1) Nejprve se musí založit nový doklad s typem dokladu Zálohový list. O tomto dokladu se neúčtuje, je jen evidenční pro propojení s platbou.

Na hlavičce tohoto dokladu je použit saldokontní účet 314000. Tento účet musí být v účtové osnově označen, že slouží k odpočtu zálohy.

2) Dále přijde platba na tento doklad.

3) Jakmile je Zálohový list zaplacen, tak se může pořídit daňový doklad. K Daňovému dokladu můžeme připojit pouze zaplacené zálohové listy. Pořizujeme nový doklad s typem dokladu Daňový doklad, po vyplnění firmy se nám nabídnou zaplacené zálohové listy, které k tomuto daňovému dokladu můžeme připojit.

Vybereme zaškrtnutím a „fajfkou“. Po vyplnění všech náležitostí na hlavičce dokladu můžeme doklad uložit. Po uložení vyskočí tabulka s potvrzením, že se tato platba vztahuje k tomuto daňovému dokladu. Potvrdíme „fajfkou“. Důležité je, aby saldokontní účet na hlavičce dokladu byl stejný jako saldokontní účet u zálohového listu.

V tento moment máme připravený Daňový doklad k rozúčtování.

4) Daňový doklad se bude účtovat jako zálohový účet proti jinému zálohovému účtu.

5) Účet 314000 nám vyrovnává platbu zálohového listu s daňovým dokladem. Účet 314001 nám otevírá nový párovací případ. V účtové osnově musí být účet 314001 také označen jako zálohový (jako účet 314000), to samé platí pro účet DPH. Bez tohoto nastavení by se na vyúčtovací faktuře negeneroval odpočtový řádek s DPH.

6) Následuje pořízení vyúčtovací faktury. Použijeme typ dokladu Faktura nebo Faktura konečná. Rozdíl v těchto typech dokladů není, ale slouží nám jako parametr pro možné odfiltrování všech konečných faktur. Po vyplnění dodavatele vyskočí tabulka pro propojení daňového dokladu.

7) Zaškrtneme a potvrdíme „fajfkou“. Pokračujeme se standardním pořízením faktury.

8) V ideálním případě na vyúčtovací faktuře nebude doplatek nebo nedoplatek a doklad bude tedy na nulu.

9) Jako saldokontní účet už použijeme účet 321000.
10) Po uložení se dostaneme do rozúčtování, kde máme vygenerovány tři řádky. První dva řádky jsou řádky s odpočtem zálohy (jsou převzaty z daňového dokladu). Je na nich vyplněn variabilní symbol zálohy a doklad zálohy s příslušnou částkou k odpočtu.

11) Posledním řádkem musíme začít s doúčtováním dokladu do nuly. Můžeme tedy použít nákladový účet 518000 a k němu si necháme poté vygenerovat DPH.

12) Doklad máme tedy rozúčtován do nuly.
13) Můžeme se podívat na záložku související doklady, zde uvidíme všechny doklady související s tímto případem.

V určitých případech je možné pracovat s variantou bez daňového dokladu nebo bez zálohového listu.