Registr pojištěnců

S účinností od 1. července 2005 je Česká správa sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“) povinna podle ustanovení § 16c zák. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (dále jen „ZOP“), ve znění pozdějších předpisů, vést registr pojištěnců, který má sloužit k plnění jejích úkolů vyplývajících pro ni v sociálním zabezpečení z práva Evropských společenství a z mezinárodních smluv a k provádění sociálního zabezpečení. Upřesnění okruhu údajů uvedených v okruhu registru pojištěnců bylo provedeno ust. § 16c ZOP a § 122 odst. 3 zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (dále jen „ZNP“), ve znění pozdějších předpisů.

Registr pojištěnců podle ust. § 122 odst. 3 ZNP obsahuje následující údaje:

• a) jméno a současné příjmení,
• b) rodné a všechna další příjmení předcházející současnému příjmení,
• c) datum a místo narození (případně datum úmrtí),
• d) pohlaví,
• e) rodné číslo,
• f) státní občanství,
• g) adresu místa trvalého pobytu, a jde-li o cizí státní příslušníky, též adresu pobytu na území České republiky, popř. kontaktní adresu,
• h) vznik a zánik účasti na nemocenském pojištění, u zaměstnání malého rozsahu a zaměstnání, které nezaložilo účast na nemocenském pojištění z důvodu, že bylo kratší 15 kalendářních dnů, nástup do zaměstnání a skončení zaměstnání, zahájení a skončení výkonu práce pro smluvního zaměstnavatele;
• i) druh výdělečné činnosti zakládající účast na nemocenském pojištění
• j) název a sídlo zaměstnavatele,
• k) identifikační, popř. individuální číslo zaměstnavatele,
• l) variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
• m) údaje o dávkách a době trvání dočasné pracovní neschopnosti,
• n) záznam o pobírání starobního, plného invalidního a částečného invalidního důchodu a datum, od kdy je pobírán,
• o) název zdravotní pojišťovny pojištěnce,
• p) název předešlého orgánu, který prováděl pojištění, pokud jím není ČSSZ,
• q) u OSVČ údaje o měsíční výši zaplaceného pojistného,
• r) současné pojištění prováděné jinými orgány nemocenského pojištění,
• s) název a adresu cizozemského nositele pojištění,
• t) cizozemské číslo pojištění,
• u) místo výkonu práce, je-li trvale v cizině, a údaj o tom, zda je zaměstnanec ve státě, v němž je toto místo výkonu práce, povinně účasten důchodového pojištění
• v) měsíční výši zaplaceného pojistného, jde-li o zahraničního zaměstnance,
• w) jméno, příjmení, rodné číslo a adresu místa trvalého pobytu zvláštního příjemce,
• x) další údaje, vyplývá-li jejich evidování z požadavků práva Evropské Unie a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení.

Podle ust. §16c ZOP je ČSSZ oprávněna v registru pojištěnců dále evidovat následující údaje:

• – vznik a zánik účasti na důchodovém pojištění – povinná nebo dobrovolná účast,
• – druh výdělečné činnosti, zakládající účast na důchodovém pojištění,
• – dobu důchodového pojištění,
• – vyměřovací základ pro pojistné na důchodové pojištění za jednotlivé kalendářní roky,
• – doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu vylučují,
• – doby důchodového pojištění (včetně náhradních dob) sdělené cizozemským nositelem pojištění,
• – jméno, příjmení, rodné číslo a adresu místa trvalého pobytu zákonného zástupce.

K průběžnému naplňování údajů do registru pojištěnců je zaměstnavatel podle ust. § 94 ZNP povinen oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, v hlavním městě Praze pražské správě sociálního zabezpečení (dále jen „OSSZ“), na předepsaném tiskopise „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ (dále jen „Oznámení“) den nástupu svého zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění a den skončení zaměstnání, popř. zánik nemocenského pojištění z jiného důvodu (např. změna příslušnosti k právním předpisům), a to do 8 dnů ode dne jeho vstupu do zaměstnání nebo skončení zaměstnání. U smluvního zaměstnance zaměstnavatel oznamuje den zahájení a skončení výkonu práce na území ČR, a to i když výkon této práce nezakládá účast na pojištění. V oznámení je zaměstnavatel povinen uvést údaje o zaměstnanci potřebné pro zavedení do registru. Dále je zaměstnavatel povinen písemně ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, a to do 8 dnů ode dne, kdy tato změna nastala. K tomuto účelu se doporučuje, aby zaměstnavatel měl pro porovnání údajů k dispozici kopie oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání.

Ustanovení § 94 odst. 3 ZNP umožňuje písemně dohodnout s příslušnou OSSZ jinou lhůtu pro plnění těchto oznamovacích povinností, než je stanovená lhůta 8 dnů. Jedná-li se o okruh osob účastných pouze důchodového pojištění (§ 5 odst. 1 písm. w) a x) zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), upravuje možnost dohody ust. § 36b ZOP.

