Prohlížení a další zpracování upomínek

Před prohlížením přehledu faktur k upomínání je vhodné provést nebo aktualizovat výběr dle zadaných kritérií. Získáte tak aktuální seznam faktur navržených k upomínání.

Faktury navržené k upomínání si můžete prohlížet, upravovat datum vystavení upomínky, adresu a číslo formuláře, popřípadě návrh upomínky smazat. K jedné faktuře lze vytvářet tři i více upomínek. Pro 1. - 3. upomínku je možné si navrhnout uživatelský text. Pro 4. a vyšší upomínku je pak již používán text v pořadí třetí.

Upomínky lze tisknout na papír nebo zasílat elektronicky e-mailem či do datové schránky. Na seznamu upomínek vidíte tuto informaci ve sloupci Způsob předání. Způsoby zaslání upomínek lze samozřejmě kombinovat (část zasílat poštou, část elektronicky). Pokud chcete zasílat elektronické upomínky, je třeba nejdříve provést řadu nastavení podle vašich konkrétních podmínek. Podrobný je k dispozici na Výchozí nastavení pro zasílání upomínek. Před prvním použitím upomínek je zároveň třeba si nastavit v konfiguraci Finančního účetnictví počet dní pro uhrazení upomínané pohledávky. Tento počet dní se používá ve standardním textu upomínky.

Před tiskem či elektronickým odesláním upomínek si v browse vyberte a označte zatržítkem ty upomínky, které chcete vytisknout. Pokud jste zatrhli upomínku, která již byla vytištěna či elektronicky odeslána, dojde k jejímu tisku/odeslání znovu (bez jakéhokoliv dotazu) a změní se datum vytvoření upomínky. Pokud ve volbě tisk upomínky zatrhnete upomínku, která má být odeslána elektronicky, nevytiskne se.

Pro tisk upomínek na papír (jde o upomínky označené ve sloupci Způsob předání jako „složka na disku“) je k dispozici následující nabídka:

Tisk upomínek pro interní potřebu - před tiskem je třeba na levé straně seznamu označit ty faktury, k nimž se mají upomínky vytisknout. Poté se vytisknou standardní upomínky, do seznamu upomínek se ale nezaznamená ani datum, kdy byla vytištěna, ani příznak vytištění.

Tisk upomínek - dopis k odeslání- před tiskem je třeba na levé straně seznamu označit ty faktury, k nimž se mají upomínky vytisknout. Poté se vytisknou standardní upomínky, do seznamu se zaznamená datum jejího vytištění a příznak jejího vytištění.

Tisk upomínek se složenkou- dopis k odeslání - jde o specifický tisk na zakázku pro konkrétního zákazníka.

Opakovaný tisk upomínek se složenkou - jde o specifický tisk na zakázku pro konkrétního zákazníka.

Nabídka pro elektronické odesílání upomínek je pod volbou „Další“:

E-mailem - v této nabídce se vytvářejí elektronické upomínky a zasílají se na konkrétní e-mail dlužníka. V seznamu jsou faktury určené k elektronickému odeslání upomínky označení textem „e-mail“.

E-mailem s úpravou - tato nabídka slouží zejména pro otestování odesílání upomínek e-mailem. Funguje stejně jako předcházející, ale neodesílá se na e-mail dlužníka nýbrž na e-mail uživatele, pracujícího v Orsoftu Open s upomínkami.

Do datové schránky - upomínky jsou odesílány do datové schránky dlužníka.

Před prvním použitím elektronického odesílání upomínek musí být vždy provedeno Výchozí nastavení pro zasílání upomínek! Všechny odeslané elektronické upomínky jsou automaticky zapsány do odeslané pošty v Poštovním deníku.

Další nabídka pro práci s upomínkami:

Adresy pro elektronickou komunikaci - zde je možné zadat údaje potřebné pro elektronické zasílání upomínek konkrétnímu zákazníkovi.

Označit jako neodeslanou - pokud již byla upomínka odeslána, můžeme pomocí této nabídky „vymazat“ příznak odeslání upomínky.

Aktualizace způsobu doručení dle adresáře - tato nabídka je určena pro situace, kdy byl nejdříve vytvořen seznam faktur k upomínání a teprve následně byly v adresáři zadány údaje pro elektronickou komunikaci. U zatržených záznamů jsou automaticky doplněny informace z adresáře.

Změna formuláře pro vybrané upomínky - tato nabídka se může použít pouze v situaci, kdy potřebujete změnit standardní označení formuláře pro tisk upomínky. Použití nestandardního formuláře však předpokládá, že byla zároveň provedena uživatelská úprava formulářů pro upomínky. Před použitím této nabídky se informujte předem u našich konzultantů.