Signi

Modul Signi slouží k elektronickému podepisování dokumentů prostřednictvím služby SIGNI. Umožňuje odesílat dokumenty k podpisu jednotlivým i více podepisujícím osobám a sledovat průběh jejich podepisování.

Jeden odeslaný dokument určený k podpisu se označuje jako kontrakt.

Každému podepisujícímu je přiřazena role podpisu, která určuje způsob zpracování dokumentu. Podporovány jsou například role:

• Podepisuje,
• Schvaluje,
• Podepisuje kvalifikovaným podpisem.

Přehled všech vytvořených kontraktů je k dispozici v nabídce:

Aplikační jádro – Parametry – Konfigurace – Signi kontrakty

Z této agendy je možné sledovat stav jednotlivých kontraktů a provádět jejich správu.

Před prvním použitím je nutné provést konfiguraci komunikace se službou SIGNI.

Konfigurace se nachází v agendě Signi kontrakty v nabídce Další.

Je třeba vyplnit:

• adresu API služby SIGNI,
• API klíč příslušného Workspace.

<blockquote>

Doporučení

Po uložení konfigurace doporučujeme spustit funkci Test spojení se Signi, která ověří správnost nastavení a funkčnost komunikace mezi systémem Orsoft Open a službou SIGNI.

</blockquote>

Nejjednodušší způsob vytvoření kontraktu je dostupný v agendě:

Lidské zdroje – Personalistika – Zaměstnanci – Modelování pracovní smlouvy

V nabídce Další zvolte funkci Podepsání dokumentu pomocí Signi.

Pro standardní scénář Navrhovatel → Zaměstnanec vyberte možnost Podepsat dokument.

Program automaticky předvyplní:

• navrhovatele,
• zaměstnance podle aktuálně vybraného pracovněprávního vztahu.

Údaje o podepisující protistraně lze před odesláním podle potřeby upravit.

Pro složitější proces podepisování, kdy dokument podepisuje více osob nebo je vyžadováno pořadí podpisů, slouží podpisová schémata.

Konfiguraci schémat otevřete z agendy Signi kontrakty pomocí nabídky:

Další – Konfigurace schémat Signi

Nejprve je třeba vytvořit hlavičku schématu.

Při založení schématu se vyplňují zejména následující údaje:

• název schématu,
• kód schématu,
• automatické podepsání navrhovatele,
• způsob podepisování (v pořadí nebo všichni najednou),
• způsob řešení situace, kdy se podpis nevejde na dokument.

Každé schéma následně obsahuje seznam jednotlivých podepisujících.

Pro každého podepisujícího se nastavují následující údaje:

• podpisové schéma,
• pořadí podpisu,
• role podpisu,
• podepisující osoba,
• kotva podpisu.

Kotva podpisu určuje místo v dokumentu, kam bude elektronický podpis umístěn.

Stejným způsobem lze vytvořit libovolný počet podepisujících.

Poslední podepisující bývá zpravidla určen zaměstnanci, pro kterého je dokument vytvářen. U tohoto záznamu se nevyplňuje konkrétní osoba, ale pouze:

• schéma,
• pořadí,
• role podpisu,
• kotva.

Podepisující osoba je při vytváření kontraktu automaticky doplněna podle vybraného zaměstnance.

Po vytvoření schématu je možné ověřit jeho správnost pomocí validační funkce dostupné v nabídce Další.

Kontrola ověřuje základní chyby konfigurace podpisového schématu.

Odeslání dokumentu pomocí podpisového schématu se provádí v agendě:

Lidské zdroje – Personalistika – Zaměstnanci – Modelování pracovní smlouvy

Vyberte zaměstnance a z nabídky Další zvolte funkci Podepsat dokument pomocí Signi V2.

Následně vyberte:

• dokument určený k podpisu,
• podpisové schéma.

Vybraný dokument musí obsahovat všechny kotvy definované v použitém podpisovém schématu.

Před odesláním lze podle potřeby změnit podepisující protistranu.

Podpisová schémata podporují také hromadné odesílání dokumentů.

Postup je následující:

1. V agendě Lidské zdroje – Personalistika – Zaměstnanci – Modelování pracovní smlouvy označte zaměstnance, kterým chcete dokument odeslat.
2. Zvolte funkci Hromadné podepsání Signi.
3. Vyberte šablonu dokumentu.
4. Vyberte podpisové schéma.
5. Dokončete průvodce.

<blockquote>

Poznámka

Použitá šablona dokumentu musí obsahovat všechny kotvy definované ve vybraném podpisovém schématu.

</blockquote>

Po dokončení se vytvoří fronta kontraktů, která postupně odešle dokument všem vybraným zaměstnancům.

Ke každému kontraktu budou automaticky doplněni:

• předem definovaní podepisující ze schématu,
• zaměstnanec, kterému dokument náleží.

Po dokončení zpracování se zobrazí protokol o odeslání obsahující informaci, zda byl kontrakt úspěšně vytvořen a odeslán, případně důvod neúspěšného zpracování.

Při odesílání kontraktů prostřednictvím služby SIGNI platí následující pravidla.

E-mailová adresa podepisující osoby se vyhledává v následujícím pořadí:

• adresa typu 30,
• adresa typu 31,
• e-mail uvedený v údajích osoby.

<blockquote>

Upozornění

Pokud není nalezena žádná e-mailová adresa, nelze kontrakt odeslat.

</blockquote>

V jednom kontraktu nesmí vystupovat více podepisujících se stejnou e-mailovou adresou.

<blockquote>

Upozornění

V případě výskytu duplicitní e-mailové adresy nebude možné kontrakt úspěšně vytvořit.

</blockquote>