Import/export

Předpokladem pro úspěšné zpracování účetních žádostí v účetnictví Open je správně nastavené prostředí v Orsoft Open a připravené žádosti o zaúčtování na straně Orfertu. Jak probíhá příprava účetních žádostí na straně Orfertu je popsáno v samostatném dokumentu kolegů z OR-CZ. Účetní žádosti jsou novým rozhraním mezi Orfertem a Orsoftem Open. Toto rozhraní nahrazuje původní rozhraní MSU/MSV, které fungovalo mezi Orfertem a původním Orsoftem. Zpracování účetních žádostí umožňuje jak zpracování vydaných faktur z Orfertu, tak zpracování skladových transakcí z Orfertu. Každé z těchto zpracování funguje trochu jinak, neboť princip naplnění účetních žádostí je jiný pro vydané faktury a jiný pro skladové transakce.

Ekonomika = obecné označení pro Orsoft Open
Logistika = obecné označení pro Orfert
Rozhraní = obecné označení pro vazbu mezi Logistikou a Ekonomikou Open = účetní žádosti
Skladový doklad = v logistice doklad, obsahující skladové transakce
Skladová transakce = skladový pohyb = řádek skladového dokladu
UZK = žádost o zaúčtování
UZZ = řádek žádosti o zaúčtování
UZL = informace pro likvidaci
PVFHL = hlavička vydané faktury v ekonomice
PIDHL = hlavička interního dokladu
PUCN = účetní položky vydané faktury nebo skladové transakce = rozúčtování dokladu
PLIK = informace u interního dokladu pro likvidaci příjemek = vazba na PIDHL = 1:1

Před vlastním zpracování účetních žádostí je třeba na straně ekonomiky nastavit některé údaje.

V konfiguraci pro ekonomiku je konfigurace účetních žádostí, která zahrnuje několik parametrů a je postupně na základě požadavků rozšiřována:

Věcná (neúčetní) likvidace příjemek do PLIK – zde se případně zaškrtne, zda se mají zpracovávat i údaje pro likvidaci přijatých faktur z UZL
Záchytná daňová skupina pro nenumerické DS – pokud z Logistiky přijde nějaká nenumerická daňová skupina, tak se tato záchytná DS zapíše do rozúčtování PUCN
Daňová skupina pro haléřové vyrovnání – pokud na větě UZZ není vyplněna daňová skupina UZZ_KDS a zároveň je nulové procento UZZ_DAN_PROC a zároveň se jedná o haléřové vyrovnání, kdy je v RK_HW_ZBYTEK nějaký obnos, tak se použije tato konstanta z konfigurace pro DS v rozúčtování PUCN
Sborníkovat skladové pohyby se stejnou kontací – sborníkování se provádí za doklad, účet MD/DAL, útvar MD/DAL, zakázku MD/DAL a účetní datum
Sborníkovat řádky vydané faktury se stejnou kontací – sborníkování se provádí za účet MD/DAL, útvar MD/DAL, zakázku MD/DAL, daňovou skupinu, 2.variabilní symbol a účetní datum
Doplnění referenta z RK_VNR do referenta na VF – pokud se má přebrat referent z Logistiky
Převzít z RK fakturu s DUZP v uzavřeném účetním období – A/N
Dotahovat bankovní spojení pro dobropisy z DKU – pokud se má přebrat bankovní spojení pro dobropisy z Logistiky
Přebírat sklad na účetní věty – pokud se má u skladových pohybů přebrat číslo skladu ze žádosti do rozúčtování
Převádět typ dokladu u vydaných faktur dle číselníku P0TYPDOKL – pokud se má převádět typ dokladů podle číselníku. Nově v Logistice Open je typ dokladu na účetní žádosti již vyplněn podle tabulky kontací OKONT a pokud se v ní najde, tak se jen na VF převezme a nic se nekonvertuje
Kontrola zakázky na existenci v O8A – A/N
Zápis neexistující zakázky do tabulky O8A – A/N

Dále je třeba mít v konfiguraci vydaných faktur vyplněný analytický účet pro vydané faktury.

Všechny použité dokladové řady, které přijdou v datech účetních žádostí z faktur i ze skladových pohybů, musí existovat v číselníku dokladových řad ODDR a musí mít vyplněné příslušné parametry. Při zpracování účetních žádostí se negeneruji nová čísla dokladů před masku DŘ, ale přebírají se čísla prvotních dokladů. Pro správné zaúčtování ve FÚ je potřeba mít správně vyplněnou dokladovou řadu, na hlavičce UZK pro vydané faktury a na položkách UZZ pro skladové pohyby. Pokud by nebyla v nějaké účetní žádosti tako položka vyplněná, bere se konstantní DŘ „UZK“.
Tam, kde se bude využívat tabulka UZL pro likvidaci faktur musí korespondovat DŘ na UZL s DŘ na souvisejícím UZZ, neboť se musí tyto 2 doklady spojit do jednoho dokladu v ekonomice.

