Organizér je určen k plánování a evidenci nepřítomnosti osob (zaměstnanců).

Dříve, než se začne úloha Organizér používat, je třeba se seznámit se standardním naplněním Číselníku nepřítomnosti a případně v jeho standardní podobě dodávané se systémem provést potřebné korekce. Položky, které budou v organizaci využívány, je třeba zaškrtnout ve sloupci „Použití“. Nezaškrtnuté položky se nebudou nabízet (nebude možné je používat). Dále je možné upravit vlastnosti jednotlivých položek. (ve verzi 14.1 ještě není zprovozněno schvalování nepřítomnosti zaměstnance, takže vlastnost „požadavek na schvalování“ zatím nelze využívat a tudíž nemá smysl ji ani zaškrtnout). Používána není také položka kód mezd, Organizér nemá v současné době vazbu na podsystém Mzdy, ale do budoucna je s touto funkcí počítáno. Případné přidávání druhů nepřítomnosti je třeba konzultovat s autory!

Do Organizéru je možné zadat nepřítomnost jakékoliv osoby, která existuje v tabulce Osob. Nemusí jít tedy pouze o zaměstnance. Při zadávání osoby lze vyžít tzv. našeptávač, prakticky to znamená, že začnete-li pořizovat první písmena příjmení osoby, tak se vám nabízí seznam osob odpovídající tomuto zadání a můžete si z něj vybrat.

Důvod nepřítomnosti je třeba vybrat z Číselníku nepřítomností. Je nutné zadat minimálně „Datum od“. V případě, že nejsou ostatní položky spojené s časem nepřítomnosti zadány, doplní se automaticky „datum do“ stejnou hodnotou jako „datum od“ a čas v rozmezí od 00:00 do 23:59. Popis je volitelná položka, lze zde uvést bližší informace k nepřítomnosti.

Položky „dopravní prostředek“, „Firma“ a „Kontakt“ se používají pouze u typu nepřítomnosti Služební cesta. Druh dopravního prostředku je třeba vybrat z číselníku druhů dopravních prostředků používaných v podsystému Cestovní příkazy. Firmu je třeba vybrat z adresáře dodavatelů/odběratelů (údaj je volitelný). Kontakt může být vyplněn jakoukoliv textovou informací.

Do položky Zastupování je možné (povinné pokud je to vyžadováno v Číselníku zastupování) vybrat zastupující osobu. Postup je stejný jako při zadávání nepřítomné osoby, opět se vybírá ze seznamu Osob. Položka schválení zatím není používána, je připravena pro budoucí funkcionalitu.

Nepřítomnost delší než jeden den Zadání nepřítomnosti delší než jeden den se provádí jedním záznamem - vyplní se odpovídajícím způsobem položky Datum od a Datum do. Pokud je vyplněn i čas, tak se časové údaje vztahují k prvnímu a k poslednímu dni intervalu. Po uložení se tento záznam automaticky rozpadne na tolik záznamů, kolik je dnů nepřítomnosti. Případné dodatečné úpravy vícedenní nepřítomnosti je nutné provádět již na záznamech pro příslušný den.

Zastupování Pro situace, kdy v intervalu nepřítomnosti zastupuje více zástupců nebo je třeba nepřítomnou osobu zastoupit různými osobami pro různé role či aktivity, slouží samostatná tabulka s názvem zastupování. V této tabulce lze zadat zastupování nepřítomné osoby podrobněji. Lze zadat zastupování pro všechny role, které má nepřítomná osoba uvedené v tabulce osob. Také lze zadat zastupování pro všechny aktivity, používané ve workflow. I zde platí stejný princip - nově pořízené údaje o zastupování lze pořídit jedním záznamem za celý interval, ale po uložení dojde k rozpadu na jednotlivé záznamy po dnech.

Vztah tabulky Organizér a Zastupování Pokud existuje k záznamu v Organizéru nějaký odpovídající záznam v tabulce Zastupování, objeví se na příslušném řádku tabulky Organizér ikona zastupování. Přístup do tabulky zastupování je zatím přes ikonu Další a volbu Zastupování. Najednou se zobrazí všechny informace o zastupování k zadanému intervalu nepřítomnosti.