Osobní číslo : číslo, sloužící k jednoznačnému rozlišení zaměstnance v organizační jednotce, které je zároveň v Základním souboru zaměstnanců OSOBY. Na tento soubor je také osobní číslo kontrolováno. Údaj je povinný.

Pracovněprávní vztah : textová položka, dlouhá 1 znak, nesmí obsahovat číslice ani mezeru. . Není-li pracovně právní vztah zaměstnance zaveden v souboru pracovních zařazení d0zar, budete na tuto skutečnost upozorněni. Údaj je povinný.

Typ zpracování : položka uvádí, o jaký typ akce se jedná, a je kontrolována na číselník . Hodnoty tohoto číselníku jsou určovány ČSSZ. Jedná se o povinný údaj.

Platnost od : položka nabývá dvou možností:

1. 1. při hlášení opravy údaje se uvádí datum, ke kterému je hlášena oprava údajů, tj. datum, kdy byl nesprávný údaj původně nahlášen (např. chybný údaj byl uveden na přihlášce zaměstnance vyhotovené dne 15.7.2005, při hlášení opravy tohoto chybného údaje se tedy uvede oprava údajů ze dne 15.7.2005)
2. 2. při hlášení změny údaje se uvádí datum, od kterého platí změna tohoto údaje (např. při změně příjmení sňatkem se uvede datum sňatku)

Číslovaný seznamPoložka je povinná pro typy akcí 3, 5, 6, 7, 8, 9 a 10.

Datum vyhotovení : uvádí se datum, ke kterému je vyhotovena věta přihlášky /odhlášky. Údaj je povinný.

Příjmení : uvede se příjmení platné v době provádění zápisu a jedná se o textovou položku dlouhou 35 znaků. Podle „SIS“ příjmení patří mezi základní identifikace občana, přičemž občan má právo a povinnost užívat příjmení, kterým je zapsán v matrice. Používá se ve všech přehledech o zaměstnanci buď samostatně nebo jako součást „složeného jména“ podle charakteru daného přehledu. Údaj je povinný.

Jméno : Uvede se v nezkrácené podobě obsažené v dokladech prokazujících totožnost pojištěnce. Pokud má pojištěnec více jmen, uvedou se všechna dle dokladů (do počtu 24 znaků), oddělí se čárkou Údaj je povinný.

Předchozí příjmení: Uvádí se všechna předchozí příjmení, bez posledního uvedeného příjmení a rodného příjmení. Jednotlivá příjmení se oddělují čárkou.

Titul: vyplňuje se běžně používanými zkratkami, např. Mgr., JUDR apod.

Datum narození: uvádí se běžným způsobem s tečkami mezi dnem, měsícem a rokem ve tvaru DD.MM.RRRR, povinný údaj. Předvyplňuje se z rodného čísla.

Místo narození: uvádí se obec, u pojištěnců narozených v cizině se uvádí i stát. Pro označení státu se použije číselník států. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Rodné příjmení: uvádí se dle záznamů obsažených v dokladech prokazujících totožnost pojištěnce, povinný údaj.

Pohlaví: použijí se hodnoty z číselníku pohlaví pro Registr pojištěnců (ONZ) da1_pohl. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Státní občanství: Uvádí se kódem, použije se číselník států. Pro Českou republiku lze použít kód CZ. Pokud má cizinec více státních občanství, z nichž je jedno v České republice, uvede se CZ, pokud má cizinec více státních občanství a nemá občanství v České republice, uvede se občanství dle jeho uvážení. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Ulice: vyplňuje se název ulice, není-li trvalý pobyt na území ČR, uvádí se ulice trvalého bydliště v zahraničí.

Číslo popisné: obsahuje-li adresa číslo domu popisné i orientační, uvádí se obě čísla (s lomítkem). Není-li trvalý pobyt na území ČR, uvádí se CP z adresy trvalého bydliště v zahraničí. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Obec: uvádí se v nezkrácené podobě, a to i s případným upřesněním části obce (např. Praha 5 – Smíchov), není-li trvalý pobyt na území ČR, uvádí se obec trvalého bydliště v zahraničí Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Pošta: Uvádí se prvních pět písmen sídla pošty např.: Aš2, Brno1, Olomo, ČBudě, MorKr. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

PSČ: uvádí se dle sborníku dodacích pošt a směrovacích čísel měst a obcí v ČR (v Orsoftu číselník PSČ). Jedná-li se o adresu v zahraničí, uvádí se zahraniční směrovací kód. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Stát: uvede se kód z číselníku států. Pro Českou republiku se použije kód CZ. Povinný údaj pro oznámení o nástupu.