Všechny použité účty, které přijdou v datech účetních žádostí z faktur i ze skladových pohybů, musí existovat v účtové osnově OCUO. Účty, které vstupují do likvidace přijatých faktur, musí mít vyplněný příznak pro likvidaci – likvidace materiálových faktur.
Pokud má být nějaký účet povinně zakázkový nebo má mít povinně vyplněn útvar, tak musí mít v záložce dimenze tuto vazbu definovanou.

Všechny použité daňové skupiny v rozhraní UZZ_KDS musí existovat v číselníku daňových skupin ODANSK a musí mít vyplněné příslušné parametry.

V rozhraní se využívá hlavně pro faktury, kdy je možné konkrétnímu kódu kontace zadat příslušnou dokladovou řadu a saldokontní účet a útvar. Dále se využívá, pokud se má po převzetí účetních žádostí ekonomikou rovnou i automaticky zaúčtovat. Podrobněji je popsáno v dokumentu FÚ.

Do ekonomiky jsou z logistiky zasílány žádosti o zaúčtování vydaných faktur, co jedna faktura to jedna žádost. Tedy každá vydaná faktura má jednu účetní žádost UZK a k té příslušné řádky účetní žádosti UZZ. Vazba mezi účetní žádostí a řádkem účetní žádosti je přes uzk_id_nr. Účetní žádosti neobsahují všechny informace nutné pro převzetí do ekonomiky, tak se při vlastním zpracování dočítají některé údaje přímo s Logistiky (RK).
Faktury se do ekonomiky zapisují s číslem faktury, které je vyplněno v uzk_doklad. Před vlastním zpracováním v ekonomice se provádí celá řada vstupních kontrol hlavně z důvodu minimalizace možných chyb ze zpracování. Pokud se odhalí chyba již ve vstupní kontrole, UZK/UZZ se do ekonomiky ani nepřevezme, ale označí se chybou na UZK a UZZ. Většinou se jedná o neexistující účty MD/DAL, neexistující útvary MD/DAL, neexistující zakázky u povinně zakázkových účtů, chybné daňové skupiny u faktur apod. Seznam možných chyb je připojen na konci tohoto dokumentu a případně je to též samostatný dokument. Tyto chyby jsou většinou odstraněny během najíždění rozhraní a po správném nastavení v ekonomice už se vyskytují minimálně.
Do ekonomiky se vydané faktury zapíší do deníku vydaných faktur PVFHL a řádky faktury se zapíší do účetních položek PUCN.

Do ekonomiky jsou z logistiky zasílány žádosti o zaúčtování skladových transakcí, ale na rozdíl od faktur jsou zasílány dávkově. To znamená, že jedna žádost UZK je jen formální dávka, která zahrnuje mnoho různých řádků žádosti UZZ, což jsou různé skladové transakce za určité období, které spolu nesouvisí. Vazba mezi účetní žádostí a řádkem účetní žádosti je přes uzk_id_nr, ale je to jen formální vazba. Číslo skladového dokladu, do kterého patří skladová transakce, která se má prostřednictvím UZZ zaúčtovat, je uloženo v sloupci uzz_doklad. Před vlastním zpracováním v ekonomice se provádí celá řada vstupních kontrol hlavně z důvodu minimalizace možných chyb ze zpracování. Pokud se odhalí chyba již ve vstupní kontrole, UZK/UZZ se do ekonomiky ani nepřevezme, ale označí se chybou na UZK a UZZ. Většinou se jedná o neexistující účty MD/DAL, neexistující útvary MD/DAL, neexistující zakázky u povinně zakázkových účtů apod.

Seznam možných chyb je připojen na konci tohoto dokumentu a případně je to též samostatný dokument. Chyby jsou většinou odstraněny během najíždění rozhraní a po správném nastavení v ekonomice už se vyskytují minimálně.

Zpracování skladových transakcí se navíc ještě liší podle toho, zda se jedná o příjemku nebo o ostatní skladové doklady. Pro příjemky se kromě UZK a UZZ ještě na straně Logistiky generuje záznam v tabulce UZL.
Do ekonomiky se skladová transakce z UZZ zapíše do deníku interních dokladů PIDHL a do účetních položek PUCN. Pokud se jedná o příjemku, tak se navíc údaje z UZL zapíší do tabulky pro likvidaci přijatých faktur PLIK. Tento PLIK je pevně svázán s hlavičkou interního dokladu 1:1. Pokud je k 1 příjemce navázáno několik různých přijatých faktur, tak vznikne v interních dokladech tolik PIDHL s různými PLIK, kolik je různých přijatých faktur pro jednu příjemku.

