Dohlášení údajů do registru zaměstnanců

Dohlášení údajů do registru zaměstnanců je jedna z prvních akcí, kterou je třeba provést v dubnu 2026 v souvislosti se zaváděním Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele JMHZ. Pro tuto akci se také někdy používá výraz REGZEC_DOPL (pozor - neplést s podobným výrazem REGZEL_DOPL, který znamená dohlášení údajů do registru zaměstnavatelů).

Postup dohlášení údajů zahrnuje tyto kroky:

• Dohlášení údajů do registru zaměstnavatelů - toto podání je třeba provést jako úplně první akci před ostatními podáními souvisejícími s JMHZ. Tato registrace se provede jednorázově pomocí ePortálu ČSSZ.
• Vlastní vytvoření vět REGZEC_DOPL - vytvoření se provede v „Registru pojištěnců“ v menu „Další“ ve volbě „Jednorázové dohlášení údajů zaměstnanců REGZEC_DOPL“.
• Validace těchto vět - validace se provede v „Registru pojištěnců“ v menu „Další“ ve volbě „Validace dat pro REGZEC_DOPL“.
• Export REGZEC - se provede standardní volbou „Export REGZEC na VREP“, případně „Export REGZEC pomocí XML“.

Tato volba provede vytvoření vět REGZEC_DOPL. Vznikají věty 2 typů:

• Přihlášky - pro zaměstnance (přesněji vztahy), kteří zatím nejsou přihlášeni na ČSSZ, vznikne věta přihlášky (akce=1).
• Dohlášení údajů - pro zaměstnance dříve přihlášené pomocí ONZ či VPDPP vznikne věta změny (akce=3). Kteří zaměstnanci jsou už přihlášení, to se určí podle toho, že už mají v kmenových datech doplněny identifikátory OIČ a ID PPV (viz březnová akce Doplnění identifikátorů OIČ a ID PPV do kmenových dat).

Před tvorbou vět REGZEC_DOPL se zobrazí okno s následujícími informacemi, které je vhodné zkontrolovat:

• Počet zaměstnanců/vztahů, pro které musí vzniknout REGZEC_DOPL - jedná se o počet vztahů, pro které se bude vytvářet JMHZ. Jedná se o všechny zaměstnance, kteří k 01.01.2026 nebyli po výstupu. A navíc ti, kteří sice po výstupu byli, ovšem z jakéhokoliv důvodu byli součástí výpočtu (příjmy po výstupu či provedené roční zúčtování daně).
• Počet zaměstnanců/vztahů, pro které ještě není vytvořeno REGZEC_DOPL - Pokud někdo už má větu REGZEC_DOPL s platností od 01.04.2025, tak zde bude o to snížen počet. Může se jednat o ručně vytvořené přihlášky, případně o věty vytvořené v minulém pokusu o vytvoření REGZEC_DOPL.
• Počet zaměstnanců/vztahů, pro které vznikne Doplnění (akce=3) - Z počtu zaměstnanců, pro které ještě není vytvořeno REGZEC_DOPL, se zde spočítá, kolik vět bude typu Dohlášení údajů.
• Počet zaměstnanců/vztahů, pro které vznikne Přihláška (akce=1) - Z počtu zaměstnanců, pro které ještě není vytvořeno REGZEC_DOPL, se zde spočítá, kolik vět bude typu Přihláška.
• Z toho počet zaměstnanců/vztahů, kteří mají MR či DPP - Z předchozího počtu se zde spočítá, kolik zaměstnanců má zaměstnaní malého rozsahu či dohodu. To jsou zaměstnanci, kteří, pokud nikdy nedosáhli rozhodného příjmu, tak se dříve nemuseli přihlašovat do ČSSZ. Pro ty je potřeba nyní vytvořit zpětně přihlášku. Zde je třeba zkontrolovat tento počet s předchozím, v ideálním případě by se tyto počty zaměstnanců měly shodovat. Rozdíl v těchto počtech může indikovat, že pro některé zaměstnance zatím neproběhlo Doplnění identifikátorů OIČ a ID PPV do kmenových dat, to je pak třeba nejdříve dodělat.

