Účetní žádosti

Tato tabulka vytváří žádosti o zaučtování dokladů z logistiky OR-SYSTEM OPEN do ekonomiky nové finanční účetnictví OR-OPEN žádosti se vytváří pro dva subsystémy

• FAV Vystavené faktury
• SKL Skladové hospodářství

Nutnou podmínkou správné práce účetních žádostí je založení parametru účetní žádosti

Modul slouží k zaučtování dokladů logistiky ve finančním účetnictví Popis atributů interface žádosti zaučtování

• Druh věty např „UZ“
• číslo dokladu žádosti pořadové číslo žádosti podle parametrů číslování účetních žádostí
• autor záznamu
• datum vytvoření záznamu
• autor změny záznamu
• datum změny záznamu
• typ věty odkaz na parametr účetní žádosti
• datum účetního případu datum podle primárního dokladu ke kterému se účetní žádost vztahuje
• variabilní symbol plní se jen pro subsystém FAV
• příznak převodu do ekonomiky
  • nevyplněno záznam nebyl zpracován ve FU je ve stavu připavuje se
  • 1 záznam nebyl zpracován ve FU je ve stavu připraven ke zpracování
  • J záznam byl zpracován ve FU bez chyby
  • N záznam zpracován ve FU s chybou
• příznak generovaného dokladu

rozlišení zda byl záznam generovaán nebo vytvořen ručním záznamem do žádosti

• příznak vytištění bez významu
• příznak ruční opravy bez významu
• zákaz aktualizace bez významu
• podsystém FAV pro vydané faktury nebo SKL pro skladové doklady
• způsobitel vydaná faktura RK nebo skladový doklad LK
• systemové číslo způsobitele
• rok skladové závěrky jen pro subsystem SKL
• období skladové záverky jen pro subsystem SKL
• stav záznamu
  • 00 Záznam se generuje
  • 10 Záznam je připraven k odeslání do účta jen pro subsystem SKL
  • 20 Bez významu
  • 30 Záznam odeslán do účta jen pro subsystem SKL
  • 40 Záznam zpracován účtem

• informace o stavu zpracování ve FU
  • Nezpracováno
  • J Převzato bez chyby
  • N Převzato z chybou
• číslo účetní zakázky
• primární číslo dokladu
• dokladová řada
• měna
• firma subsystém FAV číslo odběratele
• text popis případné chyby
• datum převzetí v FU
• autor převzetí ve FU
• datum zaučtování v FU
• autor zaučtování v FU
• vazba na účetní deník způsobitel
• vazba na účetní deník systémové číslo
• typ dokladu

popis atributu řádku účetní žádosti

• druh věty např „UZ“
• číslo dokladu odkaz na číslo účetní žádosti záhlaví
• číslo řádku účetní žádosti
• systémové číslo řádku účetní žádosti
• autor záznamu
• datum vytvoření
• autor změny
• datum změny
• způsobitel viz

Úvod

Předpokladem pro úspěšné zpracování účetních žádostí v účetnictví Open je správně nastavené prostředí v Orsoft Open a připravené žádosti o zaúčtování na straně Orfertu. Jak probíhá příprava účetních žádostí na straně Orfertu je popsáno v samostatném dokumentu kolegů z OR-CZ. Účetní žádosti jsou novým rozhraním mezi Orfertem a Orsoftem Open. Toto rozhraní nahrazuje původní rozhraní MSU/MSV, které fungovalo mezi Orfertem a původním Orsoftem. Zpracování účetních žádostí umožňuje jak zpracování vydaných faktur z Orfertu, tak zpracování skladových transakcí z Orfertu. Každé z těchto zpracování funguje trochu jinak, neboť princip naplnění účetních žádostí je jiný pro vydané faktury a jiný pro skladové transakce.