Pokud se jedná o příjemky, tak postup zpracování účetních žádostí je následující:

1. Čte se tabulka UZL – všechny věty, které jsou připraveny ke zpracování → PREV=1. Tyto věty se zapisuji do hlavičky interního dokladu PIDHL + se zakládá PLIK s údaji pro likvidaci. Obnos je v tuto chvíli nezajímavý, ten se zapisuje až z rozúčtování (UZZ). Důvod je ten, že zápis SKL probíhá na rozdíl od FAV přírůstkově právě kvůli docenění a tak se bere až obnos z rozúčtování, aby tam nebyl 2x (z UZL i z UZZ).

2. Čte se příslušná hlavička žádosti UZK, která je připravena pro zpracování → PREV=1, která obsahuje mraky položkových vět UZZ, kde jsou jak příjemky, tak i ostatní skladové pohyby. Pokud se jedná o příjemku, tak ke každému řádku příjemky v UZZ MUSÍ existovat odpovídající řádek příjemky v UZL ⇒ UZL_ZDR_DOKL_CISLO = UZZ_DOKLAD.

3. Pokud pro příjemku v UZZ neexistuje odpovídající věta v UZL, je tato věta označena v UZZ chybou a dále se nezpracovává.

4. Pokud odpovídající příjemka v UZL existuje, berou se jednotlivé řádky příjemky z UZZ a zapisují se do již založeného PIDHL jako rozúčtování – jednotlivé obnosy se sečtou z těch řádků na hlavičku.

5. Pokud v jiné účetní žádosti přijde další řádek k již existujícímu dokladu ve stejném období, tak se tento řádek pouze připíše k existujícímu dokladu v Fú a obnos se přičte na hlavičku. Pokud by přišel další řádek se stejným číslem dokladu, ale v jiném období, tak se založí nová hlavička se stejným číslem dokladu, ale v jiném období.

Pokud se jedná o jiné skladové doklady než příjemky, tak postup zpracování účetních žádostí je následující:

1. Čte se příslušná hlavička žádosti UZK, která je připravena pro zpracování → PREV=1, která obsahuje mraky položkových vět UZZ, kde jsou jak příjemky, tak i ostatní skladové pohyby.

2. Zpracovávají se jednotlivé řádky nepříjemkových skladových pohybů z UZZ a zapisují se do interních dokladů PIDHL na hlavičku a do řádků rozúčtování PUCN – jednotlivé obnosy se sečtou z těch řádků na hlavičku.

3. Pokud v jiné účetní žádosti přijde další řádek k již existujícímu dokladu ve stejném období, tak se tento řádek pouze připíše k existujícímu dokladu v Fú a obnos se přičte na hlavičku. Pokud by přišel další řádek se stejným číslem dokladu, ale v jiném období, tak se založí nová hlavička se stejným číslem dokladu, ale v jiném období.

UZK se v ekonomice zpracuje pouze jednou. Pokud se některé UZZ nepodaří zaúčtovat, jsou do ekonomiky zaslány znovu v rámci jiného UZK.

Do ekonomiky se z UZK vybírají všechny věty UZK, které mají v uzk_prev = „1“, neboli je záznam UZK připraven pro zpracování v ekonomice. Po úspěšném zpracování v ekonomice se mění příznak uzk_prev = „J“, pokud se nepodaří zpracovat některý záznam UZZ v rámci jednoho UZK v ekonomice, tak se změní příznak uzk_prev=“N“.

Vysvětlení některých důležitých příznaků na UZK

uzk_prev = řídící informace pro zpracování UZK
• uzk_prev = „ “ ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• uzk_prev = „1“ ⇒ záznam UZK je připraven ke zpracování v ekonomice
• uzk_prev = „2“ ⇒ záznam UZK je převzat ekonomikou ke zpracování
• uzk_prev = „J“ ⇒ všechny záznamy UZZ patřící zpracovanému záznamu UZK byly ekonomikou zaúčtovány
• uzk_prev = „N“ ⇒ alespoň jeden UZZ patřící zpracovanému UZK nebyl v ekonomice zaúčtován

