Soubor cestovních příkazů slouží k zadávání, vyúčtování a evidenci jednotlivých pracovních cest zaměstnanců do zahraničí včetně její české části.

Celý cestovní příkaz se skládá z několika částí, které jsou vyplňovány na samostatných záložkách:

• Cestovní příkaz - c1zahr1
• Zálohy - c1zalohy
• Průběh cesty - c1zahr2
• Stravné - c1diety
• Náhrady za vozidlo - c1auv
• Ostatní výdaje - c1zahr3
• Vyúčtování

Před nástupem na pracovní cestu je potřeba vyplnit Cestovní příkaz (hlavičku) a zajistit si jeho schválení nadřízeným a vyzvednout příslušnou zálohu. Cestovní příkaz obsahuje tyto údaje:

• zaměstnanec - osobní číslo zaměstnance, který je vyslán na pracovní cestu
• číslo cestovního příkazu - generuje se automaticky, pokud není zadáno jinak
• útvar - organizační jednotka, na jejíž náklady je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, dotahuje se automaticky ze souboru pracovněprávních vztahů d0ppv, kontroluje se na existenci v souboru okutv
• pracovní doba - obvyklá pracovní doba zaměstnance, u pružné pracovní doby platí pro zaměstnance pracovní doba tak, jak ji je zaměstnavetel povinen předem určit pro účely pracovních cest
• číslo pasu - číslo pasu zaměstnance vyslaného na pracovní cestu, údaj není povinný
• telefon - telefonní číslo na zaměstnance není povinné
• počátek cesty - místo, datum a čas určený jako nástup na pracovní cestu
• místo jednání - kam je zaměstnanec vyslán, jedná se o zemi, obec a případně firmu, kde se uskuteční výkon práce
• účel cesty - důvod vyslání na pracovní cestu
• konec cesty - předem určené místo a datum ukončení pracovní cesty
• počet dní - automaticky dopočítávaná položka, spočítá se po zadání datumů počátku a konce cesty, lze ručně přepsat
• kapesné - položka při zadání nové hlavičky předvyplněná podle obvyklého kapesného zadaného v konfiguraci cestovních příkazů, lze ji ručně aktulizovat, hlídáno na maximální možné kapesné (v současnosti 40 %)
• předpokládaná částka výdajů - údaj v Kč, orientační např. kvůli výši poskytnuté zálohy
• spolucestující - seznam spolucestujících, kteří jsou vysláni spolu se zaměstnancem na pracovní cestu
• povolený dopravní prostředek - seznam dopravních prostředků, které může zaměstnanec na pracovní cestě použít
• registrační značka - vyplňuje se pouze v případě povolení použít vlastní automobil k uskutečnění pracovní cesty
• povolení přerušení pracovní cesty - velmi málo obvyklý případ, kdy si zaměstnanec se zaměstnavatelem předem dohodne přerušení pracovní cesty, v takovém případě je třeba zaškrtnout uvedené políčko

Přerušení pracovní cesty - platí stejné podmínky a praxe, jaká byla popsána v oddíle Tuzemské cestovní příkazy

Před nástupem na pracovní cestu by mělo být samozřejmostí zadat a nechat si schválit potřebnou zálohu. Podle § 183 Zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak. Pro zahraniční cesty je poskytování záloh věcí obvyklou a pro následující výpočet stravného je důležité datum, kdy byla záloha vyplacena, protože kurz vyhlášený Českou národní bankou ke dni vyplacení zálohy se při vyúčtování cesty použije pro určení korunové hodnoty stravného. Záloha se zpravidla poskytuje v měně, která je pro daný stát určena Vyhláškou Ministerstva vnitra. Po vzájemné dohodě může zaměstnanec obdržet zálohu v Kč nebo v jiné měně, pokud je k ní ČNB vyhlašován kurz. Zálohu nebo její část lze také poskytnout např. zapůjčením platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem apod.

