Smlouvy

Pro vstup do smluv je třeba kliknout na modul Finanční účetnictví a pak v menu zvolit Smlouvy.

Při založení nové smlouvy je třeba na záložce ‚Základní údaje‘ zadat datum vystavení smlouvy, vybrat kód smlouvy odpovídající druhu smlouvy (smlouva o dílo, darovací, nájemní,….), zadat kapitolu, vyplnit předmět, termín a dodavatele.
Dále je možno zadat číslo nadřízené smlouvy, pokud takováto existuje.
Rámeček ‚Registr smluv‘ je určen pro údaje o zveřejnění na ISRS, pokud smlouva byla zveřejněna ze spisové služby.

Na záložce ‚Položky‘ je třeba zadat identifikaci smlouvy, termín, množství, cenu (bez DPH), daňovou skupinu.

Do zadávání alokace se dostanete po uložení položky smlouvy pomocí ikonky Alokace. Vyplníte rozpočtovou skladbu nebo vyberete z rozpočtu.

Pokud je smlouva víceletá, tak na hlavičce smlouvy (záložka ‚Základní údaje‘) bude uveden nejzazší termín platnosti smlouvy.
V položkách pak může mít pro každý rok jeden řádek smlouvy s termínem pro ten každý rok. A pro každou položku bude samostatná alokace pro daný rok.
Nebo může mít jen jednu položku smlouvy s termínem nejzazším podle platnosti smlouvy, ale alokace smlouvy musí být rozepsány pro každý rok.
Alokace každého jednotlivého roku se váže k rozpočtu daného roku a ukazuje kolik z toho je už v rozpočtu (schváleném, upraveném).

Pořízenou došlou fakturu je možno propojit se Smlouvou.
V případě, že je ke smlouvě více došlých faktur, tak při přiřazování se objeví dotaz, zda se jedná o konečnou fakturu, tedy alokovaná částka je kompletně čerpána.
Pokud odpovíte ‚Ano‘, tak bude alokace smlouvy označena jako vyčerpaná a tato smlouva se nebude již nabízet.
Pokud odpovíte ‚Ne‘, tak se bude smlouva nabízet při další faktuře od tohoto dodavatele.

Po zápisu vazby mezi smlouvou a fakturou si faktura přebere alokaci a tuto je možno prohlížet na záložce ‚Alokace rozpočtu‘. V detailu alokace je vidět typ vazby ‚podle smlouvy‘.
Pokud dojde omylu, tak na této záložce je možné vazbu odpojit smazáním alokace.

Pokud smlouva v jednom roce začíná a je ukončena až v následujícím roce, je potřeba alokaci smlouvy rozdělit na více let. Při přebírání alokace k faktuře je kontrolován rok podle data splatnosti upravené. Pokud v alokacích smlouvy není nalezena alokace vybraného roku alokace se nepřebere a následuje upozornění.

Ke Smlouvě i k Objednávce je možno připojovat přílohy.
Pod ikonou ‚Elektronické dokumenty‘ je možno přidávat dokumenty, které jsou pak viditelné ve spodní části menu.