uzk_stav_ucto = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní
• uzk_stav_ucto = 0 ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• uzk_stav_ucto = 10 ⇒ záznam UZK je připraven ke zpracování v ekonomice. Odpovídá hodnotě uzk_prev = „1“
• uzk_stav_ucto = 20 ⇒ chyba vstupní kontroly, na některém UZK nebo UZZ byla zjištěna chyba a převzetí UZK se neprovedlo
• uzk_stav_ucto = 30 ⇒ záznam UZK je převzat ekonomikou ke zpracování. Odpovídá hodnotě uzk_prev = „2“
• uzk_stav_ucto = 40 ⇒ záznam UZK byl zpracován v ekonomice; bez ohledu na to, zda se při zpracování jemu příslušejících záznamů UZZ vyskytla chyba či nikoliv. Odpovídá hodnotě uzk_prev = „J“ nebo „N“

uzk_ucto_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní
• uzk_ucto_ok =“ „⇒ záznam UZK ještě nebyl zpracován ekonomikou
• uzk_ucto_ok = „J“ ⇒ všechny záznamy UZZ patřící zpracovanému zpracovávanému záznamu UZK byly ekonomikou zaúčtovány. Odpovídá hodnotě uzk_prev = „J“ a hodnotě uzk_stav_ucto = 40
• uzk_ucto_ok = „N“ ⇒ alespoň jeden záznam UZZ, patřící zpracovanému záznamu UZK nebyl ekonomikou zaúčtován. Odpovídá hodnotě uzk_prev = „N“ a hodnotě uzk_stav_ucto = 40

uzk_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu
• uzk_e_zp = „PVFHL“ ⇒ pro faktury vydané
• uzk_e_zp = „PIDHL“ ⇒ pro skladové pohyby

uzk_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu
• uzk_e_zp_idpk = idpk_PVFHL ⇒ idpk deníku vydaných faktur pro vydané faktury
• uzk_e_zp_idpk = 0 ⇒ protože jedna dávka UZK obsahuje celou řadu různých skladových pohybů zapsaných do různých dokladů v deníku interních dokladů – vazba je realizována až v tabulce UZZ

Vysvětlení některých důležitých příznaků na UZZ

uzz_stav_ucto = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní
• uzz_stav_ucto = 0 ⇒ záznam UZK se právě generuje na straně logistiky
• uzz_stav_ucto = 10 ⇒ záznam UZZ je připraven ke zpracování v ekonomice
• uzz_stav_ucto = 20⇒ chyba vstupní kontroly, na některém UZZ byla zjištěna chyba a převzetí UZZ se neprovedlo
• uzz_stav_ucto = 30 ⇒ záznam UZZ je převzat ekonomikou ke zpracování
• uzz_stav_ucto = 40 ⇒ záznam UZZ byl zpracován v ekonomice bez ohledu na to, zda se při jeho zpracování vyskytla chyba či nikoliv

uzz_ucto_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní
• uzz_ucto_ok =“ “ ⇒ záznam UZZ ještě nebyl zpracován ekonomikou
• uzz_ucto_ok = „J“ ⇒ záznam UZZ byl ekonomikou zaúčtován
• uzz_ucto_ok = „N“ ⇒ záznam UZZ nebyl ekonomikou zaúčtován

uzz_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu
• uzk_e_zp = „PVFHL“ ⇒ pro faktury vydané
• uzk_e_zp = „PIDHL“ ⇒ pro skladové pohyby

uzz_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu
• uzz_e_zp_idpk = idpk_PVFHL ⇒ idpk deníku vydaných faktur pro vydané faktury
• uzz_e_zp_idpk = idpk_PIDHL ⇒ idpk deníku interních dokladů pro různých skladové pohyby

uzz_ucto_chyba = při neúspěšném převzetí plní ekonomika číslem chyby
• uzk_ucto_chyba = 0 ⇒ převzetí proběhlo bez chyby
• uzk_ucto_chyba = > 0 ⇒ při převzetí nebo při účtování došlo k chybě – charakter chyby je připojen na konci dokumentu

Vysvětlení některých důležitých příznaků na UZL

uzl_prev = řídící informace pro zpracování UZK
• uzl_prev = „ “ ⇒ záznam UZL se právě generuje na straně logistiky
• uzl_prev = „1“ ⇒ záznam UZL je připraven ke zpracování v ekonomice
• uzl_prev = „2“ ⇒ záznam UZL je převzat ekonomikou ke zpracování
• uzl_prev = „J“ ⇒ záznam UZL byl ekonomikou zaúčtován
• uzl_prev = „N“ ⇒ záznam UZL nebyl v ekonomice zaúčtován