Terminologie

• Ekonomika = obecné označení pro Orsoft Open • Logistika = obecné označení pro Orfert • Rozhraní = obecné označení pro vazbu mezi Orfertem a Orsoftem Open = účetní žádosti • Skladový doklad = v logistice doklad, obsahující skladové transakce • Skladová transakce = skladový pohyb = řádek skladového dokladu • UZK = žádost o zaúčtování • UZZ = řádek žádosti o zaúčtování • UZL = informace pro likvidaci • PVFHL = hlavička vydané faktury v ekonomice • PIDHL = hlavička interního dokladu • PUCN = účetní položky vydané faktury nebo skladové transakce = rozúčtování dokladu • PLIK = informace u interního dokladu pro likvidaci příjemek = vazba na PIDHL = 1:1

Před vlastním zpracování účetních žádostí je třeba na straně ekonomiky nastavit některé údaje.

Nastavení konfigurace účetních žádostí

V konfiguraci pro ekonomiku je také konfigurace účetních žádostí, která zahrnuje zatím 3 parametry:

Věcná (neúčetní) likvidace příjemek do PLIK – zde se případně zaškrtne, zda se mají zpracovávat i údaje pro likvidaci přijatých faktur z UZL Záchytná daňová skupina pro nenumerické DS – pokud z Orfertu přijde nějaká nenumerická daňová skupina, tak se tato záchytná DS zapíše do rozúčtování PUCN Daňová skupina pro haléřové vyrovnání – pokud na větě UZZ není vyplněna daňová skupina UZZ_KDS a zároveň je nulové procento UZZ_DAN_PROC a zároveň se jedná o haléřové vyrovnání, kdy je v RK_HW_ZBYTEK nějaký obnos, tak se použije tato konstanta z konfigurace pro DS v rozúčtování PUCN Dále je třeba mít v konfiguraci vydaných faktur vyplněný analytický účet pro vydané faktury.

Všechny použité dokladové řady, které přijdou v datech účetních žádostí z faktur i ze skladových pohybů, musí existovat v číselníku dokladových řad ODDR a musí mít vyplněné příslušné parametry. Při zpracování účetních žádostí se negeneruji nová čísla dokladů před masku DŘ, ale přebírají se čísla prvotních dokladů. Pro správné zaúčtování ve FÚ je potřeba mít správně vyplněnou dokladovou řadu, na hlavičce UZK pro vydané faktury a na položkách UZZ pro skladové pohyby. Pokud by nebyla v nějaké účetní žádosti tako položka vyplněná, bere se konstantní DŘ „UZK“. Tam, kde se bude využívat tabulka UZL pro likvidaci faktur musí korespondovat DŘ na UZL s DŘ na souvisejícím UZZ, neboť se musí tyto 2 doklady spojit do jednoho dokladu v ekonomice.

Všechny použité účty, které přijdou v datech účetních žádostí z faktur i ze skladových pohybů, musí existovat v účtové osnově OCUO. Účty, které vstupují do likvidace přijatých faktur, musí mít vyplněný příznak pro likvidaci – likvidace materiálových faktur.Pokud má být nějaký účet povinně zakázkový nebo má mít povinně vyplněn útvar, tak musí mít v záložce dimenze tuto vazbu definovanou.

Všechny použité daňové skupiny v rozhraní UZZ_KDS musí existovat v číselníku daňových skupin ODANSK a musí mít vyplněné příslušné parametry.

V rozhraní se využívá hlavně pro faktury, kdy je možné konkrétnímu kódu kontace zadat příslušnou dokladovou řadu a saldokontní účet a útvar. Dále se využívá, pokud se má po převzetí účetních žádostí ekonomikou rovnou i automaticky zaúčtovat. Podrobněji je popsáno v dokumentu FÚ.

Do ekonomiky jsou z logistiky zasílány žádosti o zaúčtování vydaných faktur, co jedna faktura to jedna žádost. Tedy každá vydaná faktura má jednu účetní žádost UZK a k té příslušné řádky účetní žádosti UZZ. Vazba mezi účetní žádostí a řádkem účetní žádosti je přes uzk_id_nr. Účetní žádosti neobsahují všechny informace nutné pro převzetí do ekonomiky, tak se při vlastním zpracování dočítají některé údaje přímo s logistiky. Faktury se do ekonomiky zapisují s číslem faktury, které je vyplněno v uzk_doklad. Před vlastním zpracováním v ekonomice se provádí celá řada vstupních kontrol hlavně z důvodu minimalizace možných chyb ze zpracování. Pokud se odhalí chyba již ve vstupní kontrole, UZK/UZZ se do ekonomiky ani nepřevezme, ale označí se chybou na UZK a UZZ. Většinou se jedná o neexistující účty MD/DAL, neexistující útvary MD/DAL, neexistující zakázky u povinně zakázkových účtů, chybné daňové skupiny u faktur apod. Seznam možných chyb je připojen na konci tohoto dokumentu a případně je to též samostatný dokument. Tyto chyby jsou většinou odstraněny během najíždění rozhraní a po správném nastavení v ekonomice už se vyskytují minimálně. Do ekonomiky se vydané faktury zapíší do deníku vydaných faktur PVFHL a řádky faktury se zapíší do účetních položek PUCN.

