Orsoft Open

Jedná se o upomínky vystavené tj. takové, které vystavujeme odběrateli v případě, že nezaplatil příslušnou fakturu v požadovaném termínu. Upomínky lze vystavovat jak v tištěné podobě, tak i v elektronické podobě. Elektronické upomínky je možné zasílat buď e-mailem nebo do datové schránky. Upomínky je možné vytvářet nejen v češtině, ale také v další jazykových mutacích. Před prvním vystavením upomínek je nezbytně nutné provést a ověřit všechna potřebná nastavení! Část z těchto nastavení se týká pouze elektronických upomínek, i pro tištěné upomínky je však potřeba provést úpravu tiskových šablon podle konkrétních podmínek uživatele.

Jde o nastavení nutné pro elektronickou formu upomínek, ale prakticky jde o konfiguraci přístupu k internetu pro obecné použití v rámci celého Orsoftu Open . Pro odesílání e-mailů musí být nastaven SMTP server a také zadána odchozí elektronická adresa. Pro odesílání do datových schránek je nutné nastavit informace o uživateli a heslo.

Nastavení se provádí v nabídce Administrace – Parametry - Konfigurace – Internet Příklad nastavení pro firmu ORTEX je zřejmý z následující obrazovky:

Nastavení cest je používáno v Orsoftu Open pro nejrůznější účely. Pro elektronické upomínky je důležitá cesta pro „výstupy“ - na této cestě se vytvářejí elektronické upomínky formátu PDF a tamtéž se také podepisují elektronickým podpisem.

Nastavení cest se provádí v nabídce Administrace – Parametry - Konfigurace – Nastavení cest

Každý uživatel, který odesílá upomínky elektronicky, musí mít svůj certifikovaný elektronický podpis a/anebo přístup k němu.

Nastavení elektronického podpisu je k dispozici v nabídce Kmenová data – Parametry – Konfigurace – Klíče a certifikáty. Podrobnější informace o elektronickém podpisu jsou v nápovědě k tomuto nastavení.

Parametry pro zpracování dokumentů jsou uloženy v číselníku s názvem ofad . Tento číselník je využíván jak pro elektronické, tak i pro tištěné upomínky. Jde o číselník systémový a je dodáván jako vzorový spolu s programovým vybavením. Autoři programů jej mohou postupně doplňovat o parametry pro nově zařazené (systémové) elektronické dokumenty. Pro upomínky jsou z tohoto číselníku používány záznamy s klíčem PUPOM1, PUPOM2 a PUPOM3.

Číselník je k dispozici v nabídce Kmenová data – Číselníky – Parametry – Správa původních číselníků.

Tento číselník může obsahovat jak uživatelské, tak i systémové záznamy. Vzorové systémové záznamy pro tento číselník jsou dodávány ve vzorovém číselníku s názvem odruh . Pro upomínky je nezbytný záznam s klíčem UPOM_V . Klíč záznamu UPOM_V se nesmí měnit. Ostatní položky u tohoto záznamu je třeba nastavit podle podmínek uživatele. Dobře je třeba zvážit nastavení masky dokumentu, na základě které se vytváří číslo dokumentu. Masku nelze dodatečně změnit! Zadaná cesta do úložiště elektronických dokumentů musí být platná! Číselník je k dispozici v nabídce Administrace – Elektronické dokumenty – Druhy elektronických dokumentů.

Tento číselník je systémový a je dodáván pod názvem otyped společně se softwarem jako vzorový. Číselník je k dispozici v nabídce Administrace – Elektronické dokumenty – Typy zobrazení dokumentů. Pro potřeby upomínek se z tohoto číselníku používá záznam s klíčem ACROBAT (více viz následující obrázek):

Jako součást programového vybavení jsou dodávány i vzorové šablony pro upomínky. Šablony se používají při tisku upomínek (i tisk pro interní potřebu nebo dopis k odeslání) či při jejich odeslání e-mailem nebo do datové schránky. Stejné šablony se používají i pro interní upomínky. Z těchto šablon je třeba v procesu implementace vycházet a pokud je třeba, tak upravit jejich obsah podle konkrétních podmínek uživatele.