Záloha se eviduje v samostatné tabulce c0zalohy. Pokud není využíván systém Workflow pro schvalování cestovních příkazů, pak se jedná o evidenci záloh pro správný výpočet cestovních náhrad. Pokud je Workflow (dále jen WF) využíváno, lze propojit podsystém Cestovní příkazy s podsystémem Finanční účetnictví, kde si zaměstnanec po povolení pracovní cesty dojde do pokladny pro zálohu, pokladní si najde příslušný cestovní příkaz, vyplatí zálohu a zpětně jsou do tabulky záloh zapsány údaje o datumu vyplacení, výši částky, kurzu ke dni vyplacení zálohy a čísle pokladního dokladu. Pro vazbu mezi pokladnou ve Finančním účetnictví a Cestovními příkazy je v konfiguraci samostatný parametr, který není závislý na nastavení parametrů pro WF.

• Datum vyplacení - datum, kdy byla vyplacena schválená záloha, je to údaj velmi důležitý pro určení kurzu, kterým se přepočítává stravné (bez WF nebo bez vazby na pokladnu)
• Typ zálohy - v tabulce záloh evidujeme několik typů zálohy, popsáno níže
• Měna - výběr měny, ve které je záloha poskytnuta, pro výběr je nabízen číselník měn
• Částka - výše poskytnuté zálohy v uvedené měně (bez WF nebo bez vazby na pokladnu)
• Kurz - kurz ke dni vyplacení zálohy - needituje se, doplní se podle datumu vyplacení a měny (bez WF nebo bez vazby na pokladnu)
• Forma poskytnutí - jakou formou byla záloha vyplacena (hotově, služební karta nebo třeba nějaká forma předplacené jízdenky apod.)
• Číslo pokladního dokladu - přidělené číslo dokladu při poskytnutí zálohy (bez WF nebo bez vazby na pokladnu)
• Poznámka - jakákoliv textová poznámka k poskytnuté záloze
• Částka v Kč - hodnota poskytnuté zálohy přepočítaná z cizí měny na Kč kurzem ČNB vyhlášeným ke dni, kdy byla záloha poskytnuta

Typy zálohy:

1. běžná záloha - poskytnutá v hotovosti nebo formou firemní karty před nástupem pracovní cesty
2. mimořádná záloha - např. výběr peněz v hotovosti z firemní karty během pracovní cesty
3. vrácená záloha - po skončení cesty zaměstnanec vrátí před vlastním vyúčtováním celou poskytnutou zálohu
4. vrácená část zálohy - po skončení cesty zaměstnanec vrátí před vlastním vyúčtováním část poskytnuté zálohu

Poznámka: běžně se záloha zúčtovává jako součást klasického vyúčtování CP.

Vyplňuje se po návratu z pracovní cesty a popïsuje podrobný průběh cesty, zde zadané údaje následně slouží pro automatické výpočty výše stravného a případných náhrad při použití vlastního vozidla

• dopravní prostředek - jeden z povolených dopravních prostředků použitý pro tuto fázi pracovní cesty
• země - zkratka státu, ve kterém je zaměstnanec v této části pracovní cesty, výběr a kontrola je na číselník zemí v Základní části
• měna - zkratka měny, ve které se podle vyhlášky Ministerstva financí poskytuje stravné
• místo odjezdu - místo, na kterém začíná tato část pracovní cesty
• datum odjezdu - datum a čas, ve kterém zaměstnanec začíná tuto část pracovní cesty. Není-li poskytnuta záloha, použije se pro výpočet náhrad kurz ČNB vyhlášený k tomuto dni
• místo příjezdu - místo, na kterém končí tato část pracovní cesty
• datum příjezdu - datum a čas, ve kterém zaměstnanec končí tuto část svoji pracovní cestu
• zakázka - údaj není povinný, vyplňuje se jen tam, kde se pracovní cesty vyúčtovávají na zakázky
• počet km - počet ujetých km, vyplňuje se pouze u vlastních vozidel
• cena poh. hmot - cena za 1l pohonných hmot (příp. 1kWh), vyplňuje se pouze u vlastních vozidel
• měna, ve které bylo palivo placeno - může být odlišná od měny, ve které je poskytnutá jako záloha, zpravidla se jedná o měnu používanou v té dané zemi
• kurz, ve kterém bylo palivo placeno - kurz je podle země, ve které dochází k nákupu paliva, dotažen z kurzovního lístku podle ČNB, v nutném případě ho lze přepsat