Do ekonomiky jsou z logistiky zasílány žádosti o zaúčtování skladových transakcí, ale na rozdíl od faktur jsou zasílány dávkově. To znamená, že jedna žádost UZK je jen formální dávka, která zahrnuje mnoho různých řádků žádosti UZZ, což jsou různé skladové transakce za určité období, které spolu nesouvisí. Vazba mezi účetní žádostí a řádkem účetní žádosti je přes uzk_id_nr, ale je to jen formální vazba. Číslo skladového dokladu, do kterého patří skladová transakce, která se má prostřednictvím UZZ zaúčtovat, je uloženo v sloupci uzz_doklad. Před vlastním zpracováním v ekonomice se provádí celá řada vstupních kontrol hlavně z důvodu minimalizace možných chyb ze zpracování. Pokud se odhalí chyba již ve vstupní kontrole, UZK/UZZ se do ekonomiky ani nepřevezme, ale označí se chybou na UZK a UZZ. Většinou se jedná o neexistující účty MD/DAL, neexistující útvary MD/DAL, neexistující zakázky u povinně zakázkových účtů, chybné daňové skupiny u faktur apod. Seznam možných chyb je připojen na konci tohoto dokumentu a případně je to též samostatný dokument. Chyby jsou většinou odstraněny během najíždění rozhraní a po správném nastavení v ekonomice už se vyskytují minimálně.

Zpracování skladových transakcí se navíc ještě liší podle toho, zda se jedná o příjemku nebo o ostatní skladové doklady. Pro příjemky je možné kromě UZK a UZZ ještě generovat UZL, ve kterém jsou informace pro likvidaci příjemky.

Do ekonomiky se skladová transakce z UZZ zapíše do deníku interních dokladů PIDHL a do účetních položek PUCN. Pokud se jedná o příjemku, tak se navíc údaje z UZL zapíší do tabulky pro likvidaci přijatých faktur PLIK. Tento PLIK je pevně svázán s hladičkou interního dokladu 1:1. Pokud je k 1 příjemce navázáno několik různých přijatých faktur, tak vznikne v interních dokladech tolik PIDHL s různými PLIK, kolik je různých přijatých faktur pro jednu příjemku.

UZK se v ekonomice zpracuje pouze jednou. Pokud se některé UZZ nepodaří zaúčtovat, jsou do ekonomiky zaslány znovu v rámci jiného UZK.

Do ekonomiky se z UZK vybírají všechny věty UZK, které mají v uzk_prev = „1“, neboli je záznam UZK připraven pro zpracování v ekonomice. Po úspěšném zpracování v ekonomice se mění příznak uzk_prev = „J“, pokud se nepodaří zpracovat některý záznam UZZ v rámci jednoho UZK v ekonomice, tak se změní příznak uzk_prev=“N“.

