Parametry

V Cestovních příkazech je používáno pro obsluhu systému několik číselníků a nastavení, které jsou společné pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy

• Číselník stravného
• Parametry krácení stravného
• Číselník základních náhrad
• Průměrné ceny pohonných hmot
• Číselník zahraničního stravného
• Vozidla
• Kategorie vozidel
• Forma vlastnictví vozidel
• Druhy PHM
• Konfigurace Cestovních příkazů

Číselník stravného je využíván pro automatické dopočítávání částek stravného na tuzemské pracovní cestě. V číselníku je uvedeno datum platnosti, od kdy hodnoty platí, a pak jednotlivé částky pro určená časová pásma. Pro každé časové pásmo jsou uváděny tři částky. První, nazvaná Výše sazby v pásmu, je částka, kterou se organizace rozhodne svým zaměstnancům vyplácet.

Další dvě částky Povolené rozpětí sazeb jsou dané Vyhláškou ministerstva financí a jedná se o dolní a horní hranici stravného, kterou mohou vyplácet svým zaměstnancům zaměstnavatel, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona. Dále jen „rozpočtové organizace“.

Ostatní organizace, dále „podnikatelské organizace“, mohou poskytovat stravné i vyšší. Je ale potřeba si uvědomit, že na část stravného poskytnutého nad horní hranici závazně stanovenu v §173 a §176 ZP musí být uplatněn zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

Hodnoty stravného od 1. 1. 2024 jsou:

• 140,- až 166,- Kč v časovém pásmu 5 - 12 hodin
• 212,- až 256,- Kč v časovém pásmu nad 12 hodin do 18 hodin
• 333,- až 398,- Kč v časovém pásmu nad 18 hodin

Zde se zadávají procenta, o která se krátí stravné za jedno bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Zároveň je uvedeno datum, od kdy tato úprava platí a je zde možné zapsat i nějakou libovolnou poznámku. Procenta jsou rozdělena podle časových pásem a jak tuzemské, tak zahraniční cesty mají svoje vlastní hodnoty. Zatím jsou stejné, ale nelze vyloučit, že se někdy v budoucnu mohou lišit.

Procenta jsou rozdělena podle jednotlivých časových pásem a v současné době platí hodnoty 70% pro časové pásmo 5 - 12 hodin, 35% pro časové pásmo nad 12 až 18 hodin a 25% pro pásmo nad 18 hodin jak pro tuzemsko, tak pro zahraničí.

Podnikové organizace mohou samozřejmě určit i jiné, nižší procento krácení, ale je nutné počítat s tím, že se jedná o stejný princip, jako když je stanoveno vyšší stravné nad limit (u zaměstnance je rozdíl příjmem).

Číselník základních náhrad je využíván pro automatické dopočítávání náhrad při použití vlastního vozidla na pracovní cestě. V číselníku je uvedeno datum platnosti, od kdy hodnoty platí, a pak jednotlivé částky pro jednotlivé kategorie vozidel. Pro každou kategorii vozidel jsou uvedeny dvě částky - poskytovaná organizací a minimální sazba upravovaná každoročně Vyhláškou Ministerstva financí. Je-li částka poskytovaná organizací totožná s vyhlášenou, není potřeba vyplňovat druhé hodnoty.

Podnikatelské organizace mohou poskytovat základní náhrady i vyšší. Je ale potřeba si uvědomit, že na tu část základních náhrad poskytnutých nad vyhlašované minimum podle §157 ZP musí být uplatněn zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

Minimální výše základních náhrad od 1. 1. 2024 je:

• u jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč
• u osobních vozidel 5,60 Kč
• dvojnásobná výše sazby pro osobní vozidla je stanovena pro nákladní vozidla, autobusy, traktory
• u použitého přívěsu zvýšení sazby o 15%

Tento číselník je využíván v kombinaci s číselníkem automobilů. V číselníku automobilů je uveden druh pohonných hmot, v číselníku ceny paliva je uvedena průměrná cena za 1 litr pohonné hmoty, případně 1 kWh pro elektromobily, která je vyhlašována vždy na začátku roku Vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Zaměstnanec, kterému je přikázáno uskutečnit pracovní cestu vlastním vozidlem, je povinen k vyúčtování přinést doklad o nákupu pohonné hmoty, z kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Pokud zaměstnanec z nějakého závažného důvodu doklad nemá, jsou pro výpočet náhrad použity právě zde uváděné průměrné ceny pohonných hmot.