uzl_eko_ok = doplňující informace o zpracování, pouze pro logistiku, ale ekonomika ho plní
• uzl_eko_ok =“ „ ⇒ záznam UZL ještě nebyl zpracován ekonomikou
• uzl_eko_ok = „A“ ⇒ záznam UZL byl ekonomikou zaúčtován
• uzl_eko_ok = „N“ ⇒ záznam UZL nebyl ekonomikou zaúčtován

uzl_e_zp = při úspěšném převzetí plní ekonomika jménem účetního deníku – hlavička dokladu, týká se to jen skladových pohybů - příjemek • uzl_e_zp = „PIDHL“ ⇒ pro skladové pohyby - příjemky

uzl_e_zp_idpk = při úspěšném převzetí plní ekonomika idpk účetního deníku – idpk hlavičky dokladu, týká se to jen skladových pohybů - příjemek
• uzl_e_zp_idpk = idpk_PIDHL ⇒ idpk deníku interních dokladů pro příjemky

uzl_eko_chyba = při neúspěšném převzetí plní ekonomika číslem chyby
• uzk_eko_chyba = 0 ⇒ převzetí proběhlo bez chyby
• uzk_eko_chyba = > 0 ⇒ při převzetí nebo při účtování došlo k chybě – charakter chyby je připojen na konci dokumentu

Chyby obecně mohou být různého charakteru, některé jsou společné účtování FAV i SKL, některé jsou pouze pro faktury. Pak jsou to chyby rozpoznané už na hlavičce a chyby ze zaúčtování.

5001 – chybí dokladová řada na hlavičce dokladu
5002 – dokladová řada neexistuje v číselníku DŘ (ODDR)
5003 – kód daňové skupiny není numerický
5004 – chybí číslo firmy na hlavičce dokladu
5005 – chybí účet MD v účtové osnově (OCUO)
5006 – chybí účet DAL v účtové osnově (OCUO)
5007 – chybí útvar MD v definici útvarů (OKUTV)
5008 – chybí útvar DAL v definici útvarů (OKUTV)
5009 – chybí účetní zakázka v definici zakázek (O8A)
5010 – chybí zakázka DAL v definici zakázek (O8A)
5011 – nepodařilo se dočíst fakturu z RK – nelze účtovat
5012 – chybí položky k hlavičce dokladu – nelze účtovat
5013 – kód daňové skupiny je chybný – neexistuje v číselníku daňových skupin (ODANSK)
5014 – číslo firmy je chybné – neexistuje v adresáři (O6A)
5015 - účet MD existuje, ale má špatnou platnost
5016 - účet DAL existuje, ale má špatnou platnost
5020 – chybí účet MD nebo DAL – musí být oba vyplněny
5021 – chybí útvar MD nebo DAL – již se nekontroluje, závisí to na definici v účtové osnově
5022 – chybí analytický účet v konfiguraci vydaných faktur – nelze účtovat faktury
5025 – chybí typ dokladu na hlavičce faktury – nelze účtovat faktury
5026 – chybí věta v UZL k této větě UZZ a je to příjemka – nelze účtovat UZZ
5027 – uzavřené účetní období – nelze účtovat
5028 – věta v UZL není zaúčtovaná – nelze účtovat UZZ
5029 – faktura neexistuje v PF – nelze likvidovat UZL
5030 – číslo dokladu není vyplněné – nelze účtovat UZZ
5031 – účet MD nebo DAL je povinně zakázkový a účetní zakázka není vyplněna
5032 – není vyplněno datum vystavení na faktuře
5034 – není vyplněno datum uskutečněného zdanitelného plnění na faktuře
5035 – není vyplněno datum splatnosti na faktuře
5036 – v konfiguraci údajů pro účtování dokladů je vyšší období – nelze zaúčtovat 5037 – datum uskutečnění zdanitelného plnění je vyšší než datum vystavení faktury

99 – chyba kontroly dimenzí – tj. obecná chyba, která se zapíše na hlavičku UZK, na položkách jsou chybné účty nebo útvary, zakázky, na položkách je chyba specifikována podrobněji, může být chyba ve více položkách, proto na hlavičce je jen ta obecná chyba dimenzí

133 – tuto chybu vrací hlavní účtovací metoda obecná pro všechny úlohy OO. Tuto chybu není možné v rozhraní specifikovat, neboť to může být vice různých chyb. Např. chybí zakázka u povinně zakázkového účtu nebo jsou špatné rozsahy účtů, útvarů, zakázek nebo když nesouhlasí obnosy položek na hlavičku dokladu a podobně. Pokud účtovací program vrátí tuto chybu, věta účetní žádosti se sice označí jako chybná, ale do FÚ se zapíše a opravu je možné provést v ekonomice.