Orsoft Doku
Dokumentace a nápověda pro IS Orsoft Open

Implementace CRM

Zde jsou popsány nutné akce a nastavení, které je potřeba provést pro prvotní zprovoznění úlohy CRM v Orsoftu Open.

1. Zakoupení úlohy CRM

CRM je speciální úloha, kterou je potřeba zakoupit (její instalační kód je „0490OH“), jinak nejsou její funkce přístupné.

Je-li úloha zakoupená, objeví se v menu v nabídce podsystémů volba CRM.

2. Nastavení práv

Aby mohl uživatel s úlohou CRM pracovat, musí ji mít povolenou v oprávnění.

Je třeba povolit minimálně tyto úlohy. Úlohy musejí být povolené v profilu, který je uživateli přidělen:

  • orsoft.crm - tlačítko CRM v menu podsystémů
  • orsoft.o.crm - volby v menu CRM (Obchodní vztahy, Aktivity, Kontakty, Kontaktní údaje)
  • orsoft.o.mimakce.Ohcrm - volby v menu CRM/Mimořádné akce
  • orsoft.o.adresar - adresář a navazující tabulky
  • ors.ciseln.O0ciselnik - číselníky
  • orsoft.orcz.Dky - další adresy
  • ors.admin.Osoby - osoby, stačí povolit pro čtení
  • orsoft.o.kmendata.O0post - poštovní deník
  • orsoft.p0.psaldo.Psaldo - saldo firmy
  • ors.eldoc.oeldok - elektronické dokumenty
  • ors.eldoc.browseButton - tlačítko Elektronické dokumenty v browse

3. Naplnění číselníků

Pro správnou funkci CRM je potřeba předem naplnit standardní číselníky. Tyto číselníky vesměs obsahují klasifikace záznamů jednotlivých tabulek (např. Kategorie obchodního vztahu aj.). Bez těchto číselníků nemůže systém správně fungovat. Tyto číselníky by měly být naplněny dokonce i v případě, že není CRM vůbec zakoupeno, protože i v tomto případě se některé klasifikace zobrazují v adresáři na záložce Klasifikace, na panelu Klasifikace CRM.

Prvotní naplnění číselníků se provede ve volbě Administrace/Mimořádné akce/Import-export dat/Import. Zde do položky Filtr napiště „o0ciselnik-OH“ (bez uvozovek) a stiskněte klávesu ENTER, tím se na levé straně vyberou požadované číselníky. Tlačítkem Přidat vše přesuňte tyto číselníky na pravou stranu do okna Vybrané pro import. Jedná se o tyto číselníky:

  • o0ciselnik-OHCRMKAT_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMFAZE_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMVYZN_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMSTAV_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMUZIV_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMUZI2_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHCRMUZI3_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTZDR_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTDRUH_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTPRIO_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTSTAV_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTUZIV_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTUZI2_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHAKTUZI3_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHKONSTAV_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHKONUTYP_vzor.xml
  • o0ciselnik-OHKONUPOR_vzor.xml

Nyní tlačítkem OK a odpovědí Ano na dotaz „Opravdu chcete spustit import vybraných skupin?“ spusťte import. Výsledné hlášky o úspěšném importu jednotlivých číselníků potvrďte vždy tlačítkem OK.

Tímto jsou číselníky naplněny standardním obsahem. Později můžete číselníky upravovat, např. přidávat další hodnoty, přitom ale nesmíte smazat ty hodnoty, se kterými pracují programy. Jedná se zejména o tyto hodnoty:

  • OHCRMKAT - hodnoty PPA, PAR, NEU
  • OHCRMFAZE - SLE, OSL, ZAJ, NEU
  • OHCRMVYZN - MAL, STR, VEL, VIP, NEU
  • OHCRMSTAV - AKT, NEA
  • OHCRMUZIV - NEU, ostatní hodnoty jsou vždy uživatelské
  • OHCRMUZI2 - NEU, ostatní hodnoty jsou vždy uživatelské
  • OHCRMUZI3 - NEU, ostatní hodnoty jsou vždy uživatelské
  • OHAKTZDR - OSO, DOD, DPR, TLO, TLP, MOD, MPR, MHR, INT, SKY, WEB, MED, NEU
  • OHAKTDRUH - INF, REK, SCH, SCE, UZI, NEU, REZ
  • OHAKTPRIO - MAL, STR, VEL, NEU
  • OHAKTSTAV - EVI, NAP, PRO, UKO, PRE, NEU
  • OHAKTUZIV - NEU, ostatní hodnoty jsou příklad pro Vodovody a kanalizace, jiní uživatelé si naplní jinak nebo vymažou a ponechají pouze NEU
  • OHAKTUZI2 - NEU, ostatní hodnoty jsou vždy uživatelské
  • OHAKTUZI3 - NEU, ostatní hodnoty jsou vždy uživatelské
  • OHKONSTAV - AKT, NEA
  • OHKONUTYP - TEL, MOB, EMA, SKY, NEU
  • OHKONUPOR - CIS1, CIS2, DOMU, NEU