Seznam standardně dodávaných šablon:

pupom0 – základní šablona upomínky - dopis k odeslání

pupom0i – základní šablona upomínky pro interní potřebu

pHeadFrame - hlavička dokumentu (lze doplnit např. logo)

pvfUpomAdrFrame - adresní rámeček (neměl by se měnit – používá se např. i u penále ap.)

pupom01TextXX - rámeček s textem upomínky č. 1 v jazyku XX

pupom02TextXX - rámeček s textem upomínky č. 2 v jazyku XX

pupom03TextXX - rámeček s textem upomínky č. 3 v jazyku XX

Předpokládané jazykové mutace: 01 – čeština, 02 – slovenština, 03 – angličtina, 04 – němčina, 05 – francouzština, 06 – španělština, 07 – italština. Standardně jsou šablony naplněné pouze pro češtinu a slovenštinu. V případě, že potřebujete další jazykové mutace, je třeba si je předem připravit.

Jak postupovat v případě, že si chcete šablony upravit ? Nejdříve si z dodávaných systémových šablon pro upomínky vytvoříte uživatelské šablony pro upomínky. Kde: v nabídce Finanční účetnictví – Pohledávky – Upomínky – Prohlížení – ikona s tiskárnou na horní liště – Konfigurace menu tisky Po kliknutí na Konfiguraci menu tisky se otevře se následující obrazovka:

V menu si najedete na příslušný tiskový výstup a kliknete na ikonu „opis“. Tímto si vytvoříte uživatelskou variantu šablon pro upomínky , kterou si můžete upravovat podle svých potřeb. Nová uživatelská nabídka je na konci nabídek a je zvýrazněná tučným písmem. Při vytváření uživatelské varianty výstupu dochází k tomu, že se všechny šablony pro upomínky (viz seznam výše) uložené v knihovně automaticky uloží na server a jsou k dispozici pro provedení změn uživatelem. Dále již pracujete s uživatelskou variantou výstupu – tj. na následující obrazovce zvolíte příslušnou nabídku + kliknete na ikonu „opravit“ a následně na tlačítko „Editace“.

Po kliknutí na tlačítko „editace“ se dostanete do návrháře sestav iReport a otevře se vám příslušná sestava k úpravě. V případě upomínek však nejde jen o jednu sestavu, ale o relativně složitý komplex, který se skládá z několika částí - kromě hlavního návrhu sestavy jsou používány i tzv. subreporty (dílčí reporty, části sestavy). Prvním ze subreportů je tzv. Page header tj. hlavička sestavy, do které si například můžete vložit logo své firmy nebo si ji uspořádat podle svých představ. Pokud chcete upravovat subreport, kliknete na plochu subreportu pravým tlačítkem myši, zvolíte otevřít a subreport se vám otevře v samostatném okně.

Vložení loga firmy do hlavičky upomínek Vzorové šablony upomínek jsou připravené tak, že si uživatel může do nich přidat logo své firmy. Je třeba mít k dispozici grafickou podobu loga firmy – obrázek s názvem logo.jpg (cca 700 x 300 pixelů). Vzhledem k relativně malému prostoru v hlavičce je třeba ověřit a případně logo či jeho umístění v hlavičce sestavy upravit. Takto vypadá vložené logo ORTEXu do hlavičky sestavy (pHeadFrame.jrxml) v návrháři sestav iReport:

Výsledkem je hlavička sestavy doplněná logem firmy:

Analogicky postupujeme při úpravě dalších částí upomínky, zejména při vytváření jazykových mutací upomínky. Potřebujeme-li například upomínku č. 1 v angličtině, vybereme si v Group Header 1 subreport s názvem pupom01Text03 , otevřeme jej, upravíme si anglický text a uložíme. pravy provedeme také v „patě sestavy“ tj. otevřeme si subreport v pravém spodním rohu obrazovky (Group Footer 1), doplníme jméno účetní, která bude upomínky odesílat. Při ukládání provedených změn se program ptá, zda uložit změny na server. Pokud chceme změny na server uložit (jsou správné), odpovíme „ano“. Při příštím spuštění uživatelské varianty upomínek se provedené a uložené změny projeví. Po provedených změnách si samozřejmě ověříme vytisknutím zkušební upomínky, jak se změny promítly do obsahu a formy upomínek.