Ceny platné od 1. 1. 2024 jsou:

• benzín automobilový 95 oktanů 38,20
• benzín automobilový 98 oktanů 42,60
• motorová nafta 38,70
• elektrická energie 7,7

Číselník zahraničního stravného je využíván pro automatické dopočítávání částek stravného na zahraniční pracovní cestě. V číselníku je uvedeno datum platnosti, od kdy hodnoty platí, kód země a odpovídající měna a pak denní sazba pro konkrétní stát.

Ve Sbírce zákonů byla zveřejněna vyhláška Ministerstva financí č. 341/2023 Sb. o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2024. Zvýšení základní sazby v roce 2024 se týká 22 zemí – viz.vyhláška MF č.341/2023 Sb. Vyhláška nabývá účinnosti dnem 1.1.2024 a zároveň zrušuje vyhlášku č. 401/2022 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2023.

V případě, že chcete provádět export výdajů z cestovních příkazů přímo do podsystému Finanční účetnictví, je potřeba k tomu mít vyplněnou tabulku Ocus - účetní souvztažnosti v Kmenových datech a tabulku C0kontace - účetní předpisy pro Finanční účetnictví. Účetní souvztažnost musí být vyplněna pro každý druh pohybu z číselníku CVYDAJ, který se v cestovních příkazech používá. V tabulce C0kontace se spojí typ výdaje z číselníku CVYDAJ s definovanou účetní souvztažností. Tím vznikne účetní předpis pro zaúčtování cestovních výdajů. Předpisy se zadávají dle zvyklostí každé firmy, proto je číselník plně ve správě uživatele.

• kód pohybu (výdaje) - výběr kódu výdaje z tabulky Druh výdajů - CVYDAJ, pro který bude zadáván účetní předpis
• příznak tuzemsko/zahraničí - vyplní se buď „T“ nebo „Z“ podle toho, jestli se tento předpis používá pro zaúčtování tuzemského nebo zahraničních cestovního příkazu
• druh PPV - pro zaúčtování výdajů společníků je druh PPV = 8, v ostatních případech 0

Je nezbytně nutné věnovat náležitou pozornost vyplnění konfigurace podsystému Cestovní příkazy, neboť její nesprávné zadání by nepříznivě ovlivnilo fungování úlohy CP.

Význam jednotlivých položek:

Pracovní doba – zadává se standardní pracovní doba v organizaci. Takto zadaná pracovní doba je potom nabízena při vyplňování cestovního příkazu.

Číslo dokladové řady pro číslování tuzemských cestovních příkazů - kód DŘ z tabulky dokladových řad ODDR. Podle minimální a maximální masky, uvedené pro tento kód DŘ, se při pořizování CP generují čísla cestovních příkazů.

Vlastní číslo cestovních příkazů po kontrole – příznak pro možnost při kontrole cestovního příkazu vygenerovat vlastní číslo dokladu podle jiné dokladové řady, než bylo původní číslo cestovního příkazů.

Číslo dokladové řady pro vlastní číslování po kontrole CP - kód DŘ z tabulky dokladových řad ODDR. Pokud je zaškrtnut předcházející příznak vlastního číslování, tak se při kontrole CP dle minimální a maximální masky, uvedené pro tento kód DŘ, generují vlastní čísla cestovních příkazů dle této dokladové řady.

Procento běžného kapesného poskytovaného při zahraničních cestách – možnost zadání defaultní hodnoty pro běžné kapasné při zahraničních cestách v %.

Sazba silniční daně - uvádí, jakou částkou se daní jeden den jízdy při služebních cestách, prozatím platí částka 25,- Kč

Použití hromadných cestovních příkazů – přestože stále platí, že na každou pracovní cestu by měl být vlastní cestovní příkaz, v některých výjimečných případech lze využít tzv. hromadný cestovní příkaz (např. aby řidiči služebních aut nemuseli mít na každý den zvláštní příkaz jenom kvůli stravnému). Při vyplňování průběhu cesty se musí zohlednit počátek a konec jednotlivých pracovních cest, které jsou součástí hromadného CP. Lze použít pouze pro tuzemské pracovní cesty.

