Volba slouží primárně ke sdílení informací ve firmě. Do znalostní databáze lze ukládat libovolné firemní znalosti – postupy, pravidla, zkušenosti, odpovědi na časté dotazy apod. – a zpřístupnit je ostatním uživatelům. Znalosti je možné třídit do kategorií a oblastí, podle kterých je lze v seznamu filtrovat a vyhledávat.

Jednou z možností využití je firemní nápověda k položkám (atributům) formulářů OR-SYSTEM Open. Ke konkrétnímu atributu entity lze uložit vlastní text, který vysvětluje význam údaje, způsob jeho plnění a návaznosti v dané firmě. Tyto popisy je možné pořídit ručně nebo je hromadně převzít z uživatelských popisů položek OR-SYSTEM (COBOL) funkcí Import popisů z HK.

Záznamy jsou uloženy v tabulce zna (entita CZnalost).

V levé části jsou umístěny ikony, které se používají standardně v celém Orsoft Open. V pravé části jsou ikony určené pro tuto volbu.
Další nabídka - rozbalí nabídku doplňkových funkcí:

• Import popisů z HK - spustí převzetí uživatelských popisů atributů z adresáře DATA/hk (viz Import popisů z HK)

Kategorie - kategorie, do které znalost patří
Oblast - oblast (např. podsystém, útvar, téma), ke které se znalost vztahuje

Vyplňuje se pouze u znalostí, které slouží jako nápověda k položce formuláře.
Entita - název entity (tabulky) OR-SYSTEM Open, ke které se popis vztahuje
Atribut - název atributu entity (položky formuláře), ke kterému se popis vztahuje
Pohled - název pohledu u entit, které jsou v OR-SYSTEM popsány ve více variantách (např. z454r, z454rs, z454rw, z454rz). U ostatních entit není vyplněn.
Číslo položky - číslo položky (hnr) z datového slovníku, přes které je atribut svázán s popisem v souboru HK

Název - krátký název (titulek) znalosti
Popis - text uživatele - vlastní obsah znalosti; u nápovědy k atributu popis významu údaje, způsobu plnění a návazností
Zdroj - informace, zda byl záznam pořízen ručně, nebo převzat importem z HK

Černá – záznam pořízený ručně
Modrá – záznam převzatý importem z HK

Funkce převezme uživatelské popisy položek, které uživatelé pořídili v OR-SYSTEM (COBOL), a uloží je do znalostní databáze OR-SYSTEM Open. Jde o obdobu převzetí popisů, které používá funkce Popis pole.

Import se spouští z formuláře znalostní databáze přes Další nabídka → Import popisů z HK. Před spuštěním program vyžádá potvrzení. Import lze spouštět opakovaně – existující záznamy se aktualizují, nové se doplní.

Soubory popisů - čtou se z podadresáře hk v datovém adresáři OR-SYSTEM (proměnná prostředí DATA, tj. DATA/hk). Zpracovávají se soubory popisů jednotlivých entit (např. ts, ak, ag, lk, ma, az, bdz, z454r*).
Datový slovník - popis entit a položek (prop.xml) se načítá z aplikace (jar). Podle něj se dohledá, ke kterému atributu entity Open patří položka ze souboru HK.
Kódování - soubory jsou na Windows v kódování CP852, na Linuxu v ISO-8859-2. Program kódování volí automaticky podle operačního systému serveru.

Vazba mezi popisem v souboru HK a atributem entity je dána číslem položky (hnr). U entit, které mají číslo položky uvedeno v datovém slovníku, se párování provede přímo, u ostatních se číslo položky převádí na atribut konverzí.
U entit popsaných ve více pohledech (např. z454r, z454rs, z454rw, z454rz) je součástí identifikace záznamu i název pohledu, aby se popisy jednotlivých pohledů navzájem nepřepisovaly.
Položky, které se nepodaří spárovat s žádným atributem, se nepřevezmou a jsou uvedeny v protokolu.

O průběhu importu se vytváří protokol ve formě prostého textového souboru. Soubor se ukládá do adresáře nastaveného v Nastavení cest → Protokoly. Protokol obsahuje:

• seznam zpracovaných souborů HK
• počet nově založených a aktualizovaných záznamů
• položky, které se nepodařilo spárovat s atributem entity
• případné chyby při čtení souborů

Upozornění: Před prvním spuštěním ověřte, že je správně nastavena proměnná DATA a že je vyplněn adresář pro protokoly v Nastavení cest → Protokoly.