Adresy pro elektronickou komunikaci Pokud budeme posílat upomínky v elektronické podobě, musíme mít k dispozici i elektronické adresy, na které se budou upomínky zasílat. Elektronické adresy pro jednotlivé odběratele jsou uloženy v adresáři dodavatelů odběratelů, přesněji řečeno v části adresáře nazvané „Elektronická komunikace“.

Elektronickou komunikaci s každým odběratelem je třeba si předem dohodnout, získat od odběratele e-mailové adresy příjemců elektronických upomínek (kód datové schránky) a zapsat je do tabulky pro elektronickou komunikaci v adresáři. Nastavení pro elektronickou komunikaci je třeba stále udržovat v aktuálním stavu. Elektronická adresa uvedená zde se použije v okamžiku, kdy se vytvářejí upomínky.

Vzorová šablona mailu, ke kterému je upomínka přiložena je součástí programového vybavení. Šablona obsahuje subject (předmět) a tělo mailu (zprávu). Tuto šablonu lze v případě potřeby upravit pro daného uživatele, toto se standardně provádí v Administraci - Nástroje administrátora - Správa systémových zdrojů aplikace - Systémové šablony mailů.

Jedná se o penále vypočtené a vystavené tj. takové, které vystavujeme odběrateli v případě, že nezaplatil příslušnou fakturu v požadovaném termínu, podle podmínek penalizace. Penále lze rovněž tak vystavovat jak v tištěné podobě, tak i v elektronické podobě. Pro elektronické penále platí totéž co pro upomínky - je možné jej zasílat buď e-mailem nebo do datové schránky.Penále je možné vytvářet nejen v češtině, ale také v další jazykových mutacích. Před prvním vystavením penále je nezbytně nutné provést a ověřit všechna potřebná nastavení! Část z těchto nastavení se týká pouze elektronických penále, i pro tištěné upomínky je však potřeba provést úpravu tiskových šablon podle konkrétních podmínek uživatele. O úpravě tiskových šablon platí totéž co pro upomínky, rovněž tak pro nastavení elektronických penále.

Číselník Parametry pro zpracování dokumentů ofad - pro penále jsou z tohoto číselníku používány záznamy s klíčem PPEN.

Číselník Druhy elektronických dokumentů odruh - pro penále je nezbytný záznam s klíčem PENALE s maskou PENALrrrmmdd0000001.

Šablony pro penále:

Jako součást programového vybavení jsou dodávány vzorové šablony pro penále. Šablony se používají při tisku penále (i tisk pro interní potřebu nebo dopis k odeslání) či při jejich odeslání e-mailem nebo do datové schránky. Stejné šablony se používají i pro interní penále. Z těchto šablon je třeba v procesu implementace vycházet a upravit jejich obsah podle konkrétních podmínek uživatele.

Seznam dodávaných šablon: penale0 – základní šablona penále - dopis k odeslání (neupravovat!),penale0i – základní šablona penále pro interní tisk jako takové (neupravovat!), pHeadFrame - hlavička dokumentu stejná i pro upomínky např. (lze doplnit např. logo) penale0Detail - tisk detailu (neměnit) pvfUpomAdrFrame - adresní rámeček (neměl by se měnit – používá se např. i u upomínek ap.) pupom0Podpis - podpisový rámeček (upravit podle firmy a osoby, která bude penále podepisovat) penal0TextXX - rámeček s textem upomínky č. 1 penále v jazyku XX penal0TextYY - rámeček s textem penále v jazyku YY a obdobně další jazky.

Postupy úpravy šablon pro penále jsou jinak shodné s výše uvedenými postupy pro upomínky.

Šablona mailu pro penále - vzorová šablona mailu, ke kterému je penále přiloženo je součástí programového vybavení.