uzk_prev = řídící informace pro zpracování UZK

• • uzk_prev = „ “ ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• • uzk_prev = „1“ ⇒ záznam UZK je připraven ke zpracování v ekonomice
• • uzk_prev = „2“ ⇒ záznam UZK je převzat ekonomikou ke zpracování
• • uzk_prev = „J“ ⇒ všechny záznamy UZZ patřící zpracovanému záznamu UZK byly ekonomikou zaúčtovány
• • uzk_prev = „N“ ⇒ alespoň jeden UZZ patřící zpracovanému UZK nebyl v ekonomice zaúčtován

uzk_stav_ucto = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní

• • uzk_stav_ucto = 0 ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• • uzk_stav_ucto = 10 ⇒ záznam UZK je připraven ke zpracování v ekonomice Odpovídá hodnotě uzk_prev = „1“
• • uzk_stav_ucto = 20 ⇒ chyba vstupní kontroly, na některém UZK nebo UZZ byla zjištěna chyba a převzetí UZK se neprovedlo
• • uzk_stav_ucto = 30 ⇒ záznam UZK je převzat ekonomikou ke zpracováníOdpovídá hodnotě uzk_prev = „2“
• • uzk_stav_ucto = 40 ⇒ záznam UZK byl zpracován v ekonomice; bez ohledu na to, zda se při zpracování jemu příslušejících záznamů UZZ vyskytla chyba či nikoliv Odpovídá hodnotě uzk_prev = „J“ nebo „N“

uzk_ucto_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní

• • uzk_ucto_ok =“ „⇒ záznam UZK ještě nebyl zpracován ekonomikou
• • uzk_ucto_ok = „J“ ⇒ všechny záznamy UZZ patřící zpracovanému zpracovávanému záznamu UZK byly ekonomikou zaúčtovány Odpovídá hodnotě uzk_prev = „J“ a hodnotě uzk_stav_ucto = 40
• • uzk_ucto_ok = „N“ ⇒ alespoň jeden záznam UZZ, patřící zpracovanému záznamu UZK nebyl ekonomikou zaúčtován Odpovídá hodnotě uzk_prev = „N“ a hodnotě uzk_stav_ucto = 40

uzk_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu

• • uzk_e_zp = „PvfHl“ ⇒ pro faktury vydané
• • uzk_e_zp = „PidHl“ ⇒ pro skladové pohyby

uzk_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu *• uzk_e_zp_idpk = idpk_PVFHL ⇒ idpk deníku vydaných faktur pro vydané faktury *• uzk_e_zp_idpk = 0 ⇒ protože jedna dávka UZK obsahuje celou řadu různých skladových pohybů zapsaných do různých dokladů v deníku interních dokladů – vazba je realizována až v tabulce UZZ

Vysvětlení některých důležitých příznaků na UZZ

uzz_stav_ucto = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní

• • uzz_stav_ucto = 0 ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• • uzz_stav_ucto = 10 ⇒ záznam UZZ je připraven ke zpracování v ekonomice
• • uzz_stav_ucto = 20⇒ chyba vstupní kontroly, na některém UZZ byla zjištěna chyba a převzetí UZZ se neprovedlo
• • uzz_stav_ucto = 30 ⇒ záznam UZZ je převzat ekonomikou ke zpracování
• • uzz_stav_ucto = 40 ⇒ záznam UZZ byl zpracován v ekonomice bez ohledu na to, zda se při jeho zpracování vyskytla chyba či nikoliv

uzz_ucto_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní

• • uzz_ucto_ok =“ “ ⇒ záznam UZZ ještě nebyl zpracován ekonomikou
• • uzz_ucto_ok = „J“ ⇒ záznam UZZ byl ekonomikou zaúčtován
• • uzz_ucto_ok = „N“ ⇒ záznam UZZ nebyl ekonomikou zaúčtován

uzz_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu

• • uzk_e_zp = „PvfHl“ ⇒ pro faktury vydané
• • uzk_e_zp = „PidHl“ ⇒ pro skladové pohyby

uzz_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu

• • uzz_e_zp_idpk = idpk_PVFHL ⇒ idpk deníku vydaných faktur pro vydané faktury
• • uzz_e_zp_idpk = idpk_PIDHL ⇒ idpk deníku interních dokladů pro různých skladové pohyby

uzz_ucto_chyba = při neúspěšném převzetí plní ekonomika číslem chyby

• • uzk_ucto_chyba = 0 ⇒ převzetí proběhlo bez chyby
• • uzk_ucto_chyba = > 0 ⇒ při převzetí nebo při účtování došlo k chybě – charakter chyby je připojen na konci dokumentu

