořídit náklad. Doklad se následně vygeneruje jako hlavička a pak se musí ručně doúčtovat.

10) Po vygenerování odchylky/nákladu se nám likvidační případ přepne do stavu zlikvidováno.

11) Máme tedy vyrovnán účet 131001 na straně MD na faktuře s účtem 131001 na straně DAL na příjemce a ostatních nákladech.

1) Najdeme si nezaplacenou fakturu, kterou chceme stornovat.

2) Pokud na ní stojíme (je podbarvena šedou nebo modrou barvou), tak můžeme použít ikonu Storno.

3) Program Vás vyzve k vyplnění účetního období storna a po kliknutí na OK se ještě zeptá, zda opravdu chcete storno vytvořit. Po potvrzení se vygeneruje storno doklad.

4) Storno doklad se vytvořil a tímto dokladem je uhrazen původní doklad. Ve sloupci zbývá je vyplněna nula.

FÚ umožňuje provádět výpočet dodavatelsko-odběratelského skonta z celkové částky faktury. Dny skonta a % skonta lze zadávat při pořizování faktur. Pokud jsou uvedeny v adresáři firem jsou doplněny automaticky na příslušnou pořizovací obrazovku s možností přepisu.
Nejčastěji se skonta využívají u došlých faktur. O % skonta je pak automaticky snížen příkaz k úhradě. Při zpracování platby se případ dorovná vytvořením skonta.
Skonta lze vytvářet i u vystavených faktur, ale běžná praxe je taková, že se u těchto dokladů vytváří ve Fakturaci dobropis.

1)Nejprve se musí nastavit konfigurace pro skonta. V konfiguraci FÚ si nastavíme tyto parametry pro skonta. Zaškrtnutím používat skonto ve finančním styku potvrzujeme, že se nám skonto má vytvářet při propojení s fakturou.

Dále se nastaví kontace pro tuzemské a zahraniční skonto. Kontace nese údaj o dokladové řadě a o automatickém zaúčtování.

Na kontaci je dále připojena i účetní souvztažnost, kde se určuje účtování skonta.

2) Dále se v Adresáři firem musí nastavit dny a procenta skonta pro dané firmy. Pokud bude faktura uhrazena do 14 dnů, tak se vygeneruje skonto ve výši 2 % z částky.

3) S tímto nastavením se můžeme pustit do pořízení faktury.

4) Na záložce doplněk se dotáhly údaje z Adresáře firem.

5) Po zaplacení faktury a přiřazení platby k faktuře nám vzniká skonto doklad a k tomu příslušný kurzový rozdíl.

6) Vidíme tedy, že byla přiřazena platba k faktuře, k ní se spočítal kurzový rozdíl a bylo to do 14 dnů od data vystavení dokladu, takže se vygeneroval i skonto doklad se svým kurzovým rozdílem. Faktura je tedy uhrazena do nuly.

1) V deníku došlých faktur si najdeme fakturu, kterou chceme platit. Může jich být i více najednou.

2) Faktura musí splňovat určité parametry, aby šla zaplatit. Tyto parametry jsou:

• Musí být předaná a odsouhlasená.

• Musí mít vyplněn analytický účet banky.

• Musí mít vyplněnou formu úhrady.

• Musí mít vyplněno bankovní spojení.

3) Jakmile má faktura vyplněné tyto parametry, tak jsou tu dvě možnosti, jak vytvořit příkaz k úhradě.

• Volbou příkazy k úhradě.

• Přes ikonu zaplatit.

4) Pokud se použije ikona Zaplatit, tak se program zeptá, zda má vytvořit platební příkazy na všechny označené faktury. Faktury se označují zaškrtávátkem vlevo.

5) Po potvrzení se Vám otevře okno s vygenerovanými příkazy k úhradě.

6) Na tyto příkazy už jen vytvoříte soubor, který načtete v bance.
7) Tento soubor vytvoříte zatržením příkazů k úhradě a kliknutím na ikonu ABO – export příkazů.

8) Vyskočí na Vás tabulka, kde si vyberete příslušný účet, ze kterého se bude faktura platit. Zde provedete výběr „fajfkou“.

9) Potvrdíte, že se jedná o tuzemský formát.

10) Objeví se tabulka, kde si zadáte datum zpracování v bance. Můžete si zaškrtnout, že chcete toto datum přebírat do data splatnosti (takže se u všech faktur, které platíte změní datum splatnosti) a můžete si i upravit název souboru.

11) Potvrdíte, že chcete opravdu zpracovat označené příkazy a uložíte si soubor k sobě na PC. Dále už jen tento soubor naimportujete do bankovního SW.

12) Příkazy jsou odeslané do banky a na všechny faktury se zapsalo, že jsou odeslané příkazy k úhradě.

13) Na tyto faktury se znovu příkaz k úhradě nevytvoří.