Orsoft Doku
Dokumentace a nápověda pro IS Orsoft Open

Druhy elektronických dokumentů

Zde lze definovat druhy elektronických dokumentů a jejich vlastnosti. Druh je součástí klíče elektronického dokumentu. Při vytváření elektronického dokumentu se výběrem druhu určují základní vlastnosti dokumentu.

Pro druh dokumentu lze pořídit tyto položky:

  • Druh - klíčová položka. Kód druhu dokumentu (doporučeno velkými písmeny).
  • Popis - popis, který se bude zobrazovat při práci s daným druhem el. dokumentu. Slouží pro zpřehlednění a snadnější orientaci. Doporučuje se volit krátké a výstižné popisy jako Faktura, Přijatá faktura, Objednávka apod.
  • Maska - položka maska je povinná, udává pravidlo pro generování čísla nového záznamu v el. dokumentech. Použitelné zástupné znaky jsou rr, rrrr, mm, dd, ppppppppp. Velká písmena se berou jako konstanta a dosazují se přímo do vygenerovaného čísla. Maska musí končit číslem – počet číslic určuje maximální hodnotu (3 číslice = max. 999). Definuje se pouze minimální maska. Například: rrN0281 – v roce 2014 budou záznamy číslovány od 14N0281 do 14N9999. Již vytvořená řada se nesmí přepisovat → pokud je třeba, musí se vytvořit nová. Pokud je maska přepsána jiným tvarem, není zaručena její správná funkčnost.
  • Přípona - výchozí nastavení pro příponu souboru při zakládání el. dokumentu
  • Výchozí umístění - výchozí nastavení pro umístění souboru při zakládání el. dokumentu. Součástí může být i maska se zástupnými znaky. Maska začíná levou hranatou závorkou „[“ a je ukončena pravou hranatou závorkou „]“. Uvnitř masky jsou povoleny tyto zástupné znaky:
    • rrrr: čtyřmístné číslo roku
    • rr: dvoumístné číslo roku
    • m: měsíc
    • dd: den
    • ppppppppp: devítimístné osobní číslo
    • cccccccccc: desetimístné číslo zakázky – použití konzultujte s Vaším servisním pracovníkem Orsoftu Open, protože ne ve všech případech má použití této masky význam a pak by nastavení nebylo funkční
    • aaaaaaaaaaaaaaaa: šestnáctimístné číslo firmy – použití konzultujte s Vaším servisním pracovníkem Orsoftu Open, protože ne ve všech případech má použití této masky význam a pak by nastavení nebylo funkční
  • Systém uložení - jakým způsobem je dokument fyzicky uložen
  • Souborový systém = soubor je uložen v adresáři na serveru
  • Adresář jen ke čtení = přebírá se již existující umístění souboru, nastavení má význam u dokumentů zpracovávaných automatickým importem
  • Internet = internetová adresa
  • SharePoint = dokument uložený v SharePointu
  • Databáze = dokument uložený v databázi
  • Způsob přiřazení - zda bude dokument k datům přiřazen automaticky, nebo ručně. Při ručním přiřazení si uživatel sám vybírá soubor pro přiřazení. Po kliknutí na ikonu pro elektronické dokumenty se uživateli zobrazí nabídka „Přidat nový“ a otevře se okno s nabídkou pro výběr dokumentu. Pokud je zvoleno automatické přiřazení, bude k datům přiřazen nový dokument s nově vygenerovaným číslem a jménem souboru. Soubor musí na daném umístění existovat, případně se tam dostat později (například ho tam uloží scanner). Toto nastavení je vhodné pro spolupráci se scannerem, je však nutné mít vhodně nastavený scanner – tj. maska, umístění a přípona musejí být nastaveny v souladu se způsobem, jak scanner ukládá soubory. Jméno souboru je zkonstruováno takto: umístění + druh + _ + číslo + . + přípona
  • Zdroj pro import - zdrojový adresář pro importní akce (např. import faktury ISDOC). U některých druhů, kde import není podporován, nemá význam a může zůstat nevyplněn.
  • Umístění importu - zda je import uložen na serveru či na klientu
  • Systémový - příznak pro systémový dokument
orsoftopen/o0/eldoc/odruh.txt · Poslední úprava: 2016/01/08 10:17 (upraveno mimo DokuWiki)