Vysvětlení některých důležitých příznaků na UZL

uzl_prev = řídící informace pro zpracování UZK

• uzl_prev = „ “ ⇒ záznam UZL se právě generuje na straně logistiky
• uzl_prev = „1“ ⇒ záznam UZL je připraven ke zpracování v ekonomice
• uzl_prev = „2“ ⇒ záznam UZL je převzat ekonomikou ke zpracování
• uzl_prev = „J“ ⇒ záznam UZL byl ekonomikou zaúčtován
• uzl_prev = „N“ ⇒ záznam UZL nebyl v ekonomice zaúčtován

uzl_eko_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní

• uzl_ekoo_ok =“ „ ⇒ záznam UZL ještě nebyl zpracován ekonomikou
• uzl_eko_ok = „A“ ⇒ záznam UZL byl ekonomikou zaúčtován
• uzl_eko_ok = „N“ ⇒ záznam UZL nebyl ekonomikou zaúčtován

uzl_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu, týká se to jen skladových pohybů - příjemek

• uzl_e_zp = „PidHl“ ⇒ pro skladové pohyby - příjemky

uzl_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu, týká se to jen skladových pohybů - příjemek

• uzl_e_zp_idpk = idpk_PIDHL ⇒ idpk deníku interních dokladů pro příjemky

uzl_eko_chyba = při neúspěšném převzetí plní ekonomika číslem chyby

• uzk_eko_chyba = 0 ⇒ převzetí proběhlo bez chyby
• uzk_eko_chyba = > 0 ⇒ při převzetí nebo při účtování došlo k chybě – charakter chyby je připojen na konci dokumentu

Chyby obecně mohou být různého charakteru, některé jsou společné účtování FAV i SKL, některé jsou pouze pro faktury. Pak jsou to chyby rozpoznané už na hlavičce a chyby ze zaúčtování.

SPOLEČNÉ CHYBY

• 5001 – chybí dokladová řada na hlavičce dokladu
• 5002 – dokladová řada je chybná – není v ODDR
• 5005 – chybí účet MD v účtové osnově (OCUO)
• 5006 – chybí účet DAL v účtové osnově (OCUO)
• 5007 – chybí útvar MD v definici útvarů (OKUTV)
• 5008 – chybí útvar DAL v definici útvarů (OKUTV)
• 5009 – chybí účetní zakázka v definici zakázek (O8A)
• 5010 – chybí zakázka DAL v definici zakázek (O8A)
• 5015 - účet MD existuje, ale má špatnou platnost
• 5016 - účet DAL existuje, ale má špatnou platnost
• 5020 – chybí účet MD nebo DAL – musí být oba vyplněny
• Chyby 5005 – 5020 jsou na hlavičce UZK označeny společnou chybou 99 = chyba dimenzí, na položkách je tento konkrétní kód
• 5012 – chybí položky k hlavičce dokladu – nelze účtovat
• 5027 – uzavřené účetní období – nelze účtovat H
• 5031 – účet MD nebo DAL je povinně zakázkový a účetní zakázka není vyplněna

CHYBY JEN U FAKTUR

• 5003 – kód daňové skupiny není numerický
• 5004 – chybí číslo firmy na hlavičce dokladu H
• 5011 – nepodařilo se dočíst původní fakturu – nelze účtovat H
• 5013 – kód daňové skupiny je chybný – neexistuje v číselníku daňových skupin (ODANSK)
• 5014 – číslo firmy je chybné – neexistuje v adresáři (O6A) H
• 5022 – chybí analytický účet v konfiguraci vydaných faktur – nelze účtovat faktury - chyba konfigurace H
• 5025 – chybí typ dokladu na hlavičce faktury – nelze účtovat faktury H
• 5032 – datum vystavení je nula H
• 5034 – datum uskutečnění zdanitelného plnění je nula H
• 5035 – datum splatnosti je nula H

CHYBY JEN U SKLADU NEÚČETNÍ LIKVIDACE UZL A ÚČTOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ UZZ

• 5026 – chybí věta v UZL k této větě UZZ – nelze účtovat UZZ
• 5028 – věta v UZL není zaúčtovaná – nelze účtovat UZZ
• 5029 – faktura neexistuje v PPFHL – nelze likvidovat UZL