Dále se zadává datum, které se použije jako datum vyplnění vytvořených Přihlášek a Dohlášek. Po potvrzení se tyto věty vytvoří.

Z důvodů jednoduchosti jsou vytvořené věty REGZEC_DOPL hned označeny příznakem „Připraveno k odeslání“. Takže není třeba jednotlivé věty procházet a měnit tento příznak.

Vytvořené věty je třeba před odesláním zkontrolovat pomocí volby „Validace dat pro REGZEC_DOPL“. Pokud tato kontrola ukáže nějaké chyby, tak je vhodné tyto chyby nejdříve opravit a věty odesílat až bez chyb.

V menu „Další“ je také podobná volba „Validace dat před odesláním“, která se používá v případě běžných Přihlášek a Odhlášek. Pro kontrolu vět REGZEC_DOPL je však třeba použít volbu „Validace dat pro REGZEC_DOPL“, kde jsou použity přísnější kontroly.

Jde o to, že věty s typem Dohlášení údajů používají akci = 3, což je „Změna údajů“. Ta je v běžných případech určena pro hlášení běžných změn, například pro změnu příjmení. Koncepce běžné akce=3 je, že odeslat lze pouze ty údaje, které se opravu mění. Zbytek údajů může zůstat prázdný, což znamená, že tyto údaje se nemění.

Ovšem pro dohlášení údajů v dubnu 2026 zákon nařizuje dohlásit všechny údaje, které zatím nahlášeny nebyly. ČSSZ zveřejnila následující dokument se seznamem povinně dohlašovaných údajů. Kdyby bylo dohlášeno méně údajů, tak by sice podání technicky mohlo projít bez chyby, ovšem nebyla by splněna zákonná povinnost. Až následná kontrola ze stran ČSSZ by mohla nedohlášené údaje vyžadovat. Právě proto je pro REGZEC_DOPL určena kontrola přísnější, která by měla zajistit dohlášení všech údajů dle zákona.

Kromě údajů uvedených ve zmíněném dokumentu je třeba dohlásit také údaje, které zatím v registru zaměstnanců chybí. Může se jednat například o dohodáře, kteří mohli být dříve přihlašováni pomocí podání VPDPP, ovšem při tom se nehlásila například trvalá adresa nebo číslo zdravotní pojišťovny. Neboli není příliš jasné, které údaje u kterého zaměstnance je třeba opravdu dohlásit. Z tohoto důvodu se do dohlášky dávají všechny údaje, které jsou o zaměstnanci evidovány.

Z prvních zkušeností s podáními zaslanými na ostrém prostředí se ukázal jeden možný problém. Podání REGZEC vrátí výsledek OK, takže se zdá být jako dokončené. Ovšem než se data zaslaných registrací propíší do centrální evidence JMHZ, tak to asi ještě nějaký čas trvá. Zdá se, že to může trvat 24 hodin nebo dokonce déle.

Problém je v tom, že pokud se následně zašle podání JMHZ, tak zaměstnanci, pro které tam ještě nedorazilo REGZEC_DOPL, tak je systém JMHZ považuje za nerezidenty. Takže kdo čerpá slevu na děti či invaliditu, pro toho měsíční hlášení vrátí chybu „40243 - (Propustnost: nepropustná) U daňového nerezidenta, který podepsal prohlášení poplatníka, lze uplatnit pouze základní slevu na poplatníka a nelze uplatnit zvláštní sazbu daně. 10437, 10304, 10436, 10439, 10438, 10440, 10453, 10303, 10435“.

Závěr - podání REGZEC (včetně Dohlášení údajů REGZEC_DOPL) je možné podávat. Ovšem s měsíčním hlášením JMHZ je lépe ještě chvíli počkat, až budou známy bližší informace.