Orsoft Doku
Dokumentace a nápověda pro IS Orsoft Open

Úkoly

Popis oblasti "Úkoly"

  • Modul určen pro správu a práci s úkoly. V modulu se může vytvářet nové úkoly, aktualizovat stávající a sledovat další objekty, které jsou na úkoly navázané. Lze vidět i veškeré úkoly, které jsou v systému, a tak i vyhodnocovat celý rámec úkolů v podniku.
  • Jednotlivé stavy úkolů jsou barevně odlišeny, aby byly na první pohled jasně odlišeny od ostatních stavů.
  • Úkoly mohou být napojeny na objekty z jiné části systému nebo mohou být napojeny na jiné úkoly jak v rámci dědičnosti, tak i návaznosti.
  • V modulu vždy pracují dvě hlavní role a jedna vedlejší.
    • Zadavatel je člověk, co zadává úkoly, schvaluje, pozastavuje a aktualizuje úkoly.
    • Řešitel je člověk, který daný úkol pouze řeší a v případě dalšího zpracování může vytvářet i podřízené úkoly k danému úkolu.
    • Zúčastněny je vedlejší rolí a je nepovinná, je pouze informativní.

1. Pohled v systému

  • Rámci nového pojetí modulu je vytvořen nový pohled na správu úkolů

1.1. Hlavní seznam

  • V hlavním seznamu jsou zobrazeny všechny informace, podle kterých může obsluha jasně identifikovat úkol se kterým chce pracovat.
  • Hlavní seznam se filtruje dle „čtyřlístkového filtru“ V současné době jsou k dispozici filtry na řešitele a zadavatele, kde si obsluha může zobrazit pouze ty úkoly, které sám zadával, nebo které řešil.
  • Druhý Filtr slouží pro zobrazení aktivních a neaktivních úkolů. V aktivních úkolech lze vidět pouze takové úkoly, které mají stav: Příprava zadání, Zadání odesláno, V řešení a Dokončeno. V neaktivních úkolech jsou zbývající stavy úkolů: Pozastaveno, Schváleno, Ukončeno předčasně.
Stavy
  • Jednotlivé stavy jsou základním rozdělením každého úkolu. Každý stav je charakterizován jinou dílčí funkcionalitou a mohou v něm pracovat jiné role. Každá barva stavu je ještě rozdělena do odstínů. Světlejší odstín označuje úkol, který je v termínu plnění. Tmavý odstín určuje úkoly, který již májí po termínu plnění. Jediné dva stavy, které nejsou rozděleny do odstínu jsou stavy „Příprava zadání“ a „Ukončeno předčasně“

Základní pravidlo barev (uživatelsky upravovatelný v Groovy makrech):

1.2. Detail

  • V Detailu jsou jednotlivé atributy rozděleny do smyslu plných odstavců, tak aby byla práci s nimi co nejjednodušší a nejsrozumitelnější. Popis jednotlivých záložek:
Základní údaje
  • V této záložce je hlavní práce při administraci úkolů. Jsou zde vidět základní vlastnosti a propojení úkolů s jinými objekty.

Tlačítka:

Prostor vyhrazen pro tlačítka, které vykonávají jednotlivé funkce. Tlačítka se zobrazují v horní části záložky. Devět tlačítek je uspořadáno do tří sloupců a rozřazeny dle funkcionality. Tlačítka jsou viditelné vždy podle stavu, ve kterém se daný úkol nachází. Taktéž je podmíněna viditelnost dle role, které přistupují k úkolům. Například ve stavu „Zadání odesláno“ a v roli „Zadavatele“ můžeme vidět tlačítko „Ukončit předčasně“. Ve stejném stavu ovšem v roli „Řešitel“ vidíme tlačítka „Přijmout úkol“ a „Odmítnout úkol“. Takto jsou vytvořena pravidla pro všechny vytvořená tlačítka.

Vlastnosti:

Skupina atributů, která jasně identifikuje každý úkol. V první řadě jsou to identifikační čísla úkolu a kategorie úkolu. Kategorie úkolu si každá obsluha definuje sama v samostatné úloze „Kategorie úkolu“. Pořizování kategorie úkolu je popsáno v další kapitole.