Obecně doporučujeme dělat změny v číselnících pouze v odůvodněných případech a spíše přidávat. Může se totiž stát, že i s některými hodnotami, které dnes nejsou ve výčtu „nemazat“, začnou v budoucnu programy nějak speciálně pracovat. Pouze uživatelské číselníky jsou zcela pro potřeby vaší vlastní klasifikace, zde je potřeba zachovat pouze hodnotu NEU.

4. Nastavení konfigurace adresáře

Pro správnou funkci CRM je potřeba vhodně nastavit způsob číslování firem zakládaných přes editační program Obchodní vztahy. Vysvětlení viz níže.

Při práci s CRM se základní data o firmách a jejich klasifikaci ukládají do tabulky Adresář (O6A). Při pořízení firmy přes volbu Adresář se firma založí s kategorií Partner, při pořízení přes volbu Obchodní vztahy s libovolnou kategorií dle číselníku OHCRMKAT. Čísla partnerů i nepartnerů se fyzicky ukládají do shodného atributu v tabulce O6A. Protože nelze vyloučit požadavek na odlišné číselné řady pro Partnery (tj. firmy zakládané z adresáře) a nePartnery (tj. firmy zakládané z obchodních vztahů, např. Potenciální partnery a další), existuje možnost tyto intervaly číslování nastavit. Tyto intervaly je nutné správně nastavit před započetím práce s CRM.

Nastavení intervalů číslování firem se provádí ve volbě Kmenová data/Parametry/Konfigurace/Adresář.

Interval pro číslování firem v adresáři byste již měli mít nastavený z dřívějška, stejně tak způsob číslování, tj. zda přidávat na konec nebo obsazovat volná místa. Pokud je nastaveny nemáte, nastavte nyní pokud možno tak, aby to odpovídalo číslům již existujících firem.

Pokud požadujete, aby se firmy pořizované do Obchodních vztahů číslovaly odlišně od Adresáře, zadejte zde požadovaný interval a způsob číslování. Pokud chcete, aby se číslovaly shodně, vyplňte oba intervaly i způsoby číslování shodně.

Pozn.: Odlišné intervaly mohou mít tu výhodu, že se číselné řady partnerů a nepartnerů neprolínají. Pokud se z nepartnera stane partner, je automaticky přeřazen do číselné řady pro Obchodní Vztahy.

5. Synchronizace obchodních vztahů s adresářem

!Popis uvedený v této kapitole platil před rokem 2017. V CRM v roce 2017 již nemá význam s výjimkou jejího jednorázového spuštění před Konverzí CRM 2017.

Jak již bylo naznačeno v předchozí kapitole, zapisují se nově pořízené firmy jak do adresáře, tak do obchodních vztahů. Přitom firmy pořízené s kategorií Partner jsou viditelné jak z Adresáře, tak z Obchodních vztahů, ostatní kategorie (nePartneři) jsou viditelné pouze z Obchodních vztahů.

Pokud jste již Orsoft a tedy Adresář provozovali, a nyní nově zavádíte i CRM, jsou Obchodní vztahy zatím prázdné. Na počátku je proto nutné je synchronizovat s adresářem tak, aby firmy dříve pořízené v adresáři byly viditelné i z obchodních vztahů.

K tomu slouží volba CRM/Mimořádné akce/Import-export dat/Synchronizace s adresářem. Tato volba zapíše všechny firmy z adresáře také do obchodních vztahů a nastaví jim kategorii Partner. Volbu stačí spustit jednou, pouze v případech, kdy se firmy do adresáře dostávají nejen editací, ale také např. opakovaně nějakým importem z jiných systémů, může mít smysl opakované spouštění volby.

