Skupina úloh Elektronické dokumenty

Elektronické dokumenty slouží jako popisná data k dokumentům, které mohou ležet mimo Orsoft Open, jako například naskenované doklady ve formě obrázků jpg, dokumentů pdf, doc, nebo jiných souborů a dat, které lze zobrazit pomocí externí aplikace.

Skupina úloh Elektronické dokumenty slouží ke správě vlastních elektronických dokumentů a pomocných číselníků a obsahuje tyto volby:

• Elektronické dokumenty - slouží pro prohlížení nebo mimořádné zásahy do elektronických dokumentů. Úpravy dokumentu zde provedené budou mít vliv na funkci zobrazení elektronického dokumentu v podsystémech, kde se používají.

• Druhy elektronických dokumentů - druh el. dokumentu určuje základní vlastnosti dokumentu

• Typy zobrazení dokumentů - zde se spravují informace potřebné pro zobrazování elektronických dokumentů

• Převodník dokumentů - tabulka obsahuje vazební údaje z podsystémových tabulek na el. dokumenty. Jakékoli změny zde provedené mají vliv na správnou funkci konkrétního elektronického dokumentu. Zrušení záznamu, nebo změna klíčových polí způsobí ztrátu konkrétní vazby data<–>el.dokument.

Práci s dokumenty přicházejícími do firmy lze rozdělit do těchto fází:

• Pořízení dat z dokladu do Orsoftu - data z dokladu je nutné pro další zpracování dostat do Orsoftu. Toto se provede ručním opisem z papírového nebo pdf dokladu do příslušné podsystémové tabulky v editačním programu. Pokud je na vstupu strukturovaný formát (např. ISDOC faktura apod.), provede se toto importem. Příslušný import musí být podporován.

• Získání elektronické podoby dokumentu - provede se naskenováním papírového dokladu nebo stažením přílohy e-mailu. Naskenování je nutné v případě, že doklady přicházejí do firmy v papírové podobě. Uložení z e-mailu přichází v úvahu tehdy, jsou-li doklady zasílány jako přílohy e-mailů.

• Založení záznamu v tabulce elektronických dokumentů - dalším krokem je založení nového záznamu v tabulce elektronických dokumentů. Přitom se číslo el. dokumentu automaticky vygeneruje podle masky definované v souboru Odruh. Nový záznam je označen jako nepřiřazený a bude možné ho přiřadit k datům během pořizování dat z dokladu v podsystémech. Druh dokumentu a číslo nově založeného el. dokumentu je nutné poznamenat na originál dokladu pro případ, že se bude přiřazovat k el. dokumentu ručně. K novému el. dokumentu je nutné přiřadit elektronickou podobu dokumentu a doplnit popisná data usnadňující práci s dokumentem. Přiřazení elektronické podoby se podle údaje Způsob přiřazení provede buď automaticky nebo ručně. Při ručním přiřazení si uživatel sám vybírá soubor pro přiřazení. Pokud je zvoleno automatické přiřazení, bude k datům přiřazen nový dokument s nově vygenerovaným číslem a jménem souboru. Soubor musí na daném umístění existovat, případně se tam dostat později (například ho tam uloží scanner). Toto nastavení je vhodné pro spolupráci se scannerem, je však nutné mít vhodně nastavený scanner – tj. maska, umístění a přípona musejí být nastaveny v souladu se způsobem, jak scanner ukládá soubory. Jméno souboru je zkonstruováno takto: umístění + druh + _ + číslo + . + přípona.

• Provázání el. dokumentu s podsystémovými daty - vytvoří se záznam v Převodníku dokumentů a vzniklý identifikační kód dokumentu (Iko) za zapíše na větu podsystémové tabulky. Toto provádí podsystémový editační program.

V editačních programech tabulek, které pracují s dokumenty (např. workflow nebo poštovní deník) je v horní liště k dispozici ikona Elektronické dokumenty.

Ve výchozím nastavení se přes ikonu vyvolá následující nabídka:

Přidat existující = zobrazí seznam všech existujících el. dokumentů, ze kterého lze vybrat el. dokument a přiřadit jej v tabulce k záznamu, na kterém je kurzor.

Procházet všechny přiřazené = zobrazí seznam všech dokumentů přiřazených v tabulce k záznamu, na kterém je kurzor. V tomto seznamu lze provést dodatečné úpravy a rovněž nakonfigurovat samotnou nabídku Elektronické dokumenty v této agendě pomocí tlačítka Nastavení. Do nabídky lze přidávat druhy dokumentů, které je možné v této agendě přiřazovat k záznamům.

Po stisknutí tlačítka Nastavení se zobrazí seznam přednabízených druhů dokumentů pro aktuální tabulku. Založením nového záznamu lze přidat další.

Po uložení:

Takto byla do nabídky v této agendě přidána zrychlená volba pro přidání druhu dokumentu FAKTURA (zobrazí se popisek nastavený na daném druhu dokumentu).