Účastníci:

Skupina vlastností identifikující Zadavatele, řešitele a účastníky úkolu. Zadavatel se přiřazuje automaticky při vzniku nového úkolu. Řešitele lze přiřadit pomocí výběru ze seznamu, či při psaní nám nabídne našeptávač jméno dle napsaných písmen. Účastníky můžeme přidávat a odebírat pomocí dvou tlačítek vlevo od seznamu účastníků.

Termíny:

Skupina vlastností popisující všechny důležité termíny vztahující se k danému úkolu. Datum vzniku, aktualizace a datum skutečného ukončení úkolu jsou vyplňovány systémem. Plánovaný datum zahájení a Plánované datum ukončení jsou aktualizované obsluhou. Povinné pole při vytvoření nového úkolu je plánované datum ukončení úkolu.

Jako plán se může vyplnit i plánovaný počet hodin, který je předpokládaný počet hodin na řešení daného úkolu.

Průběh:

Skupina dvou vlastností ukazující současný stav úkolu. A Plnění úkolu. Tento atribut lze upravovat v aktualizaci úkolu.

Způsobitel úkolu:

Atributy identifikující způsobitele úkolu. Tedy objekt, ke kterému byl vytvořen úkol. Jméno způsobitele je obecný název objektu například „Výrobní zakázka“ Expediční list“ atd.

Napojené objekty:

Další vlastnosti, které charakterizují úkol jsou napojené objekty. Jsou to vlastnosti, které ukazují propojení daného úkolu s dalšími úkoly. Toto propojení může být vztah mezi nadřízeným a podřízeným úkolem a mezi navázaným a navazujícím úkolem.

Zadání

Záložka kde Zadavatel napíše zadání úkolu. Je to textové pole kde se pouze napíše textový popis daného úkolu. Je editovatelný pouze od Zadavatele.

Řešení

Záložka kde Řešitel může popsat řešení daného úkolu. Je to pouze textové pole, kde může napsat řešení. Je editovatelné pouze od Řešitele.

Vývoj úkolu

Záložka popisující jednotlivý vývoj daného úkolu od zadání a rozeslání zadání až po jeho ukončení. Je to seznam akcí, které se provedly v rámci daného úkolu.

Dokumenty

K danému úkolu je možné přiřadit i elektronický dokument. Tento dokument lze přiřadit pomocí ikony v horní části pohledu. Viz obrázek. Následně se na daný dokument můžeme podívat právě v záložce „Dokumenty.

Připojené dokumenty

  • Zjednodušené připojování dokumentů k úkolům lze nastavit v menu Administrace > Elektronické dokumenty > Druhy elektronických dokumentů. Založit nový záznam.
    Druh: CUKOL, Maska: CUKOL000000001, Přípona: *.
    V menu Administrace > Elektronické dokumenty > Přiřazení druhu k tabulce. Založit nový záznam.
    Kód: CUKOL. Hodnota: a. Tabulka: cz.orcz.orfmodel.CUkol. Druh dokumentu: CUKOL.
    Po tomto nastavení je možné přímo připojovat a zobrazovat dokumenty v menu „Elektronické dokumenty“ (ikona CD).
  • Dokumenty se zobrazují též v záložce - elektronické dokumenty přiřazené k úkolu. Zobrazuje se druh dokumentu, popis nebo umístění a u obrázků také náhled. Pokud je dokumentů více, lze v nich listovat pomocí ikon Předchozí (<) a Další (>), vybraný dokument je identifikován údajem pořadí/celkový počet (např. 2/3). Zobrazení detailu dokumentu lze vyvolat přes ikonu Zobrazit dokument. Přes modře zobrazený popis dokumentu se lze prokliknout (Ctrl+levé tlačítko myši) do detailu elektronického dokumentu.
  • Pozn.: Tento panel slouží pro rychlou orientaci a zobrazení dokumentu. Pro kompletní obsluhu a přiřazování dokumentů lze použít standardní možnost browse, tj. ikonu Elektronické dokumenty.
Podřízené úkoly

Podřízené úkoly je záložka, kde můžeme vidět všechny podřízené úkoly daného úkolu, zde jej můžeme aktualizovat a spravovat. Nemůžeme ovšem zde pořizovat nové úkoly. Ty pořizujeme funkcí v horní liště.