Přerušení cesty

Pokud si zaměstnanec se zaměstnavatelem předem dohodl možnost přerušit pracovní cestu, je potřeba toto zohlednit i v popisu cesty. Zde se vyplní datum a čas začátku a konce přerušení a zaškrtne se, že se jedná o přerušení cesty. Tato doba nebude potom brána v úvahu při automatických výpočtech, protože za dobu přerušení pracovní cesty zaměstnanci nepřísluší žádné náhrady.

Výměna

Tento button umožňuje jedním kliknutím vyměnit místo odjezdu za místo příjezdu a naopak.

Výpočet náhrad

Po kliknutí na tento button se automaticky spočítají náhrady za použití vlastního vozidla na pracovní cestě. Tyto náhrady jsou evidovány v samostatné tabulce c0auv.

Výpočet stravného

Kliknutím na button „výpočet stravného“ se automaticky spočítá stravné za všechny dny pracovní cesty a je zapsáno do samostatné tabulky c0diety .

Překročení hranice

Doba překročení hranice je důležitá pro výpočet stravného. Z těchto dílčích částí se vypočítá počet hodin strávených v zahraničí a počet hodin strávených v Česku a podle těchto hodnot se určí výše stravné v jednotlivých zemích. Pokud zaměstnanec pobývá během jednoho dne v zahraničí ve více zemích, náleži mu stravné v té zemi, kde strávil nejvíc času.

Průběh cesty (např. při cestě autem, vlakem, kamionová doprava) se musí přesně rozepsat do jednotlivých zemí podle doby překročení hranice, zjednodušeně např. cesta autem do Berlína: 1. Praha - hranice ČR, 2. hranice ČR - Berlín, 3. Berlín - hranice ČR, 4. hranice ČR - Praha. Pokud se v době cesty projíždí více zeměmi, je nutné to v zápisu průběhu cesty zohlednit.

Vždy se musí uvádět skutečná doba překročení, výjimku tvoří doprava letadlem. Protože v letadle lze těžko určit, kdy právě je přelétávána hranice, považuje se za okamžik překročení hranice doba odletu. U návratu z pracovní cesty v zahraničí je to pak doba příletu. Např. pracovní cesta do Francie a zpět uskutečněná letadlem. Odlet z Prahy do Paříže v 15:20, přílet 17:10, okamžik překročení hranice je 15:20. Cesta zpět druhá den odlet z Paříže 18:00, přílet do Prahy 19:40, okamžik překročení hranice Francie- ČR je 19:40.

Stravné je automaticky dopočítáváno po zadání všech údajů v Průběhu cesty. V záložce Stravné, která pracuje se tabulkou c0diety, jsou jednotlivé výpočty zapsány a některé údaje se dají aktualizovat.

• Stravné za den - datum, kdy vznikl nárok na stravné (nelze aktualizovat)
• Částka - vypočtená výše stravného v Kč (nelze aktualizovat, při krácení se přepočítá automaticky)
• Poznámka - řetězec lze vyplnit jakýmkoliv textem, poznámkou ke stravnému
• Počet bezplatně poskytnutých jídel - jestliže bylo zaměstnanci na pracovní cestě bezplatně poskytnuto jídlo, zde zaškrtněte jejich počet pro den, za který je stravné počítané. Následně po uložení dojde k automatickému přepočtu výše stravného.

Pokud je potřeba uvedené částky nějakým způsobem přepočítávat (např. chybné údaje v číselníku), je nutné opravit zadání v Průběhu cesty a pustit znovu automatický výpočet. Nelze aktualizovat ručně.

V případě krácení stravného se částky přepočítávají automaticky, není nutné znovu pouštět automatický dopočet.

Náhrady za vozidlo jsou automaticky dopočítávány po zadání všech údajů v Průběhu cesty. V záložce Náhrady za vozidlo, která pracuje se tabulkou c0auv, jsou jednotlivé výpočty zapsány a některé údaje se dají aktualizovat.