Po skončení synchronizace je možné nechat si zobrazit report, kde lze zjistit, které firmy byly do obchodních vztahů nově zapsány. Lze si prohlížet i starší reporty ve volbě CRM/Mimořádné akce/Import-export dat/Prohlížení reportů/Synchronizace s adresářem.

6. Stanovení interních zásad pro provoz CRM

Úloha CRM je nástrojem, který vám umožňuje detailně klasifikovat firmy (obchodní vztahy) a dokumentovat události (aktivity), které ve vztahu k nim nastaly nebo nastanou. Nástroj ale není vše, je nutné se s ním naučit pracovat, správně jej nastavit a zejména si stanovit pravidla, jak jej chcete používat. Na tom bude záviset kvalita informací, které z něho zpětně dostanete.

Co je důležité si ujasnit:

  • Obsah klasifikačních číselníků - se systémem jsou dodávány standardní číselníky pro klasifikaci obchodních vztahů, aktivit, kontaktů a kontaktních údajů. Některé položky číselníků jsou „povinné“, tj. musí zde zůstat, protože s nimi pracují programy (viz kap.3). Je dobré si projít nabízené položky a případně je doplnit o vaše vlastní, které zde nejsou a vy podle nich budete např. potřebovat třídit nebo filtrovat záznamy. Obsah tzv. uživatelských klasifikací (OHCRMUZI*, OHAKTUZI*) je zcela ve vaší kompetenci, můžete ale nemusíte je používat. Nové položky můžete ale doplňovat i do ostatních číselníků. Přidávané položky musejí významově odpovídat typu klasifikace.
  • Zásady pro použití klasifikací - máte-li správně naplněné klasifikační číselníky, je dobré si definovat, jak je budete používat, dle jakých kritérií budete hodnoty nastavovat. Např. si můžete interně stanovit, kdy firmu nebo potenciálního partnera označíte jako málo, středně, velmi nebo VIP významnou. Podobně pro ostatní klasifikace. Pouze pokud taková pravidla budou stanovena a budete je dodržovat, budete moci ze systému získat relevantní informace (např. vyfiltrovat pouze VIP firmy). Výše uvedené platí pro obchodní vztahy i aktivity.
  • Pravidla pro zaznamenávání aktivit - aktivity se k obchodnímu vztahu zaznamenávají převážně manuálně, tj. pořízením záznamu v editačním programu. Závisí tedy opět na vás, které aktivity budete zaznamenávat a které ne a jak podrobně je budete popisovat a klasifikovat. S některými události, např. se záznamy o plánovaných schůzkách, služebních cestách, reklamacích apod., se bude i po jejich pořízení dále pracovat, tj. budete zaznamenávat data uskutečnění nebo vyřízení, měnit stavy apod. Opět byste si pro tyto činnosti měli vypracovat pravidla, díky kterým budou zaznamenané informace konzistentní a dostačující.
  • Operativní využití CRM - jedním z benefitů CRM by měla být podpora operativních činností. Např. pracovníci obchodu, kteří často komunikují s obchodními partnery, by si měli ujasnit a vyzkoušet, jak mohou CRM operativně použít např. během telefonátu nebo v průběhu jednání pro rychlé získání přehledu o aktuálním stavu partnera, posledních aktivitách k němu vztažených, k přímému záznamu poznámek z jednání apod. Podobné využití CRM může významně zlepšit efektivitu práce.
  • Analytické využití CRM - data uložená v CRM můžete využít také pro analytické přehledy. Pomocí rychlých nebo uživatelských filtrů můžete získat přehledy o firmách, aktivitách a kontaktech. Např. vás může zajímat seznam VIP firem, za které zodpovídá konkrétní osoba nebo přehled aktivit u VIP firem za zvolené období nebo aktivity s nesplněným termínem apod.. Sami si můžete vytvořit specifická kritéria, a to i mnohem složitější než uvedené příklady. Připravené filtry si můžete pojmenovat a uložit a kdykoliv znovu vyvolat. Získané informace lze využít pro analýzu portfolia obchodních vztahů, pro řízení obchodních týmů apod.
orsoftimpl/oh/oh_implementace.txt · Poslední úprava: 2016/10/24 07:41 (upraveno mimo DokuWiki)