2. Funkce ve stavech

  • Funkce ve stavech a funkce tlačítek spolu úzce souvisí, proto jsou jednotlivé funkce podobně popsány.

2.1. Příprava zadání

  • Stav, ve kterém je úkol vytvářen. Do úkolu je napsáno zadání a všechny další atributy, které charakterizují úkol. Zadavatel určí řešitele a v případě dokončení popisu může daný úkol posunout dalšího stavu.

2.2. Zadání odesláno

  • Stav, ve kterém je zadáno odesláno a zkoumáno Řešitelem. V případě, že Řešitel souhlasí se zadání přijme zadání úkolu a stav úkolu se změní. V případě, že Řešitel nesouhlasí se zadání a požaduje jeho přepracování odmítne zadání a stav úkolu se navrátí do předchozího stavu.

2.3. V řešení

  • Stav, ve kterém Řešitel vyhotovuje řešení daného úkolu. Při řešení píše řešení na příslušné místo. Řešitel může plnit další volitelné atributy jako plnění úkolu, kde určí míru rozpracovanosti řešení. Taktéž při ukončení úkolu může napsat hodiny, strávené na řešení úkolu.

2.4. Dokončeno

  • Stav, ve kterém daný úkol ukončen Řešitelem a v tomto stavu jej přezkoumává Zadavatel. V případě přijetí řešení pokračuje úkol do dalšího stavu, v případě nesouladu řešení se zadáním jej Zadavatel může vrátit k doplnění.

2.5. Schváleno

  • Stav, ve kterém je úkol plně dokončen a je schváleno dané řešení.

2.6. Ukončeno předčasně

  • Stav, ve kterém je daný úkol ukončen předčasně. Není tedy plně dokončen, jelikož pozbyl smyslu. Není ovšem smazán úplně, ale jeho obraz zůstává v datech.

3. Funkce v tlačítkách

  • Tlačítkové funkce jsou k dispozici ve formuláři a zobrazují se podle aktuálního stavu úkolu a osoby řešitele či zadavatele.

3.1. Rozeslat zadání

  • Odesílá zadání úkolu řešiteli. Stav úkolu se mění na „Zadání odesláno“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolRESITEL, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby řešitele v tabulce osob.

3.2. Pozastaveni

  • Funkce pozastaveno slouží k dočasnému pozastavení průběhu řešení úkolu a jeho přesunutí mezi neaktivní úkoly. Pozastavit úkol můžeme ve stavech Příprava zadání, Odeslání zadání, V řešení, Dokončeno. Pozastavit můžeme pomocí tlačítka „Pozastavit“. Řešitel může pozastavit úkol pouze ve stavu „V řešení“. Zadavatel může pozastavit úkol ve všech zmíněných stavech. Řešitel může pokračovat v úkolu pouze ve stavu „V řešení“ a to jen tehdy, pozastavil-li úkol řešitel. Zadavatel může znovu spustit úkol vždy.

3.3. Přijmout úkol

  • Odesílá informaci o přijetí úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „V řešení“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolPRIJETI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.

3.4. Odmítnout úkol

  • Odesílá informaci o nepřijetí úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „Příprava zadání“. Řešitel vyplňuje důvod odmítnutí. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolODMITNUTI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.

Úkoly (CUKOL) evidují požadavky na zadanou činnost a jejich řešení. Mohou být vázány na nadřízený objekt (zakázka, projekt) nebo i jako samostatné entity.

3.5. Ukončit úkol

  • Odesílá informaci o dokončení úkolu zadavateli. Stav úkolu se mění na „Dokončen“. Změna stavu se eviduje v části „Vývoj úkolu“. E-mail se vytváří na základě dat z příslušného úkolu podle šablony s kódem cukolUKONCENI, která je uložena v Administrace/Nástroje administrátora/Správa systémových zdrojů aplikace/Systémové šablony mailů. Předpokladem pro odeslání e-mailu je samozřejmě existence e-mailové adresy u osoby zadavatele v tabulce osob.

Odkaz na procesní model Odkaz na tutorial

Test video