Pro import dat z docházkových či výrobních systémů do Mezd IS Orsoft Open lze použít XML, CSV či TXT soubor. Data se importují do měsíčních dat.

Z docházkových systémů se typicky podávají pouze nepřítomnosti, tedy dovolená či lékař. Případně lze posílat také přesčasové hodiny.

Z výrobních systémů se podávají většinou příplatky. Lze podat buď pouze hodiny příplatku, pak se výsledná částka spočítá sazbou uloženou v IS Orsoft Open pro příslušný příplatek. Nebo lze v importním souboru podávat přímo spočítanou částku, pak se přebírá tato částka.

Jednotlivé záznamy v importním souboru mohou obsahovat různé položky. Záleží na charakteru importovaných dat, z docházky se většinou importuje dat_od, dat_do a h1den, kdežto z výroby se většinou importuje h a případně k.

Které položky se pro který kód používají, to lze zjistit z obrazovky měsíčních dat. Co se pro příslušný kód zobrazuje a zadává v měsíčních datech, to by se mělo importovat. Tuto informaci podá mzdová účetní, případně příslušný konzultant mezd.

Použít lze následující položky (sloupce):

• oscis – osobní číslo zaměstnance – povinný číselný údaj.
• oscis_vzt – tzv. vztah zaměstnance – jedno písmeno „a“ až „z“. Tato položka/hodnota je nepovinná. V některých případech může mít zaměstnanec více pracovně právních vztahů, pak se rozlišují tímto písmenem. Pokud hodnota není uvedena, tak se při importu použije tzv. „primární“ vztah zaměstnance uvedený v personalistice.
• kod – číselná hodnota mzdového kódu, viz popis dále. Povinný údaj.
• dat_od (případně jen od) – datum nepřítomnosti od. Datumová hodnota se podává buď v českém formátu s tečkami, nebo v tzv. ISO formátu, případně jako integer ve formátu RRRRMMDD. Následující zápisy vyjadřují stejné datum: 2.1.2023, 02.01.2023, 2023-01-02, 20230102.
• dat_do (případně jen do) – datum nepřítomnosti do.
• h1den – hodiny prvního dne nepřítomnosti. Například pokud zaměstnanec byl 2 hodiny u lékaře a 6 hodin odpracoval, podává se hodnota h1den=2. Jedná se vždy o nepřítomnost prvního dne, tedy dne dle datumu „dat_od“. V případě, je zaměstnanec má 2 půldny dovolené za sebou, je třeba je tuto informaci poslat jako 2 záznamy po jednotlivých dnech. A podobně, pokud by se jednalo o 1,5 dne dovolené s tím, že půlden je ten druhý den, pak je třeba poslat 2 záznamy.
• h – přesčasové hodiny (pro kód 240 až 246), případně hodiny příplatku. Lze používat i desetinné číslo, tedy tisíciny hodiny (nikoliv minuty a sekundy). Jako desetinný oddělovač lze použít tečku nebo čárku.
• k – koruny příplatku.
• z – „základ“, používá se pro počet stravenek z docházky (kód 730).

Jako informace importované z docházky se nejčastěji používají tyto kódy:

• 550 – dovolená.
• 541 – lékař.
• 520 – nemoc. Nemoci se však z docházky typicky nepodávají, protože se importují z e-Neschopenek.
• 530 – ošetřování člena rodiny.
• 511 – otcovská dovolená.
• 566 – SickDay.
• 240 až 246 – přesčasové hodiny. Existuje více kódů, protože se používají různé sazby příplatku za přesčas. Bližší informace podá mzdová účetní.

Pro nepřítomnosti (kódy 5xx) je třeba z docházky podávat hodnoty „dat_od“, „dat_do“ a „h1den“.

Pro přesčasy je třeba podávat hodnotu „h“. Naopak hodnoty „dat_od“, „dat_do“ a „h1den“ zde povinné nejsou. V CSV může být hodnota prázdná, v XML nemusí být příslušný uzel vůbec uveden.

Pro příplatky z výroby existuje mnoho kódů, seznam je třeba konzultovat s příslušnou mzdovou účetní.

Celý dokument je uložen v kořenovém uzlu <t0medxml>. Jednotlivé záznamy se podávají jako uzel <veta-t0med>. Uvnitř tohoto uzlu jsou uloženy jednotlivé položky buď jako atributy nebo jako poduzly. Názvy atributů či uzlů jsou vždy malými písmeny, jak byly specifikovány výše.

Místo uzlů <t0medxml> a <veta-t0med> lze z důvodů kompatibilit se staršímy systémy používat také uzly <tmedxml> a <veta-tmed>.

V případě použití CSV se jako oddělovač používá středník. Znakové hodnoty mohou být uzavřeny do uvozovek. Kódování případných českých znaků je windows-1250. Tedy formát odpovídá tomu, jaký používá český Excel.

Na prvním řádku jsou názvy položek, ty jsou zde vždy velkými písmeny.

Pro import je možné používat také textový formát ve struktuře označené „tiv“. Tento formát lze použít z důvodů kompatibility se staršími systémy. V nových realizacích se tento formát už nepoužívá.