Orsoft Doku
Dokumentace a nápověda pro IS Orsoft Open

Adresy pro elektronickou komunikaci

Tato tabulka (O6a6) obsahuje informace, pomocí nichž lze definovat různé formy elektronické komunikace s firmami. Informace se zadávají pouze u těch firem, se kterými se příslušná forma komunikace domluví. Nejčastěji půjde o zasílání či přijímání dokumentů jako např. faktur nebo upomínek v elektronické podobě. Tyto dokumenty mohou mít různé datové formáty, např. PDF či ISDOC(faktury) a mohou být předávány různými způsoby (prostřednictvím datové schránky, e-mailem apod.). Kromě „technických“ údajů (emailová adresa, id datové schránky apod.) jsou v tabulce obsaženy i některé další údaje, které souvisejí se zpracováním dat (import a následné rozúčtování faktur), ale mají spíše „ekonomický“ charakter.

Elektronickou komunikaci lze využít např. pro

  • Odesílání vydaných faktur
  • Import přijatých faktur
  • Odesílání upomínek
  • Odesílání potvrzení pohledávek a závazků
  • Odesílání zápočtů
  • Odesílání penále

Další možnosti mohou v budoucnu přibývat.

Pořizované údaje:

  • Číslo firmy – dle adresáře firem. Určuje firmu, které se daná komunikace týká.
  • Dokument – charakter dokumentu podle číselníku „ofad“. Po vyplnění této položky se kontroluje, zda není v číselníku vyplněn doplněk, ve kterém může být uveden klíč druhu dokumentu (z tabulky ODRUH). Tento klíč se použije pro předvyplnění, je-li pole Druh dokumentu zatím prázdné.
  • Popis dokumentu – textová informace, která popisuje charakter dané komunikace
  • Druh dokumentu – druh elektronického dokumentu podle tabulky „odruh“. Může se automaticky předvyplnit dle pole Dokument (viz popis výše).
  • Způsob předávání – určuje, jakým způsobem se bude elektronický dokument předávat. K dispozici jsou následující možnosti: E-mail, ISDS (datová schránka), FTP (přenos po síti), DIR (uložení na disk = nedojde k přímému odeslání, ale el. dokument se pouze uloží na server na určené místo a jeho odeslání příjemci je nutné zajistit jinak).
  • Umístění – vyplňuje se v závislosti na způsobu předávání elektronického dokumentu. Například pro komunikaci prostřednictvím datových schránek se zadává identifikace datové schránky příjemce, v případě e-mailu e-mailová adresa příjemce, v případě složky na disku se uvádí cílová složka na místním serveru.
  • Login - login, pokud jej zvolený způsob komunikace vyžaduje
  • Heslo - heslo, pokud jej zvolený způsob komunikace vyžaduje
  • Program pro zpracování – vyplní se dle dokumentace k dané úloze v podsystému (podle toho, jaký doklad se zpracovává)
  • Parametry pro zpracování – vyplní se dle dokumentace k dané úloze v podsystému (podle toho, jaký doklad se zpracovává)
  • Uživatelský vzor – vyplní se dle dokumentace k dané úloze v podsystému (podle toho, jaký doklad se zpracovává)
  • Doplňkové informace – volitelný text, pokud dokumentace k dané úloze v podsystému nevymezuje jiné využití

Odesílání vydaných faktur

Vyplňují se tyto údaje:

  • Dokument – určuje typ vydané faktury (zálohová, s odpočtem)
  • Druh dokumentu – určuje v jakém formátu bude faktura (ISDOC, PDF)
  • Způsob předávání – v tomto případě má smysl pouze E-email, ISDS nebo DIR
  • Umístění – podle způsobu předání se vyplní e-mailová adresa, identifikace datové schránky příp. cesta na disku
  • Uživatelský vzor 2 – obvykle se nevyplňuje, ale tuto položku lze využít pro speciální případy, kdy se faktura generuje nestandardním způsobem a v takovém případě její vyplnění zajistí servisní pracovník

Import přijatých faktur

Vyplňují se tyto údaje:

  • Dokument – určuje typ přijaté faktury (zálohová, s odpočtem)
  • Druh dokumentu – v tomto případě má smysl pouze ISDOC
  • Způsob předávání – v tomto případě má smysl pouze DIR (složka na disku), umístění se ale již nevyplňuje, importní adresář je určen v druhu dokumentu)
  • Parametry 1 – lze vyplnit hodnoty z katalogu saldokonta, a to podle požadovaného rozúčtování

Pohledávky, Závazky, Zápočty, Penále, Upomínky

Vyplňují se tyto údaje:

  • Dokument – viz popis položek výše
  • Druh dokumentu – v tomto případě má smysl pouze PDF
  • Způsob předávání – v tomto případě má smysl pouze E-mail, ISDS nebo uložení na disk
  • Umístění – viz popis položek výše

Příklad:

Firma s číslem firmy 1502 chce zasílat své faktury ve formátu ISDOC prostřednictvím e-mailu. Faktury budou importovány do denního souboru ve Finančním účetnictví. Rozúčtování jednotlivých faktur bude v maximální míře generováno na základě nastavení parametrů ekonomických vět v tabulce O6A6.

Zadání v tabulce O6A6 bude následující:

Č. firmy – Dokument – Popis – Druh dokumentu

1502 – PFA_D – Došlá faktura – ISDOC

1502 – PFA_DO – Došlá faktura s odpočtem – ISDOC

1502 – PFA_DZ – Došlá faktura zálohová – ISDOC

Do položky „Parametry pro zpracování“ se vyplní hodnoty z katalogu saldokonta, a to podle požadovaného rozúčtování jednotlivých typů faktur. Současně musí být správně naplněný soubor Druhů elektronických dokumentů.

Podrobný popis všech možností a všech nutných nastavení včetně popisu způsobu využítí zde uvedených možností najdete v dokumentu Moderní postupy, který je na instalačním CD Orsoftu.