Používat workflow – určuje, zda budete využívat workflow pro povolování a schvalování pracovních cest.

Používat workflow jen pro schválení uskutečněné cesty – určuje využití workflow pro schvalování uskutečněných pracovních cest.

Vypnutí kontroly datumu pro workflow – při používání workflow se implicitně nastavuje kontrola datumu u pracovních cest tak, aby nešlo odeslat žádost o CP po datumu nástupu na pracovní cestu a naopak, aby nešlo odeslat žádost o schválení vyúčtování pracovní cesty před jejím ukončením. Pokud z nějakého důvodu tuto kontrolu nechcete využívat, lze zde zaškrtnutím vyřadit (platí pouze současně s nastavením „používat workflow“).

Pořízení záloh přes pokladnu při použití workflow – umožňuje kontrolu pořízení zálohy v závislosti na nastavení workflow, pokud je zaškrtnuto, lze zálohu pořídit až po povolení pracovní cesty.

Propojení CP s pokladnou - výplata a vracení záloh – pokud se mají zálohy vyplácet na pokladně a případně i vyúčtování pracovní cesty, tak se při pořízení zálohy nevyplňuje číslo pokladního dokladu, ale doplní se až po výplatě na pokladně v Fú, též se doplní datum, částka a kurz cizí měny ke dni poskytnutí zálohy. Po ukončení pracovní cesty je možné vypořádat vyúčtování pracovní cesty na pokladně Fú - vrácení přeplatku zálohy nebo výplata doplatku z pracovní cesty.

Export záloh do Finančního účetnictví Open– pokud se mají zálohy na pracovní cesty exportovat do Fú (při zaúčtování cestovního příkazu), je nutné zaškrtnout tento parametr.

Export doplatku do Mezd – parametr určuje, co se z cestovních příkazů bude exportovat do podsystému Mzdy a proplacení doplatku nebo srážka nedoplatku bude přímo ve mzdě. M = pokud se mají exportovat tuzemské i zahraniční cestovní náhrady, T = pokud se mají exportovat jen tuzemské cestovní náhrady, Z = pokud se mají exportovat jen zahraniční cestovní náhrady, F = žádný export do Mezd. Při exportu se vytvoří buď na klientovi nebo na serveru textový XML soubor ticpRRMM.xml, kde RR=rok zpracování a MM=měsíc zpracování. Pokud je ve Mzdách Open zaškrtnut v konfiguraci interaktivní export z CP do Mezd, tak se navytváří textový soubor, ale cestovní náhrady se rovnou exportují do mzdových dat.

Doplatek uložit na server – parametr určuje, kam se uloží exportní textový soubor do Mezd.

Export zaúčtování do Fú Open – tento parametr určuje, jestli se mají cestovní příkazy zaúčtovávat do podsystému Finančního účetnictví nebo jestli se jen označí jako zaúčtované. Jakým způsobem se provede zaúčtování cestovních náhrad do interních dokladů ve Fú určuje další nový parametr.

Zaúčtování CP – určí se způsob exportu zaúčtování do podsystému Finančního účetnictví. Buď je zápis interaktivní přímo do interních dokladů v Fú nebo lze vytvořit dávku taRRMM01.opl pro import ve Fú.

Kód kontace OKONT pro zaúčtování – pokud se má provést automatické zaúčtování cestovních náhrad v interních dokladech Fú, tak je třeba v číselníku kontací OKONT doplnit tento kód kontace a zaškrtnout automatické zaúčtování.

Duplikace CP včetně průběhu cesty – pokud se na hlavičce CP zadá duplikace (F5=COPY), tak pokud je tento parametr zaškrtnutý, tak se hlavička CP zduplikuje včetně průběhu cesty. Pokud se má duplikovat pro jiného než aktuálního zaměstnance, je třeba zadat jeho osobní číslo. Zduplikuje se i průběh cesty.