Na hlavičce faktury se vyplňují údaje s následujícím významem :

• DUZP - zadává se datum uskutečnění zdanitelného plnění.
• Místo - zadává se číselný kód určený pro místo (sklad, pracoviště apod.). Zadané číslo se kontroluje na číselník skladů.
• Zakázka - údaj je určen pro zadání zakázky. Vyplňování a kontrola zakázky souvisí s nastavením konfigurace podsystému.
• Objednávka - údaj je určen pro informaci o interním čísle objednávky k faktuře.
• Příjemce - údaje pro identifikaci adresy příjemce s vazbou na Adresář firem. Z adresáře lze vybírat adresy pomocí zadaného interního čísla, názvu firmy nebo IČ - případně výběrem z adresáře.
• Odběratel - odběratel se automaticky vyplní dle vazeb firem (viz. Číselník vazeb firem ). V případě potřeby může být přepsán.
• Kód faktury - určuje charakter faktury, zadaná hodnota je kontrolována na číselník fakturačních dokladů. Dle tohoto číselníku je faktura zařazena do příslušné číselné řady a je jí přiřazeno první volné číslo v nastavené číselné řadě. Dále je faktuře dle tohoto číselníku určen způsob výpočtu, způsob zaokrouhlení, typ faktury, případně další nastavené parametry.
• Konstantní symbol - je nabízen dle číselníku fakturačních dokladů a je možné jej změnit.
• Specifický symbol - údaj je určen pro zadání specifického symbolu používaném někdy v bankovních transakcích.
• Platební podmínka - údaj se vybírá z číselníku platebních podmínek. Z číselníku se automaticky podle zvolené podmínky dočítá počet dnů splatnosti a s ohledem na datum vystavení faktury se dopočítá datum její splatnosti. U některých specifických nastavení se datum platnosti počítá jiným způsobem (viz. číselník platebních podmínek ).
• Datum vystavení - Datum vystavení faktury. Je nabízeno aktuální datum, které je možno přepsat. Při vyplnění platí standardní principy pro zadání datumů v Orsoftu.
• Datum splatnosti - Datum splatnosti faktury. Datum je automaticky generován dle zadané platební podmínky ale datum lze přepsat a opravit.
• Forma úhrady - údaj je určen k zadání způsobu úhrady faktury. Přednabízí se na základě nastavení v číselníku fakturačních dokladů, ale lze ho přepsat a opravit. Zadaný údaj je kontrolován na číselník úhrady.
• Prodejce - údaj je určen pro číselné označení prodejce - tzn., že pro pořízení platí stejné zásady jako u položek „odběratel“ a „příjemce“.
• Referent - lze také uvádět číselné označení referenta, který doklad pořídil nebo který za obchodní případ zodpovídá - t.j. jeho osobní číslo.
• Přirážka/sleva - pole je určeno k pořízení procenta přirážky či slevy k celkové částce faktury.
• Banka - pole je určeno k zobrazení nastaveného bankovního spojení pro platbu faktury. V určitých případech je možné údaj editovat a změnit (viz. nastavení v číselníku fakturačních dokladů ).
• Měna,kurz - tato pole mají význam pouze pro zahraniční fakturaci a zpřístupní se pouze v případě, že zvolený kód faktury je určen pro zahraniční fakturaci (viz. číselník fakturačních dokladů ). Existence měny je kontrolována na kurzovní lístek odkud je podle datumu vystavení nabízen aktuální kurz.
• Koeficient - pole je zpřístupněno rovněž pouze pro zahraniční faktury. Určuje přepočítací koeficient pro „inflační“ cizí měny jako byly maďarské forinty či japonské jeny.
• Množství Hodnota Rabat Základ_DPH Hodnota_DPH K_úhradě - údaje zobrazují celkové součty příslušných hodnot na základě pořízených položek faktury.

Na položkách faktury se vyplňují údaje s následujícím významem :

• Číslo - zadává se číslo položky (výrobku, zboží, rež.položky apod.) dle ceníku.
• Název - přednabízí se název položky z ceníku - možno přepsat.
• Množství - vyplní se prodávané množství.
• Cena - vyplní se prodejní cena (bez daně nebo s daní podle nastaveného způsobu výpočtu).
• Rabat % - vyplní se rabat procento - může se mínus (sleva) nebo plus (přirážka).
• Rabat hodnota - vyplní se hodnota rabatu k položce.
• Číslo skladu - může se vyplnit sklad / místo / případně představitel účetního střediska.
• Zakázka - vyplní se zakázka v případě potřeby jiné identifikace než je na hlavičce faktury.
• Daňová supina - může se vyplnit daňová skupina jiná než je přednastavena v ceníku.
• Položka: Hodnota, Rabat, Základ DPH, Hodnota DPH, Celkem - vypočítavané údaje za položku celkem.
• Faktura: Množství, Hodnota, Rabat, Základ DPH, Hodnota DPH, K úhradě … - vypočítavané údaje za fakturu celkem.