Ulice: název ulice - vyplňuje se pouze v případě, že se jedná o osobu, která má místo trvalého pobytu mimo ČR.

Číslo popisné: obsahuje-li adresa číslo domu popisné i orientační, uvádí se obě čísla (s lomítkem), vyplňuje se pouze v případě, že se jedná o osobu, která má místo trvalého pobytu mimo ČR.

Obec: uvádí se v nezkrácené podobě, a to i s případným upřesněním části obce (např. Praha 5 – Smíchov), vyplňuje se pouze v případě, že se jedná o osobu, která má místo trvalého pobytu mimo ČR.

PSČ: uvádí se dle sborníku dodacích pošt a směrovacích čísel měst a obcí v ČR (v Orsoftu číselník PSČ). Jedná-li se o adresu v zahraničí, uvádí se zahraniční směrovací kód., vyplňuje se pouze v případě, že se jedná o osobu, která má místo trvalého pobytu mimo ČR.

Ulice: vyplňuje se název ulice, není-li kontaktní adresa na území ČR, uvádí se ulice kontaktní adresy v zahraničí.

Číslo popisné: obsahuje-li adresa číslo domu popisné i orientační, uvádí se obě čísla (s lomítkem). Není-li kontaktní adresa na území ČR, uvádí se CP z kontaktní adresy v zahraničí.

Obec uvádí se v nezkrácené podobě, a to i s případným upřesněním části obce (např. Praha 5 – Smíchov), není-li kontaktní adresa na území ČR, uvádí se obec kontaktní aadresy v zahraničí.

Pošta: Uvádí se prvních pět písmen sídla pošty např.: Aš2, Brno1, Olomo, ČBudě, MorKr.

PSČ: uvádí se dle sborníku dodacích pošt a směrovacích čísel měst a obcí v ČR (v Orsoftu číselník PSČ). Jedná-li se o adresu v zahraničí, uvádí se zahraniční směrovací kód.

Stát: uvádí se kódem, použije se číselník států, pro Českou republiku se použije kód CZ.

Variabilní symbol: Uvádí se variabilní symbol přidělený organizaci (malé organizaci) jako plátci pojistného příslušnou OSSZ. Povinný údaj.

Nový variabilní symbol: Uvádí se nový variabilní symbol přidělený organizaci (malé organizaci) jako plátci pojistného příslušnou OSSZ. Týká se pouze typu akce 6 - převod zaměstnance k jinému VS, kde se jedná o povinný údaj.

Identifikační číslo: uvádí se individuální (identifikační) číslo přidělené organizaci (malé organizaci) pro potřeby ČSÚ. IČ se uvede včetně úvodních nul. U zahraničních subjektů se uvádí individuální číslo vydané v cizině. U subjektu, který nemá přiděleno IČ, zůstane údaj nevyplněn.

Název: Uvádí se celý název, pod kterým je organizace (malá organizace) zapsána v obchodním, živnostenském nebo jiném rejstříku a obec sídla. Pokud je organizací fyzická osoba, uvádí se jméno a příjmení fyzické osoby a obec, ve které má trvalé bydliště. Povinný údaj.

Datum nástupu: uvádí se datum skutečného vstupu do zaměstnání – den, měsíc, rok, nikoliv datum uzavření pracovněprávního vztahu nebo datum, který je jako vstup do zaměstnání sjednán v pracovní smlouvě Povinný údaj.

Datum výstupu: uvádí se den, měsíc a rok, kterým zaměstnání skončilo (např. skončení pracovního poměru, dohody o pracovní činnosti, u člena družstva vykonávajícího práci pro družstvo mimo pracovněprávní vztah den, v němž naposledy vykonával práci pro družstvo za odměnu). Povinný údaj pro typ akce 2 – oznámení o skončení zaměstnání.

Druh činnosti: použije se číselník da1_drci , který je definován ČSSZ. Povinný údaj.

Místo výkonu činnosti: Místo výkonu činnosti se zadává kódem, použije se číselník států. Uvádí se stát, ve kterém je činnost vykonávána a může být odlišný od údaje o sídle organizace. Povinný údaj pro oznámení o nástupu do zaměstnání.

Zaměstnání malého rozsahu Údaj se zadává v závislosti na tom, jak je vyplněna položka Mezní základ pro SP v tabulce Mzdových údajů. Je-li v tabulce Mzdových údajů v položce mezní základ uveden znak „R“, jedná o zaměstnání malého rozsahu. Povinný údaj při oznámení o nástupu do zaměstnání.

Specifikace cizozemského nositele pojištění: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Pokud zaměstnanec nebyl v předchozí době účasten pojištění v cizině, údaj se nevyplňuje. Pro vyplnění údaje lze využít číselník da1_scip. Povinný údaj pro typy akce 9 – vznik příslušnosti k českým právním předpisům, 10 – skončení příslušnosti k českým právním předpisům, a 1 – oznámení o nástupu do zaměstnání v případě, kdy druh činnosti = “N”.

