Zaměstnávání občanů EU a cizinců třetích zemí, kteří nepotřebují povolení k zaměstnání, musí být v souladu se Zákonem o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb. §87 a §97. Dle tohoto zákona je povinností zaměstnavatele informovat příslušný Úřad práce nejpozději v den nástupu zaměstnance/cizince do zaměstnání. Při zaměstnávání cizinců na pracovní povolení postupuje Úřad práce při rozhodování dle zákona č. 500/2004 Sb. Správní řád a dle zákona č. 435/2004 Sb. Zákon o zaměstnanosti.

Od 1.7.2024 je předávání informací na Úřad práce o zaměstnávání cizinců plně digitalizováno. V praxi to znamená, že můžete použít následující tři způsoby předávání informací:

1. Vyplnění webového formuláře
2. Vytvoření souboru ve formátu XML a jeho zaslání prostřednictví datových schránek
3. Exportem hlášení z Orsoftu Open

Bližší informace k prvním dvěma způsobům najdete na Digitalizace informačních karet.

Od června 2024 je v Orsoftu Open v Lidských zdrojích k dispozici nová úloha s názvem Hlášení cizinců na Úřad práce, která umoňuje hlášení cizinců formou informačních karet a sdělení. Úlohu najdete v nabídce „Exporty“. V této úloze je k dispozici jak přímé odeslání hlášení na Úřad práce (pomocí B2B), tak export hlášení do formátu XML (takto vytvořené hlášení je třeba zaslat prostřednictvím datových schránek). V úloze jsou respektovány všechny požadavky integrace na rozhraní MPSV.

Úloha Hlášení cizinců na ÚP využívá v maximální míře údaje, které jsou o každém zaměstnanci v Lidských zdrojích již k dispozicí. Prakticky to znamená, že v úloze Hlášení cizinců založíte ručně nový záznam, vyberete příslušného zaměstnance/cizince a k tomu zvolíte ještě jeden z následujících typů požadavku:

Informační karta - používá se pro informace o nástupu občana EU/EHP a Švýcarska nebo jeho rodinného příslušníka, nebo cizince, který nepotřebuje pracovní oprávnění do zaměstnání (např. občana Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou).

Sdělení - nástup - používá se pro sdělení o nástupu cizince, držitele pracovního oprávnění, do zaměstnání, k vyslání, k vnitropodnikovému převedení.

Sdělení - ukončení - používá se ke sdělení o ukončení zaměstnání, vyslání, vnitropodníkového převedení cizince, držitele pracovního oprávnění.

Po výběru typu požadavku se do Hlášení cizinců automaticky dotáhnou již existující informace o cizinci a pár dalších informací je třeba ještě doplnit ručně na základě výběru z číselníků. Pořízení údajů pro jednotlivé typy požadavku se v některých položkách mírně liší. U informační karty je klíčová ještě tzv. varianta pracovního vztahu, kterou je třeba vybrat ručně z číselníku. U sdělení je klíčová ještě tzv. forma pracovního vztahu a druh pracovního oprávnění. Při uložení záznamu probíhá logická kontrola správnosti a kompletnosti záznamu. Zkontrolovaný záznam lze v nabídce „Další“ přímo odeslat na Úřad práce, případně lze také vytvořit exportní soubor ve formátu XML, a ten následně zaslat na Úřad práce prostřednictvím datových schránek.

1. Hlášení cizince se nevytváří automaticky při zadání nástupu či výstupu cizince v Personalistice. Je třeba vždy použít úlohu Hlášení cizinců na Úřad práce.
2. V případě, že potřebujete provést změnu již provedeného hlášení cizince, vytvoříte nový záznam opisem z původního, v novém záznamu provedete příslušnou změnu a odeslete. Na Úřadě práce proběhne automaticky tzv. „párování původního a nového záznamu“.
3. U požadavku typu Informační karta lze zadat ukončení zaměstnání cizince hned na začátku, pokud je již známo. Pokud ukončení předem známo není, je třeba v okamžiku ukončení vytvořit novou Informační kartu opisem z původní a doplnit do ní datum ukončení. Po odeslání dojde opět na Úřadu práce k tzv. „párování původního a nového záznamu“.
4. Při založení záznamu se automaticky generuje tzv. identifikátor požadavku. Nelze jej měnit, ale je zobrazen, aby bylo možné ho použít například při komunikaci s Úřadem práce.
5. Nejsou automaticky kontrolovány vztahy mezi záznamy k jednomu cizinci.
6. Není k dispozici tisk formuláře o zaměstnávání cizinců. S tímto tiskem nepočítáme, není nabízen ani na stránkách Úřadu práce. Údaje v tabulce Hlášení cizinců zůstávají, lze si je kdykoliv zobrazit.

Společné informace k exportu na Úřad práce najdete zde: Export.