Úlohy pro kontrolu zaměstnanců

Tento aparát umožňuje snadným způsobem nastavit mnoho automatických kontrol termínů souvisejících se zaměstnanci, např. hlídání vypršení doby určité apod. Pokud se blíží určitá událost, tak je automaticky na vybrané účetní zaslán e-mail s příslušným upozorněním.

• Plán spuštění - Plán určuje, v jakém čase a jak často bude kontrola prováděna. Úlohy lze spouštět denně, v určité dny týdne, nebo v určité dny měsíce. Výběr času je vhodné konzultovat s administrátory serveru, kde běží Orsoft Open. Server totiž může být v noci automaticky restartován, pak je třeba úlohy plánovat na jiný čas.
• Úloha - úlohu lze vybrat z nabízených možností.
• Název úlohy - k úloze lze přidat popisný text.
• Kontrolovat dny Od a Do - určuje, kolik dní před příslušným termínem se má upozornění odeslat. Blíže viz příklady dál.
• Podmínka výběru zaměstnanců - pro některé úlohy lze přidat určitou podmínku, pak se například místo všech zaměstnanců budou kontrolovat pouze zaměstnanci na dobu určitou.
• Třídění seznamu zaměstnanců - součástí e-mailu s upozorněním je seznam zaměstnanců, kterým se blíží příslušný termín. Tento seznam může být setříděný podle osobního čísla, nebo podle příjmení a jména.
• Vzor e-mailu - text e-mailu je uložen v tzv.šabloně. Jako systémové jsou připraveny šablony začínající prefixem „o0task_“. Je-li třeba text mailu změnit, tak je možné příslušnou šablonu opsat jako skupinovou a upravit text. U takové šablony je třeba pole „Platí pro“ nechat prázdné a Stav nastavit na Výchozí.
• E-mail - určije mailovou adresu účetní či operátora, na kterou se bude odesílat upozornění. Lze zadat více adres, pak jsou odděleny čárkou.
• Work-flow - typ - místo odeslání mailu je možné spustit work-flow. Zde se vyplňuje typ pracovního postupu.

Použití aparátu je třeba nejdříve jednorázově nastavit. V menu Další je volba Nastavení. Zde se nastavuje login uživatele, pod kterým poběží spouštěné úlohy. Pokud není žádný login vybrán, aparát není aktivní.