I když systém běží jako hodinky, občas je nutné zjistit, k jakým změnám v datech došlo v minulosti a případně kdo a kdy je provedl. Většinou jde o změny v relativně trvalých údajích, tj. takových, které se mění jen občas.

Změny, které je třeba sledovat pro správný chod programů, jsou zaznamenávány automaticky. Prakticky to znamená, že program zapíše každou změnu, kterou analytik systému označil jako důležitou. Tak je tomu například v podsystému PersonalistikaKurzíva, kdy jsou automaticky zapisovány změny evidenčního stavu, nástupu či výstupu zaměstnance, změny v nastavení sociálního pojištění, změněné pracovní schopnosti a pod. Tyto „automaticky“ zapisované změny si můžete prohlížet či vyhledat ve změnovém souboru Personalistiky (viz následující obrázek).

Informace k automatickému sledování změn v podsystémech najdete v dokumentaci k jednotlivým podsystémům.

Pokud automatické sledování změn nestačí, jsou k dispozici nástroje pro nastavení sledování změn jakýchkoliv položek z jakékoliv tabulky. V části Administrace je k dispozici nabídka Správa změn. Zde je možné si nastavit, které změny chcete sledovat. Požadavky na sledování změn však předem pečlivě zvažte! Sledování každé změny znamená určité nároky na program a také nějakou režii. Požadavek na sledování velkého množství změn by pak mohl vyústit ve zpomalení systému.

Nastavení požadavků na sledování změn probíhá v konfiguraci změn - viz následující obrázek:

Na výše uvedeném obrázku vidíte příklad nastavení požadavku sledování změn pro některé tabulky (entity). Pokud se v editačním programu pořizují položky, které se fyzicky zapisují do více tabulek (podentit), lze navíc nastavit monitorování všech podentit zaškrtnutím možnosti Zápis změn navázaných entit. Tyto podentity potom nemusejí mít vlastní povolovací záznam.

Zdá se vám nastavení sledování změn složité? Nevadí. To hlavní, co potřebujete vědět, je to, že lze sledovat libovolné změny. Vlastní nastavení konfigurace změn provádí většinou správce systému. Ten vám také může pomoci vyhledat konkrétní změnu, o které předpokládáte, že nastala a potřebujete o ní získat více informací. Změny, které nastaly, si můžete prohlížet v tzv. historii změn. Samozřejmě můžete využít všech nástrojů pro vyhledávání a filtrování, abyste co nejrychleji našli záznam, který hledáte.

Jak vypadá historie provedených změn je zřejmé z následujícího obrázku, který ilustruje sledování změn v tabulce Útvary (okutv).

U každé změny se sleduje nejen původní a nová hodnota položky, ale také o jako změnu jde (vytvoření záznamu, oprava záznamu, smazání záznamu), jaký je původ změny (editace, hromadná změna), kdy přesně byla provedena a která osoba ji provedla.

V praxi může být například zajímavé, sledovat provedené změny v bankovních spojeních, tedy v entitě o6a1. Příklad nastavení požadavku na sledování této změny:

Příklad vyhledání provedených změn bankovního spojení:

Na závěr ještě jedna důležitá věc. Pokud si v konfiguraci změn nastavíte entity, jejichž změny chcete sledovat, je třeba jednorázově aktivovat sledování změn (nabídka Aktivace historie změn). Teprve od tohoto okamžiku jsou změny zapisovány do historie změn.