Název cizozemského nositele pojištění: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se v nezkrácené podobě název příslušné cizozemské pojišťovny, u které byl zaměstnanec účasten pojištění v cizině. V případě, že zaměstnanec nezná název a adresu této cizozemské pojišťovny, uvede alespoň stát. Povinný údaj pro typy akce 9 (vznik příslušnosti k českým právním předpisům) a 10 (skončení příslušnosti k českým právním předpisům).

Ulice: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se v nezkrácené podobě podle adresy sídla cizozemského nositele pojištění.

Číslo popisné: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Obsahuje-li adresa číslo popisné i orientační, uvedou se obě čísla s lomítkem.

Obec: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se v nezkrácené podobě podle sídla cizozemského nositele pojištění.

PSČ: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se ZAHRANIČNÍ POŠTOVNÍ SMĚROVACÍ KÓD.

Stát: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se dvoumístný kód státu – použije se číselník států. Povinný údaj pro typy akce 9 (vznik příslušnosti k českým právním předpisům) a 10 (skončení příslušnosti k českým právním předpisům).

Číslo pojištěnce: Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti. Uvádí se číslo pojištěnce přidělené cizozemským nositelem pojištění. Povinný údaj pro typy akce 9 (vznik příslušnosti k českým právním předpisům) a 10 (skončení příslušnosti k českým právním předpisům).

Specifikace cizozemského nositele pojištění: Jedná se o informaci o cizozemském nositeli pojištění – specifikaci. Vyplní se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení pojištění nebo je v době nástupu do zaměstnání účasten pojištění v cizině. Použije se číselník da1_scip.

Druh důchodu: Týká se jen starobního a plného invalidního důchodu. Nepobírá-li zaměstnanec důchod (popřípadě je plátcem důchodu ČSSZ) – nevyplňuje se. Použije se číselník druhů důchodu.

Důchod pobírán od: uvádí se datum, od kterého je důchod přiznán, resp. od kdy je pobírán (nikoliv datum vzniku nároku na důchod). Pokud došlo k přerušení výplaty důchodu, uvádí se datum posledního uvolnění výplaty, tj. datum, od kdy je důchod naposledy vyplácen.

Kód zdravotní pojišťovny: Uvádí se trojmístný kód zdravotní pojišťovny v ČR, u které je zaměstnanec v době podání oznámení registrován. Kontrola na číselník zdravotních pojišťoven.

Název současného orgánu nemocenského pojištění: uvádí se název orgánu, jiného než ČSSZ, který v době podání oznámení současně provádí v ČR nemocenské pojištění zaměstnance (např. MO, MV). Pokud jiný orgán současné nemocenské pojištění zaměstnance v ČR neprovádí, údaj se nevyplňuje.

Název předchozího orgánu nemocenského pojištění: Uvádí se plný název orgánu, jiného než ČSSZ, u kterého byl zaměstnanec v ČR registrován a který prováděl jeho nemocenské pojištění (např. MO, MV), před jeho registrací u ČSSZ. Údaj se vyplňuje v případě, že v předchozí době prováděl nemocenské pojištění zaměstnance jiný orgán než ČSSZ. Pokud pojištění jiný orgán neprováděl, údaj se nevyplňuje.

Pomocí voleb „Sběr dat“ lze automaticky vytvořit nové věty ONZ. Volba má dvě varianty, sběr dat pro nástupy a výstupy a sběr dat pro DPČ.

Tato akce provádí hledání zaměstnanců, kteří mají nástup nebo výstup v zadaném intervalu datumů. Podle toho, zda se jedná o nástup nebo výstup, tak se vytvoří nová věta „1 - oznámení o nástupu do zaměstnání“ nebo „2 - oznámení o skončení zaměstnání“.

Tato akce kontroluje vypočtené mzdy aktuálního období. Hledají se zaměstnanci na dohody o pracovní činnosti, kteří zatím nejsou přihlášeni, tedy ve mzdových údajích mají nastaveno SP odvod: „P - počítá se SP, nepřihlášen“. Pokud takový zaměstnanec dosáhne rozhodného příjmu, tak se mu vytvoří nová věta „1 - oznámení o nástupu do zaměstnání“.

Tuto akci je třeba provádět po výpočtu mezd za příslušný měsíc.

Poznámka - dříve takto akce prováděla sběr dat také pro DPP. Ovšem od 01.08.2024 se pro všechny DPP musí podávat výkaz VPDPP, kde lze odesílat také přihlášky a odhlášky. Pro přihlášky DPP nyní preferujeme výkaz VPDPP, protože je to jednodušší, než vytvářet také ONZ.