Objednávky

Nového uživatele, který bude pracovat se systémem je třeba zavést do tabulky OSOBY.
V menu Administrace / Osoby.
Vyplňte kromě kontaktních údajů i zkratku jména, neboť se použije při tvorbě čísla objednávky.

Dále je třeba zavést uživatele do tabulky Uživatelé.
V menu Administrace / Uživatelé.
Při zapisování uveďte číslo, které jste zadali v tabulce OSOBY, dále login a heslo. Heslo si následně uživatel může změnit.

Na záložce „Přidělené profily“ zadejte uživateli odpovídající profily.
Přiřazení více profilů najednou je třeba provést tak, že vlevo zaškrtnete uživatele a pomocí ikony Přiřadit profily/skupiny (symbol černé hlavy) vyberete ze seznamu profily, označíte je a přiřadíte.
Pro objednávky (a smlouvy) je třeba nastavit minimálně tyto profily:
• Kmenová data – čtení
• Objednávky – kapitola XY
• Smlouvy – kapitola XY

Pro vstup do objednávek je třeba kliknout na modul Finanční účetnictví a pak v menu zvolit Objednávky.

Při založení nové objednávky je třeba na záložce „Základní údaje“ zadat datum vystavení objednávky, vybrat kód dokladu odpovídající kapitole, vyplnit předmět, termín a dodavatele.

Na záložce „Položky“ je třeba zadat identifikaci objednávaného, množství, cenu (bez DPH), daňovou skupinu a případně delší identifikační text do poznámkového okna vpravo v detailu.
Položek objednávky může být i více.

Po uložení položky objednávky je třeba zadat alokaci pomocí ikony – viz obrázek.

K nahlížení a pro kontrolu je k dispozici záložka Alokace

Připravenou objednávku odešlete ke schválení pomocí workflow (ikona zřetězených úkolů – viz obrázek).

Stisknutím tlačítka „Předat objednávku ke schválení“ se vytvoří úkoly pro odpovědné osoby, odešle se email na první schvalující osobu.
První schvalující osobou je správce rozpočtu dané kapitoly. To je osoba, která doplňuje alokaci na položce objednávky. Úkol ve workflow obsahuje základní informace o objednávce.

Na záložce „Objednávka“ je pak možnost detailně prohlížet vystavenou objednávku. A doplnit alokaci rozpočtu k položce.

Schválení kroku workflow:

Z objednávky lze zobrazit informaci, kdo je pověřen úkolem schválení objednávky a kdo již provedl schválení.

Schválená objednávka je uzamčena a nelze ji editovat.
Po schválení objednávky je možno objednávku vytisknout a odeslat dodavateli.

Tisk objednávky je dostupný pod ikonou s tiskárnou:

Pokud by objednávka neměla vyplněnou alokaci, pak se na tiskové podobě bude tisknout červený text upozorňující na nedostatečné vyplnění údajů a je třeba doplnit alokace.

V případě, že je třeba objednávku vystornovat, pak použijte volbu Storno objednávky. Na objednávku se zapíše příznak ‚s‘. Tato volba je přepínač, čili pokud dojde k omylu, je možno příznak odebrat.

Objednávka s příznakem storna má na tiskové podobě červený text STORNO:

Pořízenou došlou fakturu je možno propojit s objednávkou.
V režimu editace faktury po stisku tlačítka Objednávky se otevře okno se seznamem neukončených objednávek od daného dodavatele:

Na vybrané objednávce je třeba se přepnout do editace:

A doplnit do sloupce Potvrzeno částku z faktury:

Po uložení zkontrolujte, že věta je označena zaškrtnutím. A vyberte tuto objednávku na fakturu:

Po uložení faktury došlé dojde k zapsání vazby mezi objednávkou a fakturou. A také k zapsání alokace z objednávky k faktuře.

V případě chybného přiřazení objednávky je možné objednávku odpojit od faktury. Na záložce ‚Alokace rozpočtu‘ můžete smazat přiřazenou alokaci. Dojde tím k rozpojení vazeb mezi objednávkou a došlou fakturou.

Pokud bude objednávka vykrývána dvěma a více fakturami, tak při pořízení první faktury je třeba uvést částku, kterou faktura objednávku vykrývá.

Při uložení faktury pak bude uživateli položen dotaz, zda se jedná o kompletní čerpání.
Pokud odpoví ‚Ano‘, tak bude alokace objednávky označena jako vyčerpaná a tato objednávka se nebude již nabízet.
Pokud odpoví ‚Ne‘, tak se bude objednávka nabízet při další faktuře od tohoto dodavatele.

Pokud objednávka v jednom roce začíná a je ukončena až v následujícím roce, je potřeba alokaci objednávky rozdělit na více let. Při přebírání alokace k faktuře je kontrolován rok podle data splatnosti upravené. Pokud v alokacích objednávky není nalezena alokace vybraného roku alokace se nepřebere a následuje upozornění.