Orsoft Doku
Dokumentace a nápověda pro IS Orsoft Open

Poštovní deník

Poštovní deník je primárně určen pro záznam o elektronicky odesílaných dokumentech z firmy. Zápisy do poštovního deníku se v těchto případech provádějí automaticky a poštovní deník tak slouží pro kontrolu odeslaných dokumentů - elektronický dokument je možné si zobrazit přímo z poštovního deníku.

Nejsou však vyloučeny ani další způsoby plnění poštovního deníku. Záznamy do něj mohou provádět i programy, které odesílají například e-maily - v tomto případě není přiložen elektronický dokument.

Záznamy lze provádět i ručním pořízením, např. o odeslané a došlé papírové poště.

Záznam obsahuje tyto položky:

  • Datum a čas - datum a čas odeslání nebo přijetí dokumentu (pošty). Při založení nového záznamu se nabízí aktuální datum a čas. Údaj je povinný.
  • Odesílatel - vyplnění položky je povinné. V případě elektronického dokumentu je zde e-mail či datová schránka. U ostatních dokumentů je zde adresa odesílatele, kde jsou jednotlivé části adresy oddělené čárkami.
  • Příjemce - vyplnění položky je povinné. V případě elektronického dokumentu je zde e-mail či datová schránka. U ostatních dokumentů je zde adresa odesílatele, jejíž jednotlivé části jsou oddělené čárkami.
  • Předmět - předmět pošty, vyplnění položky je povinné, slovně musí být popsán předmět komunikace.
  • Číslo zásilky - číslo poštovní zásilky (využito např. pro papírovou poštu)
  • Uživatel - osobní číslo osoby, která odeslala/přijala dokument. Údaj je povinný, lze vybrat z číselníku osob. Při ručním pořízení se nabízí číslo aktuálně přihlášeného uživatele.
  • Forma - je důležitá u elektronického dokumentu a u papírové pošty, je třeba ji vybrat z nabídky (např. E-mail, ISDS, Dopis, Balík). U dalších druhů dokumentů není údaj povinný.
  • Směr - směr pohybu dokumentu (Odchozí pošta, Příchozí pošta, Interní pošta). Údaj není striktně povinný, ale doporučujeme jej využívat pro lepší orientaci v poštovním deníku. Pro papírovou poštu je údaj povinný.
  • Druh zásilky - pro papírové poštovní zásilky (Obyčejná, Doporučená, Doručenka apod.), dle číselníku ODRUHZAS.
  • Způsob doručení - kanál, kterým byla odeslána nebo doručena papírová pošta (Česká pošta, Zásilková služba apod.), dle číselníku OZPUSDOR.
  • Firma - obsahuje číslo firmy odesílatele nebo příjemce, lze dotáhnout z adresáře dodavatelů/odběratelů. Údaj není povinný, ale pokud jde o firmu (nikoliv osobu), měl by být vyplněn. Po vyplnění čísla firmy se dotáhne adresa do následujících polí Adresa, pokud není žádná část adresy dosud vyplněna.
  • Adresa - adresa odesílatele nebo příjemce (Název firmy, Jméno osoby, Ulice, PSČ, Obec, Země). Pokud se nejdříve vyplní předcházející položka Firma, dotáhne se adresa z adresáře. Poté ji lze editovat. Adresa se nedotahuje v případě, že je některá část adresy již vyplněna. Pokud není firma vyplněna, lze adresu pořídit ručně.
  • Předáno osobě - obsahuje číslo osoby z tabulky osob, které je dokument zasílán. Slouží pro došlou poštu nebo interní dokumenty.
  • Druh dokumentu - údaj je třeba vyplnit/vybrat z číselníku druhů elektronických dokumentů, pokud jde o elektronický dokument, který by se měl zobrazovat. Při ručním vyplňování záznamu není nutné vyplňovat.
  • IKO - identifikační kód dokumentu, je generován programem (nezobrazuje se, nelze měnit).
  • Popis - popis pošty, lze vyplnit stručný text doplňující položku Předmět.
  • Poznámka - libovolná poznámka i většího rozsahu, pořizuje se ve víceřádkovém poli. Přes tlačítko Více ji lze zobrazit a editovat v samostatném okně.

Další nabídka

  • Druhy elektronických dokumentů - zobrazí se seznam druhů elektronických dokumentů (tabulka ODRUH)
  • Osoby - zobrazí se seznam osob (tabulka OSOBY)
  • Přidat novou aktivitu - k aktuálnímu záznamu v poštovním deníku se založí nová aktivita. Zobrazí se předvyplněný formulář pro záznam aktivity, který si může uživatel upravit a uložit. Pokud jsou k záznamu poštovního deníku připojeny nějaké elektronické dokumenty, tak se převezmou i do založené aktivity.
  • Přidat existující aktivitu - k aktuálnímu záznamu v poštovním deníku se připojí již existující aktivita. Zobrazí se seznam existujících aktivit, uživatel si vybere tu, kterou chce připojit.
  • Procházet aktivity - zobrazí seznam aktivit připojených k záznamu poštovního deníku

Filtry v horní liště (podle data a času pořízení)

  • Všechny záznamy
  • Aktuální rok
  • Aktuální měsíc