• Datum - datum dne, kdy k nároku na úhradu za použití vlastního vozidla došlo, nelze aktualizovat
• Celková částka - celková výše náhrad za použití vlastního vozidla za zadaný den, nelze ručně aktualizovat.
• Částka základních náhrad - část náhrad, které náleží zaměstnanci za použití vlastního vozidla za zadaný den. Základní náhrady jsou násobkem počtu ujetých km a částkou základních náhrad z číselníku C0NAHRADY, určenou Vyhláškou Ministerstva financí pro daný rok. Nelze aktualizovat.
• Částka za čerpané pohonné hmoty - vypočtená hodnota podle počtu ujetých km, spotřeby podle technického průkazu a průměrné ceny za litr pohonných hmot čerpaných v souvislosti s pracovní cestou. Nelze aktualizovat.
• Poznámka - libovolný text, tato hodnota se dá jako jediná aktualizovat ručně.

Pokud je potřeba uvedené částky nějakým způsobem přepočítávat (např. špatně zadaná cena paliva apod.), je nutné opravit zadání v Průběhu cesty a pustit znovu automatický výpočet. Nelze aktualizovat ručně.

Tabulka Ostatní výdaje - c0cesty3 slouží k evidenci veškerých výdajů vzniklých v souvislosti s pracovní cestou zaměstnance mimo stravné a náhrady za použití vlastního vozidla. Tyto výdaje se (spolu se stravným a náhradami za vozidlo) stávají součástí vyúčtování pracovní cesty. Typickýmí výdaji patřícími do této tabulky je např. jízdné ve veřejné dopravě, ubytování, parkovné, poplatek za školení apod.

• Typ výdaje - uvádí, o jaký typ výdaje se jedná (jízdné, ubytování, ostatní, ….), jednotlivé typy výdajů jsou uvedeny v číselníku CVYDAJ, který najdete ve volbě Kmenová data, Parametry, Číselníky, Správa číselníků nebo v liště Další nabídka
• Typ zadání - uvádí formu, v jaké bude výdaj zadán, podrobnější vysvětlení níže, jednotlivé typy zadání jsou uvedeny v číselníku CZADANI, který najdete ve volbě Kmenová data, Parametry, Číselníky, Správa číselníků nebo v liště další nabídka
• Datum výdaje - datum dne, kdy došlo k výdaji, který je uplatňován
• Typ úhrady - jak byl výdaj uhrazen, zda v hotovosti nebo nějakou jinou formou, jednotlivé typy úhrady jsou uvedeny v číselníku CUHRADA, který najdete ve volbě Kmenová data, Parametry, Číselníky, Správa číselníků nebo v liště Další nabídka. Pro výpočet nároků zaměstnance se berou v úvahu jen ty výdaje, které byly uvedeny jako platba v hotovosti. Pokud tedy zaměstnanec použije k úhradě např. vlastní soukromou platební kartu, je potřeba i zde uvést výdaj jako uhrazený v hotovosti. Ostatní výdaje hrazené např. kartou zaměstnavatele, jsou pouze pro evidenční.
• Poznámka - libovolný text týkající se nároku zaměstnance
• Částka - výše nárokované částky v Kč
• Procento DPH - pokud je součástí výdaje i DPH uvedené na dokladu v procentech, je potřeba procento zadat zde
• Základ daně - u některých typů zadání se zadává (je-li na dokladu základ daně a daň), jinak se dopočítává
• Daň - výše DPH v Kč, je-li takto uvedena na dokladu, jinak se dopočítává

Typ výdaje

Pro typ výdaje jsou používány číselné kódy podle číselníku CVYDAJ, který je součástí komplexu číselníků v Základní části. Platí zde některá pravidla.

Typy výdajů do 100 (maximálně 99) jsou dané programově a nelze je měnit, přidávat ani rušit.

Kódy od 100 do 199 jsou určeny pro kategorii jízdné, např. jízdné bez DPH, jízdné s DPH nebo třeba zvláštní kód pro MHD apod. Záleží na potřebách a zvyklostech konkrétního zákazníka.

Podobně jako pro jízdné jsou vyčleněny kódy 200 - 299 pro výdaje za ubytování - lze uživatelsky modifikovat, ale musí se v tomto intervalu jednat o výdaje za ubytování.

Kódy 300 - 999 jsou určeny pro evidencí ostatních výdajů za různé další platby (telefon, parkovné, poplatek za školení, občerstvení, zavazadlo apod.). Tyto kódy jsou libovolně uživatelsky modifikovatelné.

Typ zadání

udává se některá z níže uvedených hodnot (číselník CZADANI), pro aktualizaci jsou zpřístupněny jen ty položky, které ten který typ vyžaduje, ostatní jsou pro aktualizaci nepřístupné a dopočítávají se automaticky

• C - výdaj bez DPH, pouze celková částka, DPH není uvedeno nebo se v organizaci u tohoto druhu výdaje neeviduje
• P - výdaj s DPH, asi nejběžnější typ zadání, na dokladu je uvedena celková částka a DPH je vyjádřeno procentem
• K - výdaj s DPH, zadává se celková částka a DPH, na rozdíl od typu P je jak celková částka, tak DPH, vyjádřeno v Kč
• Z - výdaj s DPH, zadává se základ daně v Kč a DPH v procentech, méně obvyklá varianta zadávání
• D - výdaj se DPH, zadává se základ daně i DPH v Kč, méně obvyklá varianta
• O - plátce DPH osvobozen od daně, zadává se pouze celková částka

Tato záložka je pouze informativní, kde nelze nic zadávat ani počítat. Zaměstnanci se v přehledné tabulce zobrazí náhled na cestovní příkaz. Všechny náhrady a výdaje jsou přepočítány na Kč kurzem ke dni vyplacení zálohy, pokud byla záloha, nebo kurzem k prvnímu dni pracovní cesty.

Zde zaměstnanec uvidí výši poskytnuté zálohy, souhrn všech náhrad, které mu náleží v souvislosti s pracovní cestou, vypočítaný rozdíl mezi zálohou a náhradami, zaokrouhlení tohoto rozdílu a částku, která zaměstnanci náleží k vyplacení nebo kterou musí doplatit v případě vyšší zálohy, nežli kolik činí nárokované náhrady.

V druhé tabulce jsou podrobněji rozepsány nárokované náhrady podle typu:

• stravné
• základní náhrady
• náhrady za pohonné hmoty
• jízdné
• ubytování
• ostatní náklady

Další nabídka - tento button nám umožní vstoupit i do jiných částí systému, jejich popis je uveden níže.

• Číselník zahraničního stravného - z této volby lze prohlédnou aktuální hodnoty propláceného zahraničního stravného v tabulce C1stravne
• Číselník stravného - z této volby lze prohlédnou aktuální hodnoty propláceného tuzemského stravného v tabulce C0stravne
• Parametry krácení stravného - lze prohlížet parametry krácení stravného v tabulce C0kraceni
• Číselník základních náhrad - z této volby lze prohlédnou aktuální hodnoty právě platných základních náhrad v tabulce C0nahrady
• Průměrné ceny pohonných hmot - z této volby lze prohlédnou aktuální hodnoty právě platných průměrných pohonných hmot v tabulce C0palivo
• Osoby - z této volby lze prohlížet tabulku osob Osoby
• Vozidla - z této volby lze prohlížet tabulku vozidel J0voz, tato tabulka je součástí podsystému Doprava, ale lze ji využívat samostatně i pro podsystém Cestovní příkazy
• Dopravní prostředky - umožňuje přístup do základního číselníku O0ciselnik, do číselníku Dopravní prostředky CDOPR
• Typ výdaje - umožňuje přístup do základního číselníku O0ciselnik, do číselníku Typ výdaje CVYDAJ
• Typ zadání částky - umožňuje přístup do základního číselníku O0ciselnik, do číselníku Typ zadání částky - CZADANI
• Typ úhrady - umožňuje přístup do základního číselníku O0ciselnik, do číselníku Typ úhrady CUHRADA
• Typ zálohy - umožňuje přístup do základního číselníku O0ciselnik